Cómo Stiftung der Deutschen Wirtschaft gestiona sus procesos financieros con ONLYOFFICE y Nextcloud

Stiftung der Deutschen Wirtschaft utiliza ONLYOFFICE Docs en combinación con Nextcloud para organizar un flujo de trabajo eficiente entre sus empleados, mentores y becarios. Jean Claude Granval, administrador de TI, cuenta su experiencia.

Acerca de la sdw

Stiftung der Deutschen Wirtschaft o sdw (en español: Fundación de la economía alemana) es una iniciativa comunitaria para la educación de Berlín. Junto con sus socios, la fundación asume una responsabilidad activa por el futuro de las generaciones más jóvenes.

La sdw ofrece becas y programas de apoyo a más de 4.000 jóvenes y adultos jóvenes de toda Alemania y apuesta por una sociedad en la que las personas puedan desarrollar su potencial independientemente de su origen social o étnico.

Su camino hacia ONLYOFFICE

Como recuerda Jean Claude Granval, buscaban una solución para editar documentos ofimáticos directamente en Nextcloud. Su investigación reveló ONLYOFFICE como una suite ofimática para Nextcloud, entre otras.

En aquel momento, la sdw instaló la versión comunitaria de ONLYOFFICE Docs y la integración con Nextcloud fue excelente. Esa primera versión debe considerarse una prueba, provocada por la crisis de la Covid-19 a principios de 2020.

El plan ahora es migrar el entorno de prueba a producción, entre otras cosas para aumentar el rendimiento y la estabilidad. Además, todas las funcionalidades de ONLYOFFICE deben ser más ampliamente utilizables, ya que algunos empleados todavía tienen algunas dudas. Por lo tanto, la sdw ha comenzado con la integración de ONLYOFFICE Docs Enterprise. Aquí hay algunas dificultades técnicas, que estamos resolviendo juntos.

Características más necesarias

Según Jean Claude Granval, ONLYOFFICE en combinación con Nextcloud ha provocado un cambio significativo en el comportamiento de los usuarios. Especialmente la colaboración entre sus usuarios y los externos, por ejemplo mentores y formadores, se ha hecho más eficiente.

La sdw tiene escenarios de uso especiales que abarcan sus procesos financieros:

• La fundación concede becas a estudiantes de bachillerato, licenciatura y posgrado acompañados de mentores y supervisores. Se crea un registro de financiación para cada becario, en el que los mentores y supervisores registran sus actividades y toman notas. Los empleados de la fundación correspondientes (coordinadores regionales) tienen acceso a los registros financieros actuales.
• Gracias al combo ONLYOFFICE-Nextcloud, es posible trabajar juntos de forma eficiente y conforme al RGPD: los mentores registran sus experiencias en línea sin tener que almacenar los archivos correspondientes localmente. Los coordinadores regionales tienen acceso al estado actual de los registros financieros de sus becarios sin tener que solicitarlos. La fundación conserva la soberanía de los datos y todo el flujo de información cumple con el RGPD.
• Otro escenario de uso es el trabajo colaborativo en documentos, que puede organizarse en tiempo real con ONLYOFFICE. Aquí está representada toda la gama de documentos ofimáticos: hojas de cálculo, presentaciones, pero sobre todo textos. En este caso, un flujo de trabajo eficiente debido a la eliminación del envío de documentos por correo electrónico o la carga/descarga (a través de plataformas como Basecamp, Trello, etc.) también es crucial.

Jean Claude Granval, administrador de TI:

Definitivamente recomendaría ONLYOFFICE, idealmente junto con Nextcloud. Esta integración es una muy buena alternativa a, por ejemplo, Microsoft 365 o al proceso desafortunadamente común de enviar documentos (en diferentes versiones) a través de correo electrónico, que consume mucho tiempo cuando hay muchas personas involucradas.