Formularios de ONLYOFFICE: explicación sobre los nuevos formatos OFORM y DOCXF

Con la introducción de los formularios de ONLYOFFICE en la versión 7.0, también hemos añadido dos nuevos formatos – OFORM y DOCXF. Más información sobre ellos en este artículo.

Qué es DOCXF y por qué lo necesitas

DOCXF es un nuevo formato desarrollado por nuestro equipo para crear plantillas de formularios. Es una extensión de archivo basada en DOCX que permite crear formularios desde cero o utilizando un archivo DOCX existente.

Por lo tanto, necesitas DOCXF para crear, editar y colaborar en plantillas de formularios junto con tu equipo.

Gracias a DOCXF, puedes insertar varios tipos de campos y ajustarlos para que tu formulario tenga el aspecto deseado. Además, al igual que en un archivo DOCX normal, puedes trabajar con el texto aplicando cualquier diseño y formato.

Puedes compartir un archivo DOCXF con otros usuarios dándoles permiso para editarlo, revisarlo o comentarlo. De este modo, puedes trabajar de manera colaborativa en una sola plantilla para facilitar el proceso de creación de formularios.

Qué es OFORM y por qué lo necesitas

OFORM es nuestro nuevo formato nativo para formularios listos para rellenar en línea. Es una extensión de OOXML que ahora se utiliza en todas las soluciones de ONLYOFFICE, incluyendo web, escritorio y móvil.

Por lo tanto, necesitas OFORM para rellenar los formularios creados.

Más información sobre el formato OFORM en el Papel Blanco

¿Cómo funciona?

Una vez listo tu documento DOCXF, puedes previsualizarlo y guardar el archivo en formato OFORM. De este modo se crea un formulario rellenable. Puedes compartirlo con otros usuarios dándoles los derechos de acceso para rellenarlo.

Los usuarios con los correspondientes permisos concedidos podrán rellenar el formulario y guardar el resultado como archivo PDF o DOCX. También pueden guardar OFORM como PDF en ese mismo momento y rellenarlo utilizando cualquier editor de PDF disponible.

Razones por las que hemos introducido los nuevos formatos

Los formatos estándar ( DOCX y PDF) no son suficientes para hacer realidad todas nuestras ideas. Por eso hemos decidido crear nuestros propios formatos.

ONLYOFFICE utiliza su editor de documentos nativo para trabajar con formularios. ¿Qué significa esto? Para crear, por ejemplo, una plantilla de acuerdo de ventas, no es necesario crear un documento en otro procesador de textos. Puede hacerlo todo en el mismo editor, y completamente en línea.

Además, ONLYOFFICE ofrece una configuración de campos ampliada (en comparación, por ejemplo, con los controles de contenido de MS) que te permite ajustar tus formularios según tus necesidades.

La seguridad es otro aspecto importante. La especificación del formato OFORM hace posible la implementación de seguridad avanzada, incluyendo firmas electrónicas y cifrado.

¿Por qué dos nuevos formatos y no uno?

Hemos introducido dos nuevos formatos para organizar todo el proceso de trabajo con los formularios de una forma más cómoda para todos los usuarios.

De este modo, puedes distinguir inmediatamente por la extensión DOCXF u OFORM qué tipo de archivo es: una plantilla de formulario editable o un formulario listo para rellenar.

En los servicios que no ofrecen la posibilidad de compartir archivos con derechos de acceso para rellenar formularios debido a su arquitectura interna, puedes dar a los usuarios la oportunidad de rellenar OFORMs sin cambiar su contenido.

¿Qué es lo siguiente?

En la primera versión de los formularios de ONLYOFFICE hemos introducido campos básicos. Con la próxima versión, estamos planeando añadir preajustes de campos para simplificar el proceso de creación de formularios.

Como hemos mencionado anteriormente, queremos hacer nuestros formularios más seguros añadiendo la posibilidad de cifrarlos. Otras mejoras de seguridad incluirán roles de destinatario para rellenar los campos, lo que implica la posibilidad de añadir firmas electrónicas tanto para todo el formulario como para un determinado grupo de campos.