Wie Sie PDF-Formulare in ONLYOFFICE gemeinsam bearbeiten: Eine einfache Anleitung

Die neuesten Updates des ONLYOFFICE PDF-Editors haben die Funktionalität erheblich verbessert. Zu den Neuerungen gehören das Speichern von Bearbeitungen direkt in der Originaldatei, ohne Kopien anzulegen, sowie die Möglichkeit der Echtzeit-Kollaboration bei PDF-Dateien. Diese Funktionen machen auch das gemeinsame Bearbeiten von PDF-Formularen kinderleicht. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie PDF-Formulare erstellen und mit anderen in Echtzeit daran arbeiten.

Was Sie zum Starten benötigen

Der einfachste Weg, um mit ONLYOFFICE PDF-Formularen zu beginnen, ist die Erstellung eines kostenlosen ONLYOFFICE DocSpace-Kontos. Damit erhalten Sie Zugriff auf eine personalisierte Cloud-Plattform zur Dokumentenverwaltung. Wenn Sicherheit und Datenschutz für Sie im Vordergrund stehen, können Sie DocSpace auch auf einem Linux- oder Windows-Server hosten.

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Alternativ können Sie PDF-Formulare auch in der von Ihnen genutzten Plattform bearbeiten, wenn Sie ONLYOFFICE Docs integrieren. Es stehen mehr als 40 Integrationen zur Verfügung, darunter Nextcloud, ownCloud, Redmine, WordPress, Alfresco, Confluence und Odoo. Fertige Konnektoren finden Sie auf unserer Website. Falls noch keine Integrations-App verfügbar ist, können Sie die Suite über API oder WOPI integrieren.

Lassen Sie uns nun den Prozess der Online-Zusammenarbeit durchgehen und herausfinden, wie man PDF-Formulare am Beispiel von ONLYOFFICE DocSpace gemeinsam bearbeitet.

Schritt 1: Erstellen eines PDF-Formulars

ONLYOFFICE DocSpace ist eine kollaborative Plattform, die auf sogenannten Räumen basiert. Um mit anderen an PDF-Formularen zu arbeiten, müssen Sie zuerst einen Raum erstellen und Ihre Mitwirkenden einladen.

Räume-Sektion aufrufen: Navigieren Sie zum Bereich Räume und klicken Sie auf das Symbol + oben links.

Raumtyp auswählen: Für die Zusammenarbeit eignet sich der Kollaborationsraum. Geben Sie dem Raum einen Namen, fügen Sie bei Bedarf ein Tag oder Bild hinzu und klicken Sie auf Erstellen.

Sobald Ihr Kollaborationsraum erstellt wurde, ist es an der Zeit, ein PDF-Formular zu erstellen. Sie können entweder eine Datei von Ihrem Gerät hochladen oder ein neues Formular erstellen, indem Sie oben links auf das +-Symbol klicken und PDF-Formular auswählen. Entscheiden Sie sich für die zweite Option, haben Sie die Wahl, ein leeres PDF-Formular zu erstellen, ein bereits vorhandenes DOCX-Dokument in ein Formular umzuwandeln oder eine der vorgefertigten Vorlagen aus der integrierten Bibliothek zu nutzen.

Die ONLYOFFICE-Bibliothek bietet zahlreiche vorgefertigte PDF-Vorlagen für verschiedene geschäftliche Zwecke – von rechtlichen Verträgen und Vereinbarungen über Lebensläufe bis hin zu To-do-Listen. Wenn Ihnen eine der verfügbaren Vorlagen zusagt, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü Erstellen.

Egal, welche Option Sie zur Erstellung Ihres PDF-Formulars wählen, geben Sie dem Formular einen Namen und klicken Sie auf Erstellen. Glückwunsch! Sie haben gerade Ihr erstes PDF-Formular erstellt und können mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Schritt 2: Andere zur Zusammenarbeit einladen

Sobald Ihr PDF-Formular bereit ist, können Sie andere Personen in Ihren Kollaborationsraum einladen. Nach der Einladung erhalten Ihre Mitwirkenden Zugriff auf alle im Raum gespeicherten Dateien und können je nach ihrer zugewiesenen Rolle verschiedene Aktionen durchführen.

So laden Sie jemanden ein: Klicken Sie oben links auf das Symbol mit den drei Punkten. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Benutzer einladen. Im neuen Fenster haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Selbstregistrierungslink senden: Teilen Sie einen Link, über den sich die Person eigenständig anmelden kann.
• Manuelle Einladung: Geben Sie den Namen (für bereits registrierte DocSpace-Nutzer) oder die E-Mail-Adresse ein, falls die Person noch nicht registriert ist.

Mit diesen einfachen Schritten können Sie Ihr Team in den Kollaborationsprozess einbinden!

In beiden Fällen ist es erforderlich, jeder eingeladenen Person eine Rolle zuzuweisen. In DocSpace stehen folgende Rollen zur Auswahl:

• Raum-Admins: Können Räume verwalten, neue Benutzer einladen und Rollen zuweisen.
• Power-User: Dürfen neue Dateien im Raum erstellen, jedoch keine Benutzer verwalten.
• Editoren: Können alle Bearbeitungsaktionen an bestehenden Dateien durchführen, aber keine neuen Dateien erstellen.
• Betrachter: Haben ausschließlich Leserechte und können Dokumente nur ansehen.

Bitte beachten Sie, dass einige Rollen nur in kostenpflichtigen Versionen verfügbar sind. Weitere Informationen zu den Rollen in DocSpace finden Sie in unserem Hilfecenter oder im unten verlinkten Video.

Sobald Sie alle Personen eingeladen und deren Zugriffsrechte festgelegt haben, können Sie mit der gemeinsamen Bearbeitung beginnen.

Schritt 3: Bearbeiten Sie Ihr PDF-Formular

Mit dem ONLYOFFICE PDF-Editor können Sie Ihr PDF-Formular so einfach bearbeiten wie ein Textdokument. Nutzen Sie die vielfältigen Bearbeitungs- und Gestaltungstools, um Ihr Formular nach Ihren Vorstellungen zu gestalten:

• Anwenden unterschiedlicher Schriftarten und -größen
• Auswahl von Designvorlagen
• Einfügen von Tabellen, Bildern, Formen und anderen Objekten
• Anpassung von Seitenrändern
• Hinzufügen eines Inhaltsverzeichnisses und Querverweisen

Feldtypen für PDF-Formulare

Die Formularerstellungsfunktion von ONLYOFFICE bietet eine Vielzahl von Feldtypen, die Sie auf der Registerkarte Formulare auswählen können:

• Textfelder
• Kombinationsfelder
• Dropdown-Listen
• Kontrollkästchen
• Optionsfelder
• Bilder
• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• Datum & Uhrzeit
• Postleitzahlen
• Kreditkarten
• Komplexe Felder

Neu in Version 8.2

Mit der neuesten Version 8.2 steht der neue Signaturfeld-Typ zur Verfügung. Damit können PDF-Formulare mit einem Bild digital unterschrieben werden.

Gestalten Sie Ihr Formular mit diesen leistungsstarken Funktionen und erstellen Sie ein professionelles, benutzerfreundliches Dokument!

Jedes Feld verfügt über bestimmte Eigenschaften, wie Platzhalter oder Hinweis, die das Ausfüllen Ihrer Formulare erleichtern.

Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit, Empfängerrollen zuzuweisen. Damit können Sie festlegen, wer welches Feld in Ihrem PDF-Formular ausfüllen soll. Jede Empfängerrolle wird durch eine Farbe gekennzeichnet, sodass Benutzer die für sie vorgesehenen Felder auf einen Blick erkennen können.

Diese Funktion sorgt für klare Verantwortlichkeiten und eine effiziente Bearbeitung Ihrer PDF-Formulare.

Schritt 4: Nutzen Sie die Kollaborationsfunktionen von ONLYOFFICE

Wenn Sie Ihr Formular mit anderen bearbeiten, können Sie die verschiedenen Kollaborationsfunktionen auf der Registerkarte Kollaboration nutzen, um den Co-Editing-Prozess zu vereinfachen:

1. Zwischen zwei Bearbeitungsmodi wechseln. Sie können Formulare online in Echtzeit im Schnellmodus bearbeiten, bei dem Änderungen sofort angezeigt werden, oder im Striktmodus, bei dem Ihre Änderungen erst nach dem Speichern für andere sichtbar sind.

2. Kommentare hinterlassen und verwalten. Hinterlassen Sie Kommentare, um etwas zu besprechen, und erwähnen Sie andere Nutzer mit @. Sie können Kommentare auch verwalten, sortieren oder löschen.

3. Mit Mitautoren kommunizieren. Kommunikation ist essenziell für erfolgreiche Zusammenarbeit. ONLYOFFICE bietet einen integrierten Chat, um Textnachrichten direkt im Formular auszutauschen. Zusätzlich können Sie die Plugins Jitsi oder Rainbow für Videokonferenzen in Echtzeit aktivieren.

4. Änderungen in Echtzeit verfolgen. Mit der Funktion Änderungen verfolgen können Sie Änderungen anderer Nutzer überprüfen und diese entweder einzeln oder alle auf einmal akzeptieren oder ablehnen.

5. Versionen Ihres PDFs verwalten. Mit der Versionen-Verlaufsfunktion können Sie leicht überprüfen, wer welche Version erstellt hat und wann dies geschehen ist. Falls nötig, können Sie eine frühere Version wiederherstellen.

Schritt 5: Ihr Formular in einen Ausfüllraum senden

Nachdem Ihr PDF-Formular fertig ist, können Sie es in einen der Ausfüllräume in Ihrem DocSpace kopieren. Dieser Raumtyp wurde mit ONLYOFFICE DocSpace v2.6 eingeführt, um die Arbeit mit ausfüllbaren Formularen zu erleichtern. In Ausfüllräumen können Benutzer PDF-Formulare hochladen oder kopieren und sie zur Bearbeitung bereitstellen. Beim Arbeiten in solchen Räumen können Nutzer ausschließlich die Felder ausfüllen und das fertig ausgefüllte Formular zur Analyse einreichen. Alle Ergebnisse und Antworten werden automatisch in einer separaten Tabelle zusammengefasst, was die Organisation und Verwaltung von formularbasierten Aufgaben vereinfacht.

Um Ihr Formular in einen Ausfüllraum zu kopieren, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Teilen & Sammeln in der oberen rechten Ecke. Erstellen Sie einen neuen Raum oder wählen Sie einen bereits vorhandenen aus und klicken Sie auf Dorthin kopieren.

Weitere Informationen zu Ausfüllräumen und deren Funktionsweise finden Sie in diesem Artikel in unserem Blog.

Wie Sie PDF-Formulare in anderen Integrationen gemeinsam bearbeiten

ONLYOFFICE DocSpace ist nicht die einzige Möglichkeit, um an PDF-Formularen zusammenzuarbeiten. Wenn Sie eine Instanz von ONLYOFFICE Docs in Kombination mit einer Business-Plattform über den entsprechenden Konnektor nutzen, können Sie dies ebenfalls tun – allerdings auf leicht abweichende Weise.

Um mit der Zusammenarbeit zu beginnen, erstellen Sie einfach ein PDF-Formular und teilen es mit anderen Personen über die Freigabeeinstellungen der Plattform. Beispielsweise ermöglicht die Integration von ONLYOFFICE Docs und ownCloud:

• Das Erstellen eines leeren PDF-Formulars oder
• Das Öffnen einer DOCX-Datei und deren Umwandlung in ein PDF-Formular.

Sobald das PDF-Formular erstellt ist, können Sie es in Echtzeit mit anderen ownCloud-Nutzern bearbeiten, indem Sie die Kollaborationsfunktionen des ONLYOFFICE-Editors nutzen.

Version 8.2: Was gibt’s Neues?

Neugierig, welche weiteren Funktionen die neueste Version von ONLYOFFICE Docs bietet? Lesen Sie diesen Artikel oder sehen Sie sich das unten verlinkte Video an, um mehr zu erfahren.