Cómo crear formularios rellenables

Hoy vamos a ver qué son los formularios de ONLYOFFICE y cómo crear un formulario estándar rellenable utilizando un acuerdo de venta como ejemplo.

Qué son y para qué sirven los formularios de ONLYOFFICE

Los formularios de ONLYOFFICE están diseñados para facilitar el trabajo con documentos electrónicos. Puedes crear, editar y coeditar documentos con campos rellenables en línea o localmente y enviarlos a otros para que los rellenen. Esto elimina el coste de imprimir, almacenar y distribuir el papeleo, reduce el tiempo del proceso y ayuda a evitar la introducción repetitiva de datos y los errores asociados.

Estos son algunos ejemplos de formularios rellenables y dónde podemos utilizarlos:

• Ventas: órdenes de compra, acuerdos de venta;
• Recursos humanos: hojas de horas, acuerdos de empleo, plantillas de propuestas de trabajo, solicitudes de vacaciones;
• Contabilidad: solicitudes de gastos, reembolsos, informes de gastos;
• Documentos legales: acuerdos de préstamo, acuerdos de confidencialidad, testamentos;
• Otros: informes, formularios de admisión, cuestionarios.

Descubre las características de los formularios de ONLYOFFICE en este vídeo:

Ahora vamos a ver cómo crear un formulario de acuerdo de venta utilizando diferentes tipos de campos rellenables.

1. Crea una plantilla de formulario

En primer lugar, es necesario crear una plantilla de formulario en formato .docxf. Hay dos maneras posibles de hacerlo:

• Desde cero
• Usando un documento .docx existente

Tomaremos un acuerdo de venta en formato .docx utilizado anteriormente sin campos.

Haz clic en el botón Acciones -> Plantilla de formulario -> Desde archivo de texto. Elige el documento necesario.

Tu documento .docx se convertirá al formato .docxf. Más información sobre las especificaciones de formatos en los libros blancos.

2. Añade los campos rellenables

Una vez que el contenido de un formulario está listo, podemos añadir campos para rellenar. Están disponibles en la pestaña Formularios.

*Por favor, ten en cuenta que la pestaña Formularios sólo está disponible cuando se crea una plantilla de formulario o se abre una ya preparada en formato docxf.

Líneas de texto

En primer lugar, añadimos líneas de texto sencillas. Las utilizaremos para un pequeño volumen de información, como los nombres completos y las direcciones del Comprador y del Vendedor.

Accede a la pestaña Formularios -> Campo de texto.

Por defecto, puedes introducir cualquier número de caracteres en un área de entrada de tamaño estándar. Para personalizar los campos, abre las propiedades del campo en la barra lateral derecha.

En el documento hay dos campos con el nombre completo del vendedor. Para simplificar el relleno de estos campos y evitar errores, podemos combinar estos campos utilizando el parámetro Clave.

Así, creamos la clave del vendedor y la elegimos para los campos necesarios. Ahora, cuando los usuarios rellenen un campo, los datos del otro aparecerán automáticamente.

Para dar una sugerencia a los destinatarios, añadimos el nombre completo del vendedor como marcador de posición y John Smith como consejo (lo verás cuando pases el cursor por encima).

En el campo Formato, especificamos que la respuesta solo puede contener las letras.

Marca el campo como requerido para que sea obligatorio de rellenar.

Bloquea los parámetros de los campos para no cambiarlos accidentalmente mientras trabajas en los formularios.

De la misma manera, crearemos los campos de texto en el documento.

Campos con celdas separadas

Los campos de texto pueden dividirse en celdas separadas para cada carácter. Pueden utilizarse para resaltar cada carácter y evitar errores. Por ejemplo, también en nombres o números de identificación.

Creamos un campo de texto como en el paso anterior. En la barra lateral derecha, marcamos el campo Tamaño fijo y establecemos el límite de caracteres en 12. A continuación, elegimos el peine de caracteres, definimos el ancho de la celda y el color del borde. Así, cada número estará en una celda separada.

En el marcador de posición, definimos el formato para introducir el ID.

Fecha

También puedes añadir campos especiales para especificar la fecha. Coloca el punto de inserción dentro de una línea del texto donde quieras que se añada el campo.

Ve a la pestaña Formulario -> Fecha y Hora.

El campo de formulario aparecerá en el punto de inserción dentro de la línea de texto existente. En la barra de herramientas de la derecha, personaliza la configuración del campo. Establece la clave, el marcador de posición y el consejo.

En el campo Valor predeterminado, introduce el valor que se muestra en el campo por defecto.

Mostrar la fecha así: elige el formato del campo, por ejemplo, MM/DD/AAAA, Monday, MM DD, YYYY, etc. La fecha se establece de forma predeterminada en DD/MM/AAAA.

Número de teléfono

El campo Número de teléfono se utiliza para introducir un número de teléfono correspondiente a una máscara arbitraria determinada. De forma predeterminada, está configurado como (999)999-9999.

Para insertar un campo de número de teléfono, haz clic en el campo Número de teléfono de la pestaña Formularios.

En la lista desplegable Formato elige Máscara arbitraria y debajo elige la opción propuesta para mostrar el número de teléfono.

Opción única

En las cláusulas del acuerdo con la elección de una opción de una lista predefinida es posible utilizar los botones de radio.

Para añadirlos en la cláusula Precio de compra, situamos el cursor en la línea derecha y seleccionamos Botón de radio. Todos los botones creados se combinan automáticamente en el grupo 1. El usuario puede seleccionar sólo uno entre los botones con la misma clave de grupo. También es posible cambiar el nombre de la clave de grupo y reagrupar los botones en la barra lateral derecha.

Para estos botones definimos la clave de grupo Precio de compra.

En la siguiente cláusula de pago también añadimos botones de radio. Luego, en las propiedades de uno de los botones, creamos una nueva clave de grupo, Opciones de pago, y la seleccionamos para los demás.

De esta manera, cada grupo de botones de radio tiene su propio nombre, y los botones no se mezclarán con otros.

Varias opciones

A diferencia de los botones de radio, las casillas de verificación permiten seleccionar varias opciones. En nuestro Acuerdo de venta se pueden aplicar varios procedimientos de pago. Por lo tanto, aquí añadimos casillas de verificación a las líneas necesarias.

Lista desplegable

Para crear una lista determinada de estados en los que se pueden resolver las disputas, podemos utilizar el cuadro combinado o el desplegable. La diferencia es que el cuadro combinado te permite introducir tu opción, mientras que el desplegable te ofrece elegir sólo entre las opciones sugeridas.

Creamos un cuadro combinado.

Para añadir los estados a elegir, introducimos el nombre de un estado en el campo Opciones de valor de la barra lateral derecha y hacemos clic en el signo más. Con las flechas hacia abajo y hacia arriba podemos cambiar el orden de los estados en la lista.

Ahora todos los campos están añadidos. En la barra de herramientas elegimos un único color para todos los campos para hacerlos visibles.

Por defecto, el texto de los campos está en fuente Arial, tamaño 11. Pero si es necesario, puedes formatear el texto a tu gusto.

3. Gestiona roles

Puedes crear y asignar diferentes roles de destinatario para rellenar los campos con el fin de simplificar el rellenado de los formularios. De este modo, los usuarios pueden determinar visualmente qué campos deben rellenar en función de los colores de los roles correspondientes.

Para crear un nuevo rol, ve a la pestaña Formularios -> Gestionar roles -> Nuevo.

Escribe el nombre del rol y elige su color si es necesario. También puedes crear un color personalizado haciendo clic en el elemento de menú correspondiente. Haz clic en OK.

Cierra la ventana Gestionar roles.

Ahora, en la configuración de cada campo, puedes elegir un rol para el usuario que debe rellenar el campo.

Una vez que hayas definido un rol para un campo, se coloreará en consecuencia para atraer la atención del usuario.

4. Previsualiza el formulario creado

Para ver el formulario final, ve a la pestaña Formularios -> Visualizar formulario. Esta opción muestra el formulario de forma que estará disponible para los usuarios con derechos de acceso para rellenar formularios.

Además, puedes seleccionar un rol de la lista desplegable y ver qué aspecto tendrá el formulario para una persona con un rol específico.

5. Guarda el formulario rellenable

Nuestro Acuerdo de venta está listo para ser rellenado.

Guarda la plantilla de formulario como un archivo PDF estándar para compartirlo y rellenarlo online.

Para hacerlo en un solo clic, utiliza el botón Guardar como PDF. A continuación, comparte el formulario con permisos de rellenado de formularios o envíalo para su rellenado en cualquier aplicación que admita trabajar con archivos PDF.

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