So erstellen Sie Signaturen in PDF-Formularen

PDF-Dokumente zu unterschreiben gehört zu den häufigsten Anforderungen von Berufsgruppen, die Abkommen, Verträge oder Formulare in digitaler Form verarbeiten. ONLYOFFICE bietet in seinen Cloud- und Desktop-Versionen eine optimierte Lösung zum Signieren von PDF-Dokumenten. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie mit den ONLYOFFICE-Editoren eine Signatur in PDF-Formularen erstellen können.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist die digitale Kopie einer handschriftlichen Unterschrift, mit der Benutzer Dokumente elektronisch unterzeichnen können. Dabei kann es sich um ein gescanntes Bild einer handschriftlichen Unterschrift handeln oder um eine digitale Unterschrift, die auf Kryptographie basiert, mit der die Integrität verifiziert und die Integrität des Dokuments sichergestellt werden kann.

Elektronische Signaturen sind in Wirtschaft und Rechtswesen weit verbreitet, da sie den Komfort digitaler Dokumentenverwaltung mit der Einhaltung von Industriestandards und Vorschriften kombinieren.

Warum PDF-Formulare signieren?

PDF-Formularen digital zu signieren, bietet verschiedene Vorteile. Zum einen wäre da der Sicherheitsaspekt, da die Signatur direkt in das Dokument eingebettet wird und somit nicht mehr unbemerkt verändert werden kann. Zum anderen spart es Zeit, da die Unterzeichner Verträge und Formulare sofort genehmigen können, anstatt sie erst auszudrucken, dann von Hand zu unterschreiben und anschließend wieder einzuscannen.

Außerdem ist die Lösung deutlich umweltfreundlicher, da weniger Papier benötigt wird. Unternehmen können durch digitale Signaturen in PDFs Verträge und Vereinbarungen effizient verwalten und gleichzeitig die Sicherheit und Zugänglichkeit gewährleisten.

Wie Sie PDF-Formulare online signieren

Mit Version 8.2 hat ONLYOFFICE Docs digitale Signaturen für PDF-Formulare eingeführt. Aktuell können Benutzer Formulare unterschreiben, indem sie eine Bild-Datei in das Formular einfügen. Diese Funktion ist besonders praktisch für Benutzer, die es vorziehen, mit einem Bild ihrer handschriftlichen Unterschrift eine persönliche Note einzubringen.

So unterschreiben Sie ein PDF-Formular in ONLYOFFICE Docs:

1. Öffnen Sie das Formular im ONLYOFFICE PDF-Editor.

2. Füllen Sie alle erforderlichen Felder des Dokuments aus. Prüfen Sie, ob die Angaben korrekt sind, um Tippfehler und Fehlklicks zu vermeiden. Sobald Sie ein PDF-Formular signieren, wird es genehmigt.

3. Navigieren Sie zum Feld für die Unterschrift. Dieses befindet sich normalerweise am Ende des Formulars. Klicken Sie auf das Bildsymbol im Unterschriftsfeld.

4. Fügen Sie die Bilddatei Ihrer Unterschrift ein, indem Sie zwischen den Optionen Bild aus Datei , Bild aus URL, oder Bild aus Speicher auswählen und auf OK klicken.

Das Signaturfeld unterstützt gängige Bildformate wie PNG oder JPEG. Die Datei darf nicht größer als 25 MB sein.

Die Signatur erscheint im Signaturfeld und wird automatisch an die Größe des Feldes angepasst.

5. Wenn die Signatur eingefügt ist, speichern Sie das Dokument, um das signierte Formular fertigzustellen.

Wenn Sie ein Formular in einem Raum zum Ausfüllen von Formularen in ONLYOFFICE DocSpace ausfüllen, klicken Sie einfach auf Ausfüllen & Absenden.

ONLYOFFICE Docs unterstützt derzeit die Signatur per Bilddatei. Weitere Signaturtypen sind für zukünftige Updates geplant.

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So signieren Sie ein PDF-Formular in ONLYOFFICE Desktop Editors

Für Benutzer, die hauptsächlich offline arbeiten, bietet ONLYOFFICE Desktop Editors, die kostenlosen Desktop-Apps für Windows, Linux und macOS, ebenfalls die Möglichkeit, PDF-Formulare zu signieren.

Um das Dokument zu unterschreiben, folgen Sie den gleichen Schritten wie oben beschrieben.

In der Desktop-Version können Sie ein Dokument mit einer Datei signieren, die Sie von Ihrem Gerät hochladen.

DESKTOP-APP ERHALTEN

Hinzufügen eines Signaturfelds in PDF-Formularen

Wenn Sie Formulare, Dokumentvorlagen, Verträge, Vereinbarungen oder andere rechtliche Dokumente erstellen, die ausgefüllt und unterschrieben werden müssen, kann das Hinzufügen eines Unterschriftsfeldes das Ausfüllen erleichtern. Mit diesem einfachen Schritt zeigen Sie eindeutig, wo genau die Unterschrift erscheinen soll, was Unklarheiten und Fehler vermeidet und das digitale Unterzeichnen des Dokument möglich macht.

Um ein Unterschriftsfeld in Ihr PDF-Formular in ONLYOFFICE Editors einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie ein ausfüllbares Formular im ONLYOFFICE PDF-Editor von Grund auf oder indem Sie ein vorhandenes Word-Dokument verwenden.

2. Platzieren Sie den Cursor im Dokument an der Stelle, an der das Unterschriftsfeld erscheinen soll.

3. Wählen Sie auf der Registerkarte Formulare das Feld Unterschrift aus, und klicken Sie es an.

4. Passen Sie ggf. die Größe und Position des Feldes an.

5. Legen Sie in der Symbolleiste auf der rechten Seite weitere Einstellungen wie Rolle, Schlüssel, Platzhalter, Tipps, Rahmen und Hintergrundfarben fest.

6. Speichern Sie das Dokument.

Das war’s schon. Jetzt können Sie Ihre Vorlage zur Unterschrift an Ihre Partner, Kunden oder Kollegen senden.

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