Πως να προστατεύσετε το PDF με συνθηματικό;

Λαμβάνοντας υπόψη το γεγονός ότι το PDF είναι μια από τις πιο δημοφιλείς μορφές που χρησιμοποιούνται για την κοινή χρήση πληροφοριών εδώ και δεκαετίες, το ζήτημα του τρόπου προστασίας των περιεχομένων των αρχείων PDF παραμένει πάντα ζωτικής σημασίας. Διαβάστε αυτό το άρθρο για να μάθετε πώς να προστατεύετε εύκολα με συνθηματικό ένα έγγραφο PDF.

Γιατί να προστατεύετε τα αρχεία PDF με συνθηματικό;

Εάν ασχολείστε συχνά με ηλεκτρονικά έγγραφα, μπορεί να ανησυχείτε για την ασφάλεια των δεδομένων σας, ειδικά όταν πρόκειται για εργασία με εμπιστευτικά αρχεία PDF.

Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να εγγυηθείτε την εμπιστευτικότητα των PDF αρχείων σας είναι να τα κρυπτογραφήσετε με αξιόπιστο συνδυασμό διαφορετικών χαρακτήρων. Μόλις οριστεί, ένα συνθηματικό σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο σας σε οποιαδήποτε συσκευή και να το μοιραστείτε με άλλα άτομα. Εάν δεν γνωρίζουν το συνθηματικό, δεν θα μπορούν να έχουν πρόσβαση στο περιεχόμενό του.

Για παράδειγμα, εάν κάποιος αποκτήσει κατά λάθος πρόσβαση στον υπολογιστή ή τον φορητό υπολογιστή σας ή λάβει ένα κρυπτογραφημένο αρχείο PDF κατά λάθος μέσω email, δεν θα μπορεί να το ανοίξει χωρίς να εισαγάγει τον απαιτούμενο συνδυασμό χαρακτήρων.

Συνοψίζοντας, η προστασία με συνθηματικό είναι μια αξιόπιστη λειτουργία που καθιστά δυνατή την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε εμπιστευτικές πληροφορίες και εγγυάται το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας δεδομένων. Αξίζει να αναφέρουμε ότι μπορείτε να προστατεύσετε με συνθηματικό όχι μόνο αρχεία PDF. Η ίδια μέθοδος λειτουργεί επίσης για Έγγραφα Word, Υπολογιστικά φύλλα Excel και για Παρουσιάσεις PowerPoint.

Πώς να προστατέψετε στην πράξη ένα PDF με συνθηματικό;

Για να ξεκινήσετε, χρειάζεται απλώς να έχετε ένα κατάλληλο πρόγραμμα υπολογιστή που να μπορεί να ανοίγει αρχεία PDF και να τα προστατεύει με συνθηματικά. Μία από τις καλύτερες εφαρμογές για αυτόν τον σκοπό είναι το ONLYOFFICE Desktop Editors, μια δωρεάν σουίτα γραφείου ανοιχτού κώδικα για Windows, Linux και macOS.

Ξεκινώντας από την έκδοση 8.0, η εφαρμογή υπολογιστή ONLYOFFICE συνοδεύεται από λειτουργία προστασίας με συνθηματικό για αρχεία PDF. Αυτό που κάνει το ONLYOFFICE μια καλή επιλογή για αυτήν την επέκταση αρχείου είναι η διαθεσιμότητα βασικών λειτουργιών επεξεργασίας και μετατροπής. Έτσι, μπορείτε να προβάλλετε, να σχολιάζετε, να μετατρέπετε και να προστατεύετε με συνθηματικό τα PDF αρχεία σας σε μία εφαρμογή, η οποία είναι πολύ βολική.

Για να κρυπτογραφήσετε το αρχείο PDF σας, πρέπει να ακολουθήσετε μια σειρά από απλά βήματα:

Βήμα 1. Εγκαταστήστε το ONLYOFFICE Desktop Editors στον υπολογιστή ή το φορητό υπολογιστή σας και ξεκινήστε το πρόγραμμα.

Βήμα 2. Ανοίξτε το απαιτούμενο αρχείο χρησιμοποιώντας την επιλογή Άνοιγμα τοπικού αρχείου στο μενού έναρξης.

Βήμα 3. Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο στην επάνω γραμμή εργαλείων και επιλέξτε την επιλογή Προστασία.

Βήμα 4. Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη συνθηματικού και εισαγάγετε το συνθηματικό σας στο αντίστοιχο πεδίο. Μην ξεχάσετε να επαναλάβετε το συνθηματικό και κάντε κλικ στο OK.

Συγχαρητήρια! Αυτό είναι. Τώρα το αρχείο PDF σας προστατεύεται αξιόπιστα. Όταν ανοίξετε ξανά το αρχείο, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε το συνθηματικό σας. Χωρίς αυτό, δεν θα μπορείτε να δείτε τι υπάρχει μέσα στο αρχείο.

Όταν προσπαθείτε να εισαγάγετε έναν λανθασμένο συνθηματικό, θα δείτε ένα προειδοποιητικό μήνυμα. Μπορείτε να εισάγετε όσους συνδυασμούς θέλετε, αλλά μόνο ο σωστός θα σας επιτρέψει να έχετε πρόσβαση στα περιεχόμενα του αρχείου PDF που προστατεύεται με συνθηματικό.

Πώς να αλλάξετε το συνθηματικό σας;

Εάν πιστεύετε ότι το τρέχον συνθηματικό έχει παραβιαστεί ή απλώς θέλετε να ορίσετε ένα πιο αξιόπιστο για το PDF αρχείο σας, μπορείτε εύκολα να το αλλάξετε χρησιμοποιώντας την επιλογή Προστασία. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επαναλάβετε τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω και να εισαγάγετε ένα νέο συνθηματικό δύο φορές. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί OK, το παλιό σας συνθηματικό δεν θα λειτουργεί πλέον. Τώρα μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο μόνο χρησιμοποιώντας το νέο συνθηματικό.

Τι γίνεται αν ξέχασα το συνθηματικό μου;

Όταν προστατεύετε PDF αρχεία με συνθηματικό, πρέπει να είστε προσεκτικοί. Εάν ξεχάσετε ένα από τα συνθηματικά σας, δεν θα μπορείτε να το ανακτήσετε, γεγονός που καθιστά αδύνατη την πρόσβαση στα περιεχόμενα του αρχείου. Σε αυτήν την περίπτωση, ενδέχεται να χάσετε κάποιες σημαντικές πληροφορίες για πάντα.

Για να αποφύγετε αυτήν τη δυσάρεστη κατάσταση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν ασφαλή διαχειριστή συνθηματικών και να διατηρήσετε όλα τα συνθηματικά σε ένα μέρος χωρίς να χρειάζεται να τα απομνημονεύσετε.

Αποκτήστε το ONLYOFFICE Desktop Editors και κρυπτογραφήστε τα PDF σας

Κάντε τη ροή εργασιών του εγγράφου PDF σας όσο το δυνατόν ασφαλέστερη και κρυπτογραφήστε αξιόπιστα τα αρχεία σας με το ONLYOFFICE Desktop Editors. Αποκτήστε έναν δωρεάν πελάτη για Windows, Linux ή macOS:

ΛΗΨΗ ΤΩΡΑ

Παρακολουθήστε αυτό το βίντεο στο YouTube για να μάθετε τα πάντα σχετικά με την πιο πρόσφατη έκδοση της σουίτας ONLYOFFICE, για παράδειγμα, συμπληρώσιμες φόρμες PDF: