Τύποι χρηστών και ρόλοι στο ONLYOFFICE DocSpace: ένας γρήγορος οδηγός

H Έκδοση 3.0 του ONLYOFFICE DocSpace εισάγει ένα ενημερωμένο σύστημα τύπων και ρόλων χρηστών για να κάνει τη διαχείριση πρόσβασης πιο ευέλικτη και διαφανή. Διαβάστε αυτό το άρθρο για να μάθετε τις βασικές ενημερώσεις και να εξερευνήσετε πώς βελτιώνουν τις δυνατότητες συνεργασίας.

Τύποι χρηστών

Οι τύποι χρήστη καθορίζουν το επίπεδο πρόσβασης και αδειών που έχει το άτομο στο DocSpace. Με τη διάκριση μεταξύ διαφορετικών τύπων, το DocSpace επιτρέπει στους οργανισμούς να ελέγχουν ποιοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε συγκεκριμένες ενότητες, να δημιουργούν ή να επεξεργάζονται αρχεία, να διαχειρίζονται δωμάτια και να προσκαλούν άλλους χρήστες. Αυτοί οι τύποι διασφαλίζουν ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα έγγραφα ή ρυθμίσεις διαχείρισης.

Στην έκδοση 3.0 του ONLYOFFICE DocSpace, έχουμε επαναπροσδιορίσει τους τύπους χρηστών. Δείτε πώς έχουν αλλάξει οι τύποι χρηστών σε σύγκριση με τις προηγούμενες εκδόσεις:

Κάτοχος DocSpace -> Κάτοχος DocSpace

Διαχειριστής DocSpace -> Διαχειριστής DocSpace

Διαχειριστής δωματίου -> Διαχειριστής δωματίου

Χρήστης με αυξημένα δικαιώματα (ΕΠΙ ΠΛΗΡΩΜΗ) -> Χρήστης (ΔΩΡΕΑΝ)

Χρήστης (ΔΩΡΕΑΝ) -> Επισκέπτης (ΔΩΡΕΑΝ)

Κάτοχος και διαχειριστές DocSpace (επί πληρωμή)

Οι διαχειριστές του DocSpace είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση των ρυθμίσεων του DocSpace και την επίβλεψη όλων των δωματίων.

Οι κάτοχοι του DocSpace μπορούν να κάνουν ό,τι μπορούν οι διαχειριστές, αλλά μπορούν επίσης να διαχειρίζονται τις λεπτομέρειες πληρωμής, να διαγράφουν ολόκληρο το DocSpace και να προσκαλούν ή να διαχειρίζονται διαχειριστές του DocSpace.

Πριν από την έκδοση 3.0: Οι κάτοχοι και οι διαχειριστές είχαν αυτόματα πλήρη πρόσβαση σε δωμάτια και έγγραφα.

Τι νέο υπάρχει στην έκδοση 3.0: Και οι δύο τύποι χρηστών περιορίζονται πλέον στους ρόλους που τους έχουν εκχωρηθεί σε ένα συγκεκριμένο δωμάτιο. Εάν δεν τους ανατεθεί ρόλος στο δωμάτιο, έχουν πρόσβαση μόνο για ανάγνωση. Ωστόσο, διατηρούν τη δυνατότητα να αλλάζουν τον ιδιοκτήτη του δωματίου, να το αντιγράφουν ή να το αρχειοθετούν.

Προσοχή: είναι πλέον απαραίτητο να εκχωρήσετε ρόλους σε κατόχους και διαχειριστές, εάν αυτό δεν είχε γίνει πριν. Για να διασφαλιστεί η σωστή πρόσβαση και άδεια, οι ρόλοι πρέπει τώρα να καθοριστούν με σαφήνεια.

Διαχειριστές δωματίου (επί πληρωμή)

Οι διαχειριστές δωματίων διαχειρίζονται τα εκχωρημένα δωμάτια με τα ίδια δικαιώματα και περιορισμούς. Μπορούν να δημιουργήσουν νέα δωμάτια και να διαχειρίζονται τα ανατεθέντα, να προσκαλούν νέους χρήστες και επισκέπτες μέσω δωματίων και να αναθέτουν ρόλους μόνο κάτω από το επίπεδό τους.

Τι νέο υπάρχει στην έκδοση 3.0: Για τους διαχειριστές του δωματίου, δεν υπάρχουν αλλαγές στη λειτουργικότητά τους.

Χρήστες (πρώην Χρήστες με αυξημένα δικαιώματα) (Δωρεάν)

Οι χρήστες μπορούν να διαχειρίζονται προσωπικά αρχεία και να δημιουργούν και να επεξεργάζονται έγγραφα στο δωμάτιο, αλλά είναι περιορισμένοι στη διαχείριση δωματίων και ρυθμίσεων.

Πριν από την έκδοση 3.0: Μόνο χρήστες με αυξημένα δικαιώματα και άνω μπορούσαν να δημιουργήσουν και να ανεβάσουν έγγραφα στο δωμάτιο και είχαν πρόσβαση στα Έγγραφά μου. Οι χρήστες με αυξημένα δικαιώματα ήταν διαθέσιμοι επί πληρωμή.

Τι νέο υπάρχει στην έκδοση 3.0: Καταργήσαμε τον τύπο χρήστες με αυξημένα δικαιώματα και βελτιώσαμε σημαντικά τις δυνατότητες των τυπικών χρηστών, διατηρώντας παράλληλα αυτόν τον τύπο χρήστη εντελώς δωρεάν. Σας επιτρέπει να εκχωρήσετε απεριόριστο αριθμό χρηστών χωρίς κόστος.

Επιπλέον, οι χρήστες μπορούν πλέον να προσκαλούν επισκέπτες με έγκριση από τον διαχειριστή δωματίου.

Προσοχή: Όλοι οι χρήστες με αυξημένα δικαιώματα που έχουν προστεθεί προηγουμένως επί πληρωμή έχουν μετατραπεί αυτόματα σε δωρεάν τυπικούς χρήστες με διατήρηση της πρόσβασης στα δωμάτιά τους.

Επισκέπτες (πρώην Χρήστες) (Δωρεάν)

Οι επισκέπτες είναι ένας νέος δωρεάν τύπος που μοιάζει με εξωτερικές επαφές σε ένα δημόσιο δωμάτιο. Συνήθως, οι επισκέπτες έχουν περιορισμένη πρόσβαση σε ορισμένες περιοχές.

Τι νέο υπάρχει στην έκδοση 3.0: Οι επισκέπτες μπορούν να προσκληθούν μόνο σε συγκεκριμένα δωμάτια μέσω πρόσκλησης δωματίου με τις άδειες που τους παραχωρούνται από τον διαχειριστή δωματίου.

Ανάλογα με τον ρόλο που έχει ανατεθεί από τον υπεύθυνο δωματίου, οι επισκέπτες μπορούν:

• Προβάλλουν αρχεία
• Επεξεργαστούν αρχεία
• Δημιουργήσουν νέο περιεχόμενο
• Προσκαλέσουν άλλους επισκέπτες (με την έγκριση του διαχειριστή του δωματίου)
• Προβάλλουν τη λίστα των δικών τους Επισκεπτών

Οι επισκέπτες δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στις ενότητες Επαφές ή Έγγραφα και δεν μπορούν να δημιουργήσουν δωμάτια. Στην πρώτη του έκδοση, οι Επισκέπτες δεν μπορούν να προστεθούν σε ομάδες.

Προσοχή: Όλοι οι χρήστες που προστέθηκαν προηγουμένως έχουν πλέον μετατραπεί σε Επισκέπτες και θα είναι πλέον ορατοί μόνο στις λίστες επισκεπτών των διαχειριστών. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να ενημερώσετε τον τύπο τους.

Οι επισκέπτες που θα προστεθούν στην έκδοση 3.0 θα εμφανίζονται στη λίστα επισκεπτών του χρήστη που τους πρόσθεσε και του διαχειριστή δωματίου που επιβεβαίωσε την προσθήκη αυτού του Επισκέπτη στο δωμάτιο.

Δείτε τον λεπτομερή οδηγό για τη διαχείριση χρηστών στο DocSpace στο Κέντρο βοήθειας.

Διαχείριση χρηστών στη νέα ενότητα Επαφές

Στο DocSpace 3.0, η ενότητα Λογαριασμοί ανανεώθηκε και μετονομάστηκε σε Επαφές. Τώρα, αποτελείται από τρεις καρτέλες.

Λογαριασμοί -> Επαφές

Άτομα -> Μέλη

Ομάδες -> Ομάδες

Επισκέπτες (ΝΕΟ)

Πριν από την έκδοση 3.0: Η ενότητα Λογαριασμοί στο DocSpace αποτελούνταν από δύο καρτέλες: Άτομα, που περιείχαν όλους τους εγγεγραμμένους χρήστες του DocSpace και Ομάδες, όπου οι χρήστες μπορούσαν να οργανωθούν σε ομάδες, με τη δυνατότητα εκχώρησης υπευθύνων ομάδων για καλύτερη διαχείριση της ομάδας.

Τι νέο υπάρχει στην έκδοση 3.0: Η καρτέλα Άτομα έχει πλέον μετονομαστεί σε Μέλη και περιέχει όλους τους χρήστες, τους κατόχους και τους διαχειριστές που είναι εγγεγραμμένοι στο DocSpace και έχουν προστεθεί από τον κάτοχο ή τον διαχειριστή μέσω της ενότητας Επαφές. Τα μέλη μπορούν να συσχετιστούν με τακτικούς υπαλλήλους του οργανισμού σας ή με μέλη της ομάδας σας που εργάζονται σε ένα έργο.

Η καρτέλα Επισκέπτες είναι εντελώς νέα στο DocSpace. Τώρα, η διαχείριση εξωτερικών συνεργατών είναι ευκολότερη, καθώς μπορείτε να δείτε γρήγορα ποιοι επισκέπτες σχετίζονται με τα δωμάτιά σας και ποια δικαιώματα έχουν. Σε αντίθεση με τα μέλη, οι επισκέπτες προστίθενται απευθείας μέσω προσκλήσεων δωματίου και όχι μέσω της ενότητας Επαφές.

Στην καρτέλα Επισκέπτες, κάθε χρήστης έχει τη δική του λίστα Επισκεπτών. Η λίστα Επισκεπτών άλλων χρηστών δεν είναι διαθέσιμη σε αυτούς.

Η ενημερωμένη δομή διασφαλίζει ότι μπορείτε γρήγορα να εντοπίσετε και να διαχειριστείτε ποιος έχει πρόσβαση σε συγκεκριμένα δωμάτια ή αρχεία. Παρέχει επίσης μια σαφέστερη επισκόπηση των επισκεπτών σας και των ρόλων τους στο DocSpace σας.

Ρόλοι χρηστών σε δωμάτια

Στο DocSpace 3.0, οι ρόλοι των χρηστών μέσα σε δωμάτια έχουν ενημερωθεί σημαντικά. Θα βρείτε αυτούς τους ρόλους να εκχωρούνται σε συγκεκριμένα δωμάτια, ανάλογα με τον τύπο του δωματίου και τις ενέργειες που αποφασίζει να επιτρέψει ο διαχειριστής του δωματίου.

Υπεύθυνος δωματίου (ΝΕΟ)

Δημιουργός περιεχομένου (ΝΕΟ)

Συντάκτης -> Συντάκτης

Συμπλήρωση φορμών -> Συμπλήρωση φορμών

Αξιολογητής -> Αξιολογητής

Σχολιαστής -> Σχολιαστής

Θεατής -> Θεατής

Πριν από την έκδοση 3.0: Στο DocSpace, στους χρήστες ανατέθηκαν ρόλοι όπως Συντάκτης, Συμπλήρωση φορμών, Αξιολογητής, Σχολιαστής και Θεατής μέσα στα δωμάτια. Στους ιδιοκτήτες και στους διαχειριστές του DocSpace εκχωρήθηκε αυτόματα ο ρόλος του κατόχου δωματίου, γεγονός που τους παρείχε πλήρη πρόσβαση στα έγγραφα στο δωμάτιο ή τη δυνατότητα να διαχειρίζονται πλήρως το δωμάτιο.

Τι νέο υπάρχει στην έκδοση 3.0: Μαζί με τους υπάρχοντες ρόλους όπως Συντάκτης, Συμπλήρωση φορμών, Αξιολογητής, Σχολιαστής και Θεατής, η έκδοση 3.0 εισάγει δύο νέους ρόλους — Διαχειριστής δωματίου και Δημιουργός περιεχομένου.

Υπεύθυνος δωματίου

Ο Υπεύθυνος δωματίου επιτρέπει στους χρήστες να διαχειρίζονται τις ρυθμίσεις δωματίου, συμπεριλαμβανομένης της προσθήκης/αφαίρεσης μελών και της εκχώρησης αδειών. Μπορούν επίσης να διαχειρίζονται αρχεία αντιγράφοντας, μετακινώντας, μετονομάζοντας και διαγράφοντας τόσο τα δικά τους όσο και τα αρχεία άλλων.

Δημιουργός περιεχομένου

Ο ρόλος Δημιουργός περιεχομένου επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν και να μεταφορτώνουν νέα αρχεία και φακέλους ανάλογα με τον τύπο δωματίου. Οι δημιουργοί περιεχομένου επιτρέπεται επίσης να διαχειρίζονται το ιστορικό εκδόσεων εγγράφων.

Προσοχή: Κατά την αναβάθμιση στην έκδοση 3.0, οι ρόλοι στα δωμάτια θα ενημερώνονται αυτόματα:

Διαχειριστής δωματίου -> Υπεύθυνος δωματίου

Χρήστης με αυξημένα δικαιώματα -> Δημιουργός περιεχομένου

Ακολουθεί μια γρήγορη επισκόπηση όλων των ρόλων και των δραστηριοτήτων που μπορούν να κάνουν στο δωμάτιο.

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, οι κάτοχοι και οι διαχειριστές του DocSpace είναι πλέον περιορισμένοι να εκτελούν ενέργειες σύμφωνα με τον συγκεκριμένο ρόλο που διαδραματίζουν σε κάθε δωμάτιο. Αυτό σημαίνει ότι οι δυνατότητές τους αντιστοιχούν στους ρόλους από τη λίστα που τους δίνεται.

Ρόλοι χρήστη ανάλογα με τον τύπο δωματίου

Οι διαχειριστές μπορούν να εκχωρήσουν συγκεκριμένα επίπεδα αδειών σε χρήστες και επισκέπτες σε μεμονωμένα δωμάτια. Κάθε τύπος δωματίου υποστηρίζει διαφορετικούς ρόλους, προσφέροντας μια προσαρμοσμένη εμπειρία με βάση τη φύση του δωματίου:

• Δημόσια δωμάτια: οι ρόλοι περιλαμβάνουν τον Υπεύθυνο δωματίου και τον Δημιουργό περιεχομένου.
• Δωμάτια συμπλήρωσης φόρμας: οι ρόλοι είναι Υπεύθυνος δωματίου, Δημιουργός περιεχομένου και Συμπλήρωση φόρμας.
• Δωμάτια συνεργασίας και Εικονικά Δεδομένα: αυτά τα δωμάτια υποστηρίζουν ρόλους Υπεύθυνος δωματίου, Δημιουργός περιεχομένου, Συντάκτης και Θεατής.
• Προσαρμοσμένα δωμάτια: όλοι οι ρόλοι είναι διαθέσιμοι για ανάθεση, παρέχοντας τη μεγαλύτερη ευελιξία.

Δείτε τον λεπτομερή οδηγό για τους ρόλους χρηστών στα δωμάτια στο Κέντρο βοήθειας.

Δοκιμάστε το ONLYOFFICE DocSpace 3.0

Δοκιμάστε την ενημερωμένη διαχείριση χρηστών στο ONLYOFFICE DocSpace δημιουργώντας έναν δωρεάν λογαριασμό στο cloud:

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΔΩΡΕΑΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ

Ανακαλύψτε όλες τις νέες δυνατότητες της έκδοσης 3.0 του ONLYOFFICE DocSpace: