7 mejores alternativas a Smartsheet

Cuando se trata de tareas en equipo, probablemente conozcas la solución más popular, Smartsheet. Se utiliza principalmente en las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, su interfaz que parece una hoja de cálculo no es la más óptima para mostrar las tareas y los deberes. Consulta esta lista de alternativas a Smartsheet para encontrar una solución buena.

Por qué necesitas una alternativa

Ventajas de utilizar Smartsheet

Smartsheet existe desde hace mucho tiempo, por lo que los desarrolladores están familiarizados con el funcionamiento de los proyectos. Hay una variedad de plantillas disponibles para ayudar a los nuevos usuarios a empezar de inmediato. Puedes crear proyectos repetitivos como la incorporación de empleados en tus propias plantillas para elegir rápidamente una y otra vez.

Desventajas de utilizar Smartsheet

La mayor parte de tu trabajo con Smartsheet debe tener lugar en la vista de hoja de cálculo, con todas las peculiaridades y complicaciones que conllevan las hojas de cálculo. Si ya eres un usuario avanzado de Excel, esto no será un gran problema, pero el aprendizaje de la interfaz de usuario y las fórmulas específicas de Smartsheet pueden plantear algunas dificultades para el usuario empresarial habitual y hacerte buscar una alternativa a Smartsheet.

En su mayor parte, la solución funciona bien como herramienta de colaboración. Sin embargo, Smartsheet está limitada en sus capacidades para guardar automáticamente tu trabajo, lo que la hace menos adecuada para la colaboración en tiempo real como algunas de las otras opciones en la siguiente lista de alternativas a Smartsheet. Otras características importantes de las que carece la solución son la herramienta de seguimiento del tiempo y un registro de actividades centralizado para todos los proyectos.

1. ONLYOFFICE Workspace

ONLYOFFICE Workspace es una suite ofimática de código abierto y autoalojada que cuenta con editores de documentos para archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, y un paquete de aplicaciones web para gestionar archivos, proyectos, clientes, buzones y calendarios. Combina las funciones de productividad con la colaboración en línea, lo que transforma ONLYOFFICE en la alternativa número uno a Smartsheet.

Crea proyectos en el módulo correspondiente, añade tareas y subtareas, establece hitos, controla la productividad con diagramas de Gantt y la herramienta de seguimiento del tiempo, y genera informes.

Los usuarios pueden añadir documentos a las tareas, adjuntarlos a los correos electrónicos, cambiar los estados y los permisos de acceso, crear una base de datos de clientes en el sistema CRM, programar eventos en el calendario, y otros para garantizar un mayor flujo de trabajo.

Los editores en línea ONLYOFFICE para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones son altamente compatibles con los formatos de MS y los soportan de manera perfecta. Puedes editar documentos complejos utilizando múltiples herramientas de estilo y formato. Y el conjunto de plugins preinstalados, así como la posibilidad de añadir tus propios plugins, te permiten implementar funcionalidades adicionales.

Gracias a las múltiples funciones de colaboración, puedes trabajar en el mismo documento junto con tus compañeros de equipo: modos de coedición en tiempo real y con bloqueo de párrafos, seguimiento de cambios, comentarios, chat integrado, historial de versiones.

Con una amplia gama de herramientas y servicios de seguridad, como cifrado de datos en reposo y en tránsito, 2FA, SSO, seguimiento de la actividad, informes de auditoría, gestión flexible de los derechos de acceso, etc., tus datos se mantienen seguros en todos los frentes.

El paquete también incluye un panel de control intuitivo para facilitar la configuración y personalización de tu espacio de trabajo.

El uso de varios inquilinos permite crear un espacio de trabajo independiente para cada sucursal o departamento. Con las opciones de personalización, puedes elegir los módulos y herramientas que necesitas, aplicar el estilo de color y añadir tu logotipo para que se ajuste a tu marca corporativa. La integración con varios servicios de terceros de tu elección (por ejemplo, Google, Dropbox, DocuSign, Twilio, WordPress, etc.) permite crear un entorno de trabajo multifuncional que satisfaga todas tus necesidades.

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2. Asana

Asana es un software de gestión de proyectos que ofrece un montón de características útiles para el seguimiento de las actividades del equipo: diagramas de Gantt, tableros Kanban, formularios rellenables, calendarios, etc. La plataforma ayuda a suavizar los procedimientos de trabajo internos y a automatizar las tareas rutinarias, lo que la convierte en una buena alternativa a Smartsheet.

Los equipos disponen de múltiples vistas, como las de tablero, líneas de tiempo y calendarios. Tienen acceso a las principales herramientas de gestión de proyectos para organizar y compartir proyectos, dividir el trabajo en tareas y subtareas, asignar responsabilidades, establecer fechas y horas de inicio y vencimiento, y visualizar los hitos.

Asana incluye aplicaciones móviles y más de 100 integraciones gratuitas. Las conexiones API de Asana facilitan el seguimiento del tiempo, el intercambio de archivos, el uso de mensajes instantáneos, la edición de documentos y la gestión de clientes con casi cualquier aplicación empresarial importante.

3. Wrike

Otra alternativa a Smartsheet a tener en cuenta es Wrike, que es una herramienta líder de gestión de proyectos con seguimiento del tiempo, informes, presupuestos y capacidades de automatización. La solución proporciona una visibilidad óptima de un flujo de trabajo, agiliza las tareas y hace un seguimiento del progreso.

La herramienta permite comunicarse directamente a través de @menciones dentro de las tareas, compartir informes y personalizar los paneles de información. La herramienta utiliza un sistema de carpetas y diagramas de Gantt para organizar los proyectos: cada proyecto tiene su propia carpeta, y dentro de esas carpetas se encuentran las tareas, los archivos y las comunicaciones relacionadas con el proyecto.

Las dependencias y los plazos representan visualmente el estado actual de cada proyecto, lo que ayuda a los equipos a seguir su progreso y hacer los ajustes necesarios antes de que sea demasiado tarde. Es posible adjuntar archivos individuales a las tareas y proyectos, ya que no hay una pantalla de gestión de archivos designada.

Wrike ofrece integración con muchas herramientas populares y tiene una aplicación móvil.

4. Office 365

Microsoft 365, antes conocido como Office 365, es un conjunto de aplicaciones ofimáticas que ayudan a los equipos a estar conectados. Es una mezcla de características de productividad y servicios en la nube, lo que hace que Microsoft sea una de las mejores alternativas a Smartsheet.

Microsoft 365 ofrece aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint y Microsoft Teams. Reúne la gestión de dispositivos y la seguridad avanzada en una sola solución. La solución multiplataforma ayuda a los equipos a estar conectados, colaborar en sus tareas y completar el trabajo desde cualquier lugar.

El software proporciona herramientas para la coautoría, la creación de redes, el chat y las llamadas de voz y vídeo. Puedes ampliar Office 365 con MS Project, una herramienta de pago para gestionar proyectos.

5. Google Workspace

Google Workspace, antes conocido como G Suite, ofrece herramientas de productividad y colaboración, y puede utilizarse como alternativa a Smartsheet. Es adecuado para varios tipos de equipos, y permite a las personas sentirse conectadas, trabajando en sus proyectos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

La plataforma incluye herramientas como Gmail, Calendar, Meet, Chat, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms y Sites. Este conjunto de herramientas flexibles favorece la agilidad, la interoperabilidad, la personalización y el trabajo fluido en toda la empresa, el software y los dispositivos. Los equipos pueden crear y trabajar en archivos en tiempo real con otras personas y almacenarlos en la nube, gestionar contactos, programar reuniones e intercambiar opiniones en el chat.

Las aplicaciones de Google Workspace funcionan en todos los dispositivos. A diferencia de las aplicaciones tradicionales de escritorio, no hay que instalar ningún software. También es compatible con soluciones dedicadas a la gestión de proyectos, como Asana.

6. Monday.com

Monday.com es una herramienta de gestión de proyectos muy flexible. La solución se construye alrededor del pulso, que puede ser una tarea, un contacto, un nombre de producto, o cualquier otra cosa que puedas imaginar. Eso hace que Monday.com sea altamente personalizable, y la convierte en una de las mejores alternativas a Smartsheet.

Una de las características más impresionantes de Monday.com es su panel de control visual y fácil de usar. El tablero facilita la delegación de tareas a los miembros del equipo y la localización de un elemento de acción. Los tableros se crean para los próximos proyectos, lo que permite una organización fácil y rápida. Cada tablero puede personalizarse en función de las necesidades del proyecto. Otras funciones son la asignación de tareas, el control de los plazos, la comunicación con los miembros del equipo y el intercambio de archivos necesarios.

Puedes equipar tu oficina web con más de 1.000 integraciones disponibles: comunicarte con tus clientes y miembros del equipo, enviar correos, programar reuniones, organizar videoconferencias, etc.

7. Basecamp

Basecamp es una solución de colaboración y gestión de proyectos para organizar proyectos internos y de clientes. La solución combina todas las herramientas que los equipos necesitan para llevar a cabo su trabajo usando un único paquete racionalizado. En la actualidad, Basecamp se encuentra entre las alternativas más utilizadas a Smartsheet.

Basecamp ofrece funciones de gestión de tareas, intercambio de archivos, seguimiento del tiempo, gestión de hitos y comunicación en equipo. Ayuda a gestionar todas las tareas de trabajo, los plazos, los archivos, las discusiones y los anuncios. Los usuarios pueden cambiar el nombre de estas funciones y desactivar las que no necesitan.

El software proporciona todo en un solo lugar y muestra a los equipos la imagen general del proyecto. Cuando un montón de integraciones ofrecen servicios para ampliar el ecosistema del proyecto con mensajeros, almacenamiento en la nube, calendarios en línea, buzones de correo, etc.