¿Qué es el trabajo colaborativo y cómo mejorarlo en tu equipo?

El trabajo colaborativo es uno de los principales factores que contribuyen al éxito de cualquier empresa. Esta noción es bastante fácil de comprender, pero muy difícil de llevar a la práctica, ya que hay muchos obstáculos de los que quizás nunca hayas oído nada. En este artículo exploraremos las formas más eficaces de mejorar el trabajo colaborativo en tu equipo.

¿Qué es el trabajo colaborativo y cuál es su importancia?

Antes de empezar a hablar de los detalles y la importancia del trabajo colaborativo, es muy importante entender qué es esto para poder utilizar esta noción correctamente. Generalmente, es un intercambio colectivo de ideas, puntos de vista y opiniones dentro de un grupo de personas para alcanzar unos objetivos comunes, ya sea la entrega de un proyecto, el lanzamiento de un nuevo producto en el mercado o la realización de una investigación de marketing.

Para que la colaboración entre los empleados sea mejor, el equipo debe estar unido y ser abierto a nuevas ideas e innovaciones. Por regla general, la colaboración requiere que todos participen en la toma de decisiones colectiva. Si por alguna razón alguien no se involucra en el proceso del trabajo colaborativo, resulta difícil que todo el equipo alcance el éxito.

¿Por qué es importante el trabajo colaborativo? Es importante porque permite a los empleados ser más productivos y eficaces en su trabajo, especialmente en comparación con los individuos que trabajan solos en sus proyectos. También hace que los empleados sean más responsables, lo que ayuda a aumentar considerablemente su motivación y a desarrollar el sentido de la responsabilidad.

Características del trabajo colaborativo

Como regla, el trabajo colaborativo tiene las siguientes características:

• Integración. Los miembros de un equipo verdaderamente colaborativo están unidos y entienden que tendrán éxito como grupo o fracasarán.
• Colaboración interna. Los miembros del equipo deben colaborar entre sí de manera voluntaria, sin la mediación de un líder.
• Comunicación. Los equipos colaborativos desarrollan un medio de comunicación eficaz para reunir los esfuerzos de todos los miembros del equipo. Mantener a todo el mundo en el mismo ritmo permite a los miembros del equipo reorientar sus esfuerzos según sea necesario.
• Respeto. Los miembros del equipo deben ser capaces de promover sus puntos de vista sin ofender a los demás miembros del equipo. Esto implica tener autocontrol y un auténtico respeto por las opiniones y sentimientos de otros empleados.

Diferencia entre trabajo en equipo y trabajo colaborativo

Cuando se trata del trabajo colaborativo, es fácil confundirlo con el trabajo en equipo, ya que ambas nociones suelen tratarse como sinónimos. Sin embargo, no es cierto. El trabajo colaborativo y el trabajo en equipo tienen mucho en común porque ambas nociones implican esfuerzos colectivos para lograr un determinado objetivo. La principal diferencia es la forma en que se alcanza el objetivo.

Cuando se trata del trabajo en equipo, existe algún tipo de jerarquía con un líder que delega tareas a otros miembros del equipo según sus capacidades y conocimientos. El líder es quien toma todas las decisiones y asume toda la responsabilidad.

Por su parte, el trabajo colaborativo tiene lugar cuando los miembros del equipo son tratados como iguales y todos tienen derecho a contribuir a la causa común aportando sus propias ideas.

Ventajas del trabajo colaborativo

¿Por qué deben las empresas fomentar el trabajo colaborativo entre los empleados? Hay varias razones principales:

• La colaboración promueve el autoanálisis y el desarrollo personal. Permite a los empleados reflexionar y evaluar sus puntos fuertes y débiles cuando trabajan para alcanzar un objetivo común. Dos cabezas piensan mejor que una, así que los equipos suelen funcionar mejor cuando cada uno aprovecha sus habilidades y confía en la experiencia de otros miembros del equipo.
• La colaboración te ayuda a descubrir cosas nuevas. Cuando colaboras con otros empleados intercambiando ideas y opiniones, es inevitable que aprendas algo nuevo aunque no te des cuenta. Puede que algunos de tus compañeros sean mejores que tú en la gestión de proyectos, y puedes mejorar tus habilidades de gestión de proyectos durante el proceso de colaboración.
• La colaboración contribuye a una mejor resolución de problemas. Problemas pueden surgir en cualquier momento, y un intenso intercambio de puntos de vista puede ayudar a elaborar un enfoque equilibrado de cualquiera de ellos. Cuanto más colabores, mejor. Si no puedes resolver un problema, pídeles consejo a otros empleados.

5 formas de mejorar la colaboración en equipo

Ahora que sabes qué son los beneficios del trabajo colaborativo y las características del trabajo colaborativo, vamos a considerar algunas de las mejores formas de conseguir que tu equipo colabore eficazmente y mejorar el trabajo en equipo entre los empleados:

• Transmite la visión correcta a tu equipo. Asegúrate de que los objetivos comunes son claros y alcanzables para que todos vayan en la misma dirección.
• Permite que los miembros del equipo aporten nuevas ideas. Si tu equipo es una mezcla de motivadores, pensadores inspiradores y empleados trabajadores, deja que sean quienes son y que aporten su experiencia.
• Proporciona herramientas de software adecuadas. Es muy importante encontrar el conjunto adecuado de herramientas y aplicaciones que faciliten la colaboración y trabajo en equipo, especialmente si tu equipo trabaja a distancia. Por ejemplo, reuniones diarias en Zoom todos los días o software de colaboración, como Microsoft 365, Google Workspace o ONLYOFFICE Workspace, para ayudar a los empleados a trabajar más eficazmente incluso desde la comodidad de sus hogares.
• Haz que tu equipo funcione como un colectivo. Reunir a un grupo de personas con talento no garantiza el éxito. Sin embargo, si consigues que todos los empleados se sientan parte de algo más grande, puedes esperar buenos resultados. Las actividades de creación de equipos, como las reuniones informales y los encuentros en una cafetería o un restaurante, funcionan realmente bien en este caso.
• Garantiza la libertad. No controles demasiado a tu equipo porque esto puede acabar con la creatividad de los empleados e impedir que el proceso de colaboración sea eficaz.

Facilita el trabajo colaborativo usando ONLYOFFICE

En una época en la que los equipos remotos están cada vez más extendidos, es esencial contar con un software de colaboración especial que permita a cada empleado tener acceso al entorno de colaboración común. Afortunadamente, hoy en día existen muchas herramientas y aplicaciones que hacen que el proceso de colaboración sea lo más eficaz posible. Algunos de los ejemplos conocidos de este tipo de software son Zimbra, Twake, Microsoft 365, Google Workspace, etc.

Vamos a pasar a la práctica para saber cómo colaborar mejor con el ejemplo de ONLYOFFICE Workspace, una plataforma de colaboración integral.

1. Gestiona tus documentos en un solo lugar y compártelos con un par de clics. El flujo de trabajo de los documentos electrónicos es lo que todas las empresas enfrentan a diario. En ONLYOFFICE Workspace, puedes organizar un entorno de almacenamiento seguro para todos tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones. No necesitas cambiar de una plataforma de uso compartido de archivos a otra para tener todos tus documentos a mano. Con ONLYOFFICE, puedes conectar todas tus cuentas a un único espacio de trabajo. Si necesitas compartir algo, puedes elegir entre varios permisos de acceso asegurándote de que sólo los usuarios necesarios puedan abrir tu documento y realizar ciertas operaciones:

• Acceso completo;
• Revisión;
• Relleno de formularios;
• Comentarios;
• Visualización.

Por supuesto, puedes cambiar el permiso de acceso en cualquier momento. Si necesitas compartir un archivo con alguien que no es usuario de tu portal, sólo tienes que generar un enlace externo y enviarlo por correo electrónico.

2. Colabora en documentos en tiempo real. Para los equipos remotos, es importante poder coeditar todo tipo de contenido en línea sin tener que intercambiar interminables versiones de documentos por correo electrónico. Con ONLYOFFICE Workspace, puedes aprovechar al máximo la coautoría en tiempo real gracias a un conjunto completo de funciones de colaboración: autoguardado, historial de versiones, seguimiento de cambios, comentarios, menciones de usuarios, etc. Utilizando los editores online de ONLYOFFICE, tienes la libertad de cambiar entre dos modos de coedición dependiendo de lo que necesites. Para la colaboración tradicional de documentos en tiempo real, elige el modo Rápido, y todas tus ediciones se mostrarán a otros colaboradores al instante. Para una coedición más privada, activa el modo Estricto, y lo que escribas será visible sólo después de hacer clic en el botón Guardar.

Además, los editores online de ONLYOFFICE te permiten resolver y eliminar los comentarios de una sola vez. Ahora no tienes que revisar cada comentario uno por uno. Con un solo clic, puedes resolver o eliminar todos los comentarios de todo el documento, todos los comentarios de un párrafo específico o todos los tuyos.

3. Trabaja en proyectos de manera colaborativa. Trabajar en proyectos de forma conjunta es la piedra angular del éxito de cualquier empresa. El módulo Proyectos que ofrece ONLYOFFICE Workspace te permite crear proyectos individuales o de grupo y hacer un seguimiento de la ejecución de los mismos por parte de tu equipo. Crea tareas, subtareas, hitos y asigna a usuarios responsables. Construye diagramas de Gantt para analizar el progreso de cada proyecto. Crea discusiones para intercambiar ideas y opiniones en tiempo real.

4. Construye juntos las relaciones con los clientes. Con el sistema CRM incorporado, los miembros de tu equipo y tú podéis crear bases de datos de clientes y añadir contactos de clientes para acceder a toda la información importante sobre tus clientes en un solo lugar. Haz un seguimiento de las ventas potenciales y consigue a clientes potenciales incrustando un formulario web especial en tu sitio web. Crea facturas y envíalas por correo electrónico sin salir del módulo. Genera informes de ventas y analízalos con tu equipo.

5. Envía y recibe correos electrónicos con facilidad. Aunque el envío de correos electrónicos es cada vez más obsoleto, muchas personas siguen prefiriendo este método de comunicación. En ONLYOFFICE Workspace, puedes crear buzones corporativos separados para todos tus empleados e incluso mantener todas tus cuentas en un solo lugar conectando servicios de terceros, como Gmail. El módulo Correo está vinculado a otros módulos, por lo que puedes adjuntar archivos del módulo Documentos o contactos del módulo CRM. Sigue siempre en contacto con tu equipo a través del correo electrónico.

6. Comunícate con tu equipo en línea. La comunicación es la clave para que la colaboración sea eficaz. En ONLYOFFICE Workspace, puedes comunicarte con otros miembros del equipo de diferentes maneras. Durante la coedición de documentos en tiempo real, puedes dejar comentarios e intercambiar mensajes de texto a través del chat incorporado. También puedes añadir el plugin de Telegram para conectar tu cuenta de Telegram y chatear con tu equipo directamente en el documento. Además, hay una aplicación de mensajería de texto independiente que te permite enviar y recibir mensajes en línea.

ONLYOFFICE Workspace es una oficina colaborativa que viene con una suite ofimática en línea y una plataforma de colaboración completa con gestión de documentos y proyectos, correo electrónico, calendario, CRM y herramientas de redes sociales. La solución te permite organizar de forma segura la colaboración entre los empleados, ya sea en la nube o en un servidor privado.

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Si prefieres otra plataforma de colaboración, puedes integrar ONLYOFFICE Docs para hacer posible la edición y coedición de documentos en tiempo real con tu solución actual.

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