Cómo el ayuntamiento de Reus implementó ONLYOFFICE Docs con Nextcloud para permitir una simple pero poderosa edición de documentos en línea

En este artículo vamos a contarte sobre el ayuntamiento de Reus, Cataluña (España), que creó un entorno de colaboración para uso interno desplegando ONLYOFFICE Docs junto con Nextcloud. Sigue leyendo para saber más sobre este caso de uso.

Acerca de Reus

Reus es una ciudad de 110.000 habitantes situada en la comunidad autónoma de Cataluña, al noreste de España. Aunque Reus es un importante centro de oferta comercial y de industria agroalimentaria, generalmente tiene la fama de ser el lugar de nacimiento del arquitecto Antonio Gaudí con un gran patrimonio modernista.

El ayuntamiento de Reus es el principal órgano de gobierno municipal de la ciudad con más de 700 empleados. El principal objetivo del ayuntamiento es proporcionar servicios públicos de calidad con eficiencia y agilidad. Tras la transformación digital de los últimos años, el ayuntamiento es capaz de ofrecer todos los servicios a los ciudadanos electrónicamente casi sin usar papel siendo el tercer ayuntamiento de las ciudades de mayor tamaño de Cataluña en madurez tecnológica.

El ayuntamiento de Reus (La imagen de Josep Llauradó bajo la licencia CC BY-SA 2.1 ES)

Nextcloud para compartir archivos rápidamente

Durante el proceso de transformación digital el ayuntamiento ha tenido que migrar a sistemas operativos basados en Linux y a software de código abierto para reducir los costos totales. La migración ha sido lenta y progresiva durante 10 años por motivos de cambio cultural de los empleados y de cambios tecnológicos y ha requerido buscar alternativas asequibles a las soluciones existentes.

El ayuntamiento decidió reemplazar ownCloud, su principal plataforma de intercambio de archivos, por Nextcloud. Optaron por Nextcloud porque consideraban que era una plataforma que evolucionaba muy rápidamente y que tenía muchas características útiles.

ONLYOFFICE Doсs para la edición de documentos en línea

Después de considerar un par de alternativas, el ayuntamiento optó por ONLYOFFICE Docs como una suite de oficina online asequible para Nextcloud por varias razones:

• fácil integración;
• bajo consumo de recursos del ordenador;
• interfaz intuitiva con pestañas;
• una amplia gama de formatos soportados.

El soporte de ONLYOFFICE para varios formatos es especialmente importante para los empleados del ayuntamiento, ya que algunos de ellos todavía utilizan Microsoft Office y LibreOffice para la edición de documentos.

Por supuesto, había algunas alternativas bajo consideración, por ejemplo, Collabora Online y Microsoft 365. Sin embargo, el primero se consideró demasiado complicado de usar y que consumía demasiados recursos y el segundo fue rechazado debido a su alto costo.

Cómo ONLYOFFICE Docs hace que la edición de documentos en línea sea sencilla

La principal ventaja de implementar ONLYOFFICE Docs como la suite de oficina principal es la simple edición de documentos en tiempo real. Los empleados del ayuntamiento pueden crear, editar y colaborar en línea en documentos dentro de su navegador sin tener que instalar ningún software o aplicación adicional (por ejemplo, Citrix). Además, la familiar interfaz con pestañas permite a los nuevos usuarios migrar a ONLYOFFICE sin mucho esfuerzo ya que no necesitan conocimientos especiales para empezar.

Otra ventaja importante para el ayuntamiento es la total compatibilidad con los formatos OOXML, así que los empleados no tienen ningún problema al trabajar con documentos creados con Microsoft Office.

Oscar Hellín Escribano, el Coordinador del Servicio de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones en el ayuntamiento de Reus, habla sobre ONLYOFFICE:

Es una herramienta que se integra perfectamente con Nextcloud como conjunto de herramientas colaborativas abiertas, fáciles de usar y con un agradable interfaz de usuario que soporta múltiples formatos. Además, valoramos muy positivamente que sea una herramienta open source abierta y que tenga una gran capacidad de integración con mas herramientas, que tenga visores para múltiples dispositivos aunque tiene una perfecta integración con formato ODF ya que usamos LibreOffice como herramienta ofimática. Además, su interfaz muy similar a LibreOffice lo hace intuitivo y fácil usar.