Cómo firmar formularios PDF

Agregar una firma a un documento PDF es una necesidad común para profesionales que manejan acuerdos, contratos o formularios digitales. ONLYOFFICE ofrece una solución simplificada para firmar documentos PDF, accesible tanto en versiones en la nube como de escritorio. Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo firmar formularios PDF utilizando los editores ONLYOFFICE.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica es una representación digital de una firma manuscrita que permite a los usuarios firmar documentos de manera electrónica. Puede ser una imagen escaneada de una firma manuscrita o una firma digital basada en criptografía para verificar la identidad y garantizar la integridad del documento. Las firmas electrónicas se utilizan ampliamente en el mundo empresarial y legal, ya que ofrecen la conveniencia de la gestión digital de documentos y el cumplimiento de los estándares y regulaciones de la industria.

¿Por qué firmar formularios PDF?

Firmar formularios PDF digitalmente ofrece varias ventajas. Mejora la seguridad al incrustar la firma directamente en el documento, lo que hace más difícil alterarlo sin detección. Además, ahorra tiempo, permitiendo a los firmantes aprobar contratos y formularios al instante en lugar de imprimirlos, firmarlos a mano y escanearlos nuevamente. También proporciona una solución más ecológica que reducirá la necesidad de papel. Para las empresas, agregar firmas electrónicas a los PDF significa una gestión eficiente de contratos y acuerdos, garantizando seguridad y accesibilidad.

Cómo hacer una firma en formularios PDF en línea 

La versión 8.2 de ONLYOFFICE Docs introdujo las firmas para formularios PDF. Los usuarios pueden firmar formularios insertando una imagen. Esta función es útil para quienes prefieren agregar un toque personal insertando una imagen de su firma manuscrita.

Para firmar un formulario PDF en ONLYOFFICE Docs:

1. Abre el formulario en ONLYOFFICE PDF Editor

2. Rellena todos los campos obligatorios en el documento. Verifica que todo esté correcto para evitar errores tipográficos o clics incorrectos. Una vez que agregues la firma al formulario PDF, lo aprobarás.

3. Dirígete al campo de la firma. Generalmente, se encuentra al final del formulario. Haz clic en el icono de imagen en el campo de firma.

4. Inserta el archivo de la imagen de tu firma seleccionando la opción de subir Imagen desde archivo, Imagen desde URL o Imagen desde almacenamiento, y haz clic en OK.

El campo de firma soporta formatos de imagen populares, como PNG o JPEG. El archivo no debe exceder los 25MB.

La firma aparecerá en el campo de firma y se ajustará automáticamente al tamaño del campo.

5. Una vez realizada la firma, guarda el documento para finalizar el formulario firmado.

Si estás rellenando un formulario en una sala para rellenar formularios de ONLYOFFICE DocSpace, simplemente haz clic en Rellenar y enviar.

ONLYOFFICE Docs actualmente solo admite imágenes de firmas. Se planean más tipos de firmas para futuras actualizaciones.

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Cómo firmar un formulario PDF en ONLYOFFICE Desktop Editors

Para los usuarios que trabajan principalmente sin conexión, ONLYOFFICE Desktop Editors para Windows, Linux y macOS también permite firmar formularios PDF.

Para firmar el documento, sigue los mismos pasos descritos anteriormente.

En la versión de escritorio, podrás firmar un documento con un archivo cargado desde tu dispositivo.

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Cómo agregar un campo de firma en formularios PDF

Si estás creando formularios, plantillas de documentos, contratos, acuerdos u otros documentos legales que requieren ser completados y firmados, agregar un campo de firma puede facilitarle a la persona que los rellena. Este pequeño paso hace que quede claro exactamente dónde debe aparecer la firma, reduciendo la posibilidad de confusión o errores y permitiendo que el documento se firme electrónicamente.

Para agregar un campo de firma en tu formulario PDF en los editores ONLYOFFICE, sigue estos pasos:

1. Crea un formulario rellenable en ONLYOFFICE PDF Editor desde cero o utilizando un documento de Word existente.

2. Coloca el cursor en el documento donde debe aparecer el campo de firma.

3. En la pestaña Formularios, selecciona el campo de Firma y haz clic en él.

4. Ajusta el tamaño y la posición del campo si es necesario.

5. En la barra lateral derecha, define configuraciones adicionales como rol, clave, marcador de posición, consejo, colores de borde y fondo.

6. Guarda el documento.

Eso es todo. Ahora puedes enviar tu plantilla para que firmen tus socios, clientes o colegas.

Descubre todas las nuevas características de la versión 8.2: