Rationalisez la collaboration avec ONLYOFFICE : un guide pour gérer les espaces

Dans le monde du travail collaboratif, la gestion efficace des espaces numériques est primordiale. Avec la fonctionnalité d’espaces multiples récemment présentée dans la nouvelle version d’ONLYOFFICE DocSpace 2.5, les utilisateurs ont la possibilité de créer et de gérer de manière centralisée plusieurs espaces indépendants, favorisant ainsi l’organisation et la productivité. Voyons comment gérer efficacement les espaces dans ONLYOFFICE.

Accès aux paramètres des espaces

Pour commencer à gérer les espaces, rendez-vous dans la section Espaces de la version serveur d’ONLYOFFICE DocSpace. Accédez aux paramètres des espaces en utilisant le menu de l’icône Options situé dans le coin inférieur gauche de l’interface, puis en sélectionnant l’option Espaces.

Création d’espaces multiples

La création de plusieurs espaces nécessite un nom de domaine enregistré et des paramètres DNS appropriés. Commencez par configurer les enregistrements DNS suivants :

1. Créez un enregistrement A pointant votre nom de domaine vers l’adresse IP du serveur hébergeant ONLYOFFICE.
2. Créez un enregistrement A avec un astérisque “*” pour activer les sous-domaines.

Dans les paramètres des espaces, saisissez votre nom de domaine dans le champ Domaine. Ensuite, indiquez un nom de portail de votre choix dans le champ Nom de l’espace DocSpace, puis cliquez sur le bouton Connecter. Cette action initie la création d’un nouvel espace.

Lorsque vous cliquez sur Connecter, une fenêtre de dialogue vous invite à vous rendre dans l’espace nouvellement créé ou à rester dans les paramètres. Choisissez d’aller dans l’espace pour la configuration initiale ou de rester dans les paramètres pour continuer à gérer les espaces.

Création et gestion de nouveaux espaces

Pour créer un nouvel espace dans ONLYOFFICE DocSpace, naviguez jusqu’aux paramètres et cliquez sur le bouton “Nouvel espace”. Spécifiez un nom pour votre nouvel espace, puis cliquez sur “Créer” pour sauvegarder les paramètres. En option, vous pouvez sélectionner l’option “Visiter cet espace après l’avoir créé” pour être redirigé automatiquement vers le nouvel espace.

Si nécessaire, vous pouvez restreindre l’accès à la gestion des espaces en cochant l’option correspondante. Cela permet uniquement à l’administrateur du portail de gérer le portail actuel. Dans le cas contraire, l’administrateur du portail aura accès à la gestion de tous les portails.

Pour accéder au client de gestion des espaces, naviguez vers chacun des espaces créés. L’onglet Espaces affiche toutes les adresses des espaces créés, ce qui permet aux utilisateurs de passer facilement d’un espace à l’autre en cliquant sur l’espace souhaité.

Gestion d’espaces avancée

Une fois que plusieurs espaces sont créés, les utilisateurs ont accès à des fonctionnalités de gestion supplémentaires :

• Marque : mettez en place une image de marque cohérente sur tous les portails grâce à l’option de menu “Image de marque”.
• Sauvegarde : activez les fonctionnalités de sauvegarde et de sauvegarde automatique pour tous les espaces via l’élément de menu Sauvegarde.
• Restauration : restaurez les sauvegardes de tous les espaces à l’aide de l’élément de menu Restaurer.
• Paiements : accédez facilement à la page Paiements via l’élément de menu correspondant.

La gestion efficace des espaces au sein d’ONLYOFFICE permet aux utilisateurs d’organiser leurs efforts de collaboration de manière transparente. En tirant parti de la fonction Espaces, les équipes peuvent améliorer leur productivité, rationaliser les flux de travail et maintenir un environnement de travail numérique cohérent.

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