Cómo la asociación GRE’SY mejora la gestión de documentos con ONLYOFFICE Docs Cloud

GRE’SY, una organización sin ánimo de lucro, utiliza ONLYOFFICE Docs Cloud integrado en Nextcloud en su trabajo administrativo. Sigue leyendo para saber por qué eligen ONLYOFFICE y cómo lo utilizan.

Acerca de la organización

GRE’SY es una pequeña organización, similar al movimiento Emmaüs iniciado por Abbé Pierre, que practica la recuperación, el reacondicionamiento y la reventa de materiales donados. La asociación retoma el proceso de recogida, clasificación, almacenamiento y redistribución de ropa, lencería y calzado en lugar de enviar todas las colecciones al extranjero.

Como todo el proceso tiene lugar en una región de Francia, se crean nuevos puestos de trabajo en cada fase del reciclaje. Por ejemplo, se crean puestos de trabajo para:

• recoger las donaciones en sus centros de recogida situados entre Grenoble y Chambéry (conductores-entregadores);
• gestionar las existencias (manipulación, clasificación y almacenamiento) en las zonas industriales renovadas (logística);
• clasificar según la calidad para definir qué hacer con la ropa recogida;
• modificar y personalizar la ropa (costura);
• reciclar la ropa en trapos textiles;
• revender en las tiendas locales (dependienta).

Gracias a los voluntarios y a varios patrocinadores, GRE’SY produce resultados muy significativos. A lo largo de 2022 procesó 400 toneladas de residuos textiles. Este reciclaje reduce los residuos, financia hoy a 25 empleados y permite ayudar a 44 personas a encontrar un empleo duradero. Además, se han abierto 7 tiendas tras 6 años de actividad.

Al contar con miembros del equipo que trabajan en toda la región, en diversas zonas industriales, en 7 tiendas o en casa (teletrabajo), la asociación ha organizado recursos compartidos de documentos y buzones de correo en la nube de Nextcloud, que gestiona uno de los voluntarios. Para el trabajo colaborativo en documentos (logística, gestión de voluntarios, etc.), Nextcloud ofrece varias soluciones, entre las que se encuentra ONLYOFFICE Docs.

Por qué ONLYOFFICE Docs Cloud

El equipo de GRE’SY buscaba una herramienta fiable, fácil de usar de forma colaborativa para que varias personas pudieran trabajar en el mismo documento, compatible con varios formatos e integrada en su nube. Los documentos debían alojarse en su propia nube, al igual que los correos electrónicos, calendarios y contactos, para controlar el acceso a los datos y garantizar su sostenibilidad.

Al principio, probaron soluciones gratuitas integradas en Nextcloud para reducir los costes de la asociación y favorecer así el desarrollo de la actividad y la creación de empleo. Como no estaban satisfechos, decidieron probar ONLYOFFICE que les permitía trabajar fácilmente con documentos de LibreOffice enviados por el gobierno francés y con documentos de Microsoft Office enviados por los socios.

Además, ONLYOFFICE Docs Cloud les gustó por la ausencia de necesidad de gestionar actualizaciones y sobrecarga del servidor.

Colaboración avanzada en documentos

Antes, el equipo utilizaba otra herramienta de colaboración. La migración fue muy fácil, en particular, gracias a la perfecta compatibilidad de ONLYOFFICE con los formatos de LibreOffice y Microsoft Office.

ONLYOFFICE permite controlar el acceso a los datos sin cambiar los hábitos, lo que deseaba la asociación. Antes, los miembros de GRE’SY se veían obligados a almacenar sus documentos con proveedores externos para trabajar en modo colaborativo (por ejemplo, Google Drive). Si por cualquier motivo un empleado o voluntario dejaba de estar disponible (enfermedad, accidente, etc.), podían encontrarse con grandes dificultades para recuperar parte de los datos (por ejemplo, no había posibilidad de restablecer el acceso a la cuenta).

El trabajo colaborativo con datos almacenados en la nube del GRE’SY garantiza un acceso permanente y seguro a los mismos. Esto es muy importante para la sostenibilidad de la asociación.

Estas son también las características por las cuales el equipo utiliza los editores de ONLYOFFICE:

• edición colaborativa de tablas: asistencia y planificación de voluntarios, organización de equipos de ventas, inventario, etc.;
• preparación de campañas de comunicación (presentaciones);
• preparación de correspondencia: facturas, intercambios con los proveedores, etc.

Robert Reynaud, fundador y presidente de la asociación GRE’SY:

ONLYOFFICE es un producto excelente y lo recomendaremos a nuestros empleados.