Municipio de Garrel: cómo una comunidad moderna digitaliza sus flujos de trabajo con ONLYOFFICE Docs

Modernizar la infraestructura y simplificar los procesos de trabajo son retos clave para las administraciones públicas. El municipio de Garrel, una comunidad del distrito de Cloppenburg en Baja Sajonia, Alemania, demuestra de forma impresionante cómo puede lograrse esta transformación. Al integrar ONLYOFFICE Docs en su entorno Nextcloud, el municipio ha dado un paso decisivo hacia una forma de trabajo más digital y flexible.

La búsqueda de una solución ofimática fiable

El municipio de Garrel, con unos 15.000 habitantes y alrededor de 120 empleados repartidos en varios departamentos, está comprometido con la modernización continua de sus procesos de trabajo. Una parte central de este esfuerzo fue encontrar una forma fiable de abrir y editar documentos de manera eficiente dentro de su entorno Nextcloud. Se puso especial énfasis en permitir la toma de notas flexible e independiente de la ubicación.

Mediante búsquedas en Google y YouTube, la administración descubrió ONLYOFFICE Docs. La decisión de adoptar esta suite ofimática se basó en varios factores. Dado que los empleados ya estaban familiarizados con Microsoft Office, la interfaz de usuario similar de ONLYOFFICE facilitó considerablemente la transición. Esto minimizó las necesidades de formación y garantizó una alta aceptación por parte del equipo.

Colaboración flexible

Actualmente, el municipio de Garrel utiliza principalmente ONLYOFFICE Docs en combinación con Nextcloud para crear y editar documentos desde cualquier lugar. La integración se describió como rápida y sencilla, y ha funcionado de forma fiable desde su implementación.

La función de colaboración en tiempo real ha demostrado ser especialmente útil. Varias personas pueden trabajar simultáneamente en un mismo documento, y los cambios realizados por cada editor se muestran claramente mediante un seguimiento codificado por colores. Esto ha simplificado y acelerado considerablemente la colaboración en proyectos.

Los empleados ahora utilizan con frecuencia iPads como blocs de notas digitales en reuniones y seminarios. Las notas se guardan directamente en Nextcloud y pueden procesarse de inmediato en sus estaciones de trabajo, sin necesidad de papel ni transcripción manual. Esto ha hecho que los flujos de trabajo sean notablemente más digitales y eficientes.

Objetivos alcanzados y planes futuros

El principal objetivo del municipio era implementar una solución ofimática sencilla que permitiera la edición de documentos sin instalaciones locales ni costosas licencias individuales. Este objetivo se alcanzó con éxito gracias a la combinación de Nextcloud y ONLYOFFICE. A largo plazo, la administración aspira a ser aún más independiente de los paquetes ofimáticos tradicionales instalados localmente.

La experiencia positiva ha animado al municipio a ampliar el uso de ONLYOFFICE a otras áreas. En particular, se espera que la futura integración con la solución de servidor de correo fomente aún más la colaboración flexible en documentos y se considera una gran ventaja para toda la organización.

Recomendación para otras organizaciones

Basándose en su experiencia positiva, el municipio de Garrel ofrece una clara recomendación de ONLYOFFICE. Las organizaciones que buscan una solución sencilla, fiable e independiente de la ubicación para editar documentos digitales encontrarán en ONLYOFFICE una excelente opción. La integración fluida en sistemas existentes como Nextcloud y su alta facilidad de uso lo convierten en una opción ideal para modernizar los procesos de trabajo en el sector público y más allá.