Cómo crear contenido en tu equipo: una gran guía

La era digital, con todas las ventajas de la tecnología en la nube, nos permite (y nos obliga) a colaborar. Uno de los productos más comunes de la colaboración es el contenido. Aquí vamos a descubrir todos los pasos para crear contenido digital con menos estrés y mejores resultados.

Qué es crear contenido en equipo

Cada empresa, sucursal, departamento e incluso un pequeño equipo de 2-3 empleados está inevitablemente implicado en colaboraciones de todo tipo, ya que comparten los mismos objetivos y propósitos que se logran a través de los productos. La producción de mercancías y servicios implica la creación de un contenido, o el producto de una empresa es el propio contenido.

La colaboración de contenido se basa en el ecosistema técnico que la empresa utiliza para organizar el trabajo colaborativo de sus empleados y crear contenido original. Implica el almacenamiento de archivos en línea, el uso compartido de archivos, la creación colaborativa de documentos, la comunicación y la gestión de tareas.

Un proceso de colaboración de contenidos bien organizado con suficiente tecnología, procesos de comunicación optimizados y empleados bien formados puede mejorar visiblemente la productividad general y el éxito económico de una empresa:

• Se gasta menos tiempo en buscar e intercambiar la información y se reduce el tiempo del ciclo de producción;
• Contenidos de mayor calidad se entregan mejor a través de los procesos de comunicación más transparentes;
• La seguridad de la información se mejora con la distribución de roles y derechos de acceso en los sistemas de gestión de usuarios;
• El aprendizaje y el entusiasmo de los empleados reciben un impulso, lo que genera un entorno más adecuado para el crecimiento del espíritu de equipo y la innovación.

Software para crear contenidos digitales

Dentro de todo el universo de programas para crear contenido digital, hay algunas herramientas generales que son universalmente aplicables.

Edición colaborativa

La colaboración de contenido en una empresa no puede existir sin una suite ofimática, la herramienta que se usa para crear y coeditar archivos: documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Las suites de colaboración te permiten crear documentos de manera colaborativa, dejar comentarios y mencionar a otros usuarios, hacer un seguimiento de los cambios, navegar por el historial de versiones y chatear directamente en la interfaz.

La oficina online puede formar parte de un paquete completo de soluciones de productividad (ONLYOFFICE Workspace, Microsoft 365, Google Workspace, Zoho) o integrarse por separado en un entorno de colaboración construido sobre una plataforma de uso compartido de archivos (ONLYOFFICE Docs, Collabora).

Almacenamiento y uso compartido de archivos

Los sistemas de colaboración y gestión de contenido de las empresas tienen todas las formas y tamaños, pero tienen un concepto en común. Te permiten guardar, gestionar y compartir contenido con tu equipo en línea para que todos tengan acceso instantáneo.

Las soluciones de almacenamiento y uso compartido de archivos pueden utilizarse en la nube pública sin instalación, o bien instalarse en el entorno local dentro de tu perímetro físico, lo que te da pleno control y responsabilidad sobre la protección y la supervisión de los datos. Algunos ejemplos de almacenamiento en línea basados en la nube son Drive de Google Workspace, OneDrive de Microsoft y Dropbox, mientras que plataformas como Nextcloud, SharePoint y Confluence pueden instalarse en el entorno local.

En muchos casos, las soluciones de almacenamiento y uso compartido de archivos en la nube cuentan con otros componentes incorporados (por ejemplo, para la edición de documentos, la planificación de tareas, etc.) o son una parte de soluciones de colaboración de contenido más complejas y básicas. También pueden estar prediseñadas para un sector específico, por ejemplo, los sistemas de gestión del aprendizaje con funciones de administración de aulas y organización de clases (Moodle, Mindflash, Chamilo).

Gestión y planificación de tareas

Ninguna colaboración de contenido en equipo puede existir sin una gestión coordinada de tareas. La planificación y el seguimiento de las tareas se realizan a través de un software de gestión de proyectos en el que se reúnen los equipos para trabajar en cada proyecto o proceso, se distribuyen las tareas del equipo, se asignan las tareas y subtareas y se ve el progreso del equipo a través de diagramas de Gantt e informes.

Entre las herramientas más populares para la gestión de proyectos se encuentran soluciones como Asana, Monday.com, Wrike y Basecamp. Se trata de las herramientas de planificación de tareas en la nube que te ayudan a coordinar el trabajo en equipo y hacen que la creación de contenido sea transparente y fácil.

Muchas soluciones colaborativas completas cuentan con herramientas de gestión de proyectos integradas que te ayudan a facilitar el trabajo en equipo con una funcionalidad esencial de gestión de tareas. Los componentes de gestión de proyectos se ofrecen en ONLYOFFICE Workspace, Microsoft 365, Zoho Office y otras oficinas colaborativas.

Cómo encontrar aplicaciones para crear contenidos

No importa si ya estás utilizando algunos instrumentos que te ayudan a crear contenido o si estás buscando nuevas aplicaciones para crear contenido digital, es importante mantener un enfoque inteligente a la hora de elegir el software que tu equipo podrá utilizar para sus actividades diarias. El camino hacia una mejor colaboración documental consiste en superar algunos errores típicos al elegir el software adecuado para crear contenido para paginas web, por ejemplo, y utilizarlo en la práctica.

Hay que minimizar la curva de aprendizaje, pero no vale la pena evitarla. Un obstáculo para la optimización es el miedo de que el uso de nuevas herramientas y aplicaciones para crear contenido implique gastar mucho tiempo en aprender a usarlas. Es inevitable, pero el tiempo que estas herramientas te ahorrarán en el futuro justifica el sacrificio de hoy.

En la mayoría de los casos, hay muchos recursos útiles: ofrece a tu equipo acceso a webinars para aprender a utilizar el software, ayúdales con la documentación y demuéstrales tú mismo cómo funcionan los nuevos instrumentos. Al fin y al cabo, en nuestra época la tecnología compleja se esconde detrás de una interfaz sencilla, y aplicar las novedades en el trabajo diario es mucho más fácil que antes.

Escucha a tu equipo. Cuando se trata de software de trabajo para tu empresa, tus empleados no tienen muchas opciones. Cada vez que busques un nuevo servicio de colaboración, da a las personas con diferentes tareas la oportunidad de probarlo en su trabajo y de darte su opinión antes de tomar decisiones. Lo que crees que es un gasto innecesario puede, de hecho, cambiar su productividad para siempre.

Nunca dejes de buscar nuevas herramientas. Pregúntate qué más necesitas, porque hay instrumentos para prácticamente todos los propósitos: pizarras blancas colaborativas, tareas compartidas u otras cosas. ¿Quieres conectar los correos electrónicos a tu chat de grupo? Echa un vistazo a Slack. ¿Quieres discutir un documento en Telegram mientras lo editas? Añade un plugin en ONLYOFFICE Docs. ¿Quieres compartir contraseñas y datos de tarjetas de crédito en un solo lugar? Echa un vistazo a Dropbox Passwords. No menosprecies lo que el software puede hacer para ti.

Obligar a todo el mundo a utilizar las mismas herramientas a veces no es recomendable. Algunas personas seguirán prefiriendo los correos electrónicos a los programas de mensajería, o las llamadas telefónicas a las videoconferencias. A no ser que se trate de una violación de la seguridad o de un proceso incoherente en un nivel superior, puedes tolerar los hábitos individuales de tus compañeros de equipo para mantener una colaboración eficaz.

Cómo crear un contenido digital de forma eficaz

Ahora que ya entiendes cómo organizar el proceso de colaboración y qué soluciones pueden ayudar a tu equipo a conseguir mejores resultados, vamos a pasar a la práctica y descubrir algunos consejos sobre cómo colaborar mejor en el ejemplo de ONLYOFFICE Docs.

1. Comparte documentos de forma segura. Hay varios tipos de permisos de uso compartido, además del acceso total. Si no quieres que tu contenido se modifique accidental o intencionadamente, puedes compartir el archivo con permisos de sólo comentario, permitir sólo la revisión o enviar un formulario con campos rellenables con restricción para la edición del contenido principal. En las hojas de cálculo, puedes ocultar la información sensible con un filtro y compartir los archivos con un permiso de Filtro Personalizado que no permitirá a tus colaboradores ver los datos ocultos o aplicar un filtro a la hoja de cálculo inicial. Para proteger adicionalmente tus archivos, utiliza marcas de agua y contraseñas.

2. Prueba diferentes modos de coedición. En ONLYOFFICE, hay dos modos de co-edición: el Rápido y el Estricto. Si quieres colaborar en tiempo real, el modo Rápido está activado por defecto. Si necesitas más privacidad, activa el modo Estricto y bloquea el párrafo que estás editando hasta que termines y estés listo para mostrar el resultado.

3. Deja comentarios útiles y comprensibles. Elige el texto que deseas comentar, describe claramente tu pregunta o sugerencia a tus compañeros, menciona a los usuarios responsables si es necesario. No te olvides de resolver los comentarios después de solucionar la cuestión y bórralos antes de enviar el documento.

4. Sugiere cambios de manera cortés. Si no te dan libertad para corregir el texto como quieres, una mejor forma de sugerir mejoras son los comentarios o el seguimiento de cambios. Con el segundo, puedes añadir, formatear o eliminar todo en el propio texto, pero con la posibilidad de ver cómo se ha modificado y que has sido tú quien lo ha cambiado. El revisor podrá aceptar o rechazar tus sugerencias como considere oportuno.

5. Utiliza las versiones de los documentos. No te preocupes si necesitas volver atrás en el tiempo y recuperar la versión más antigua del documento: todas están almacenadas en el Historial de versiones donde puedes encontrar todas las variantes anteriores del archivo y restaurarlas. En el sistema de gestión de documentos de ONLYOFFICE Workspace, puedes añadir notas a las versiones para ayudar a otros y a ti mismo a entender qué actualizaciones incluye cada versión.

Si recibes una nueva versión de tu texto en un archivo separado, tampoco hay que preocuparse: utiliza la comparación de documentos para ver las diferencias y crear la versión final del documento.

Colabora mejor con ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Workspace es una oficina colaborativa que combina una suite ofimática y una completa plataforma de colaboración con espacio para gestionar y compartir documentos, herramientas de gestión de proyectos, correo, calendario, CRM e instrumentos sociales. Es una forma segura de organizar el trabajo en equipo en línea e impulsar la colaboración de un equipo remoto, ya sea en la nube o en el entorno local.

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Si ya estás utilizando una plataforma de gestión y uso compartido de contenido, puedes integrar ONLYOFFICE Docs para facilitar una potente colaboración de contenido para tu equipo dentro de tu sistema.

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