Synchronisieren Sie Ihre Aufgaben und Dokumente mit der Integration von ONLYOFFICE DocSpace und Asana über Zapier

Ein effizientes Projekt- und Dokumentenmanagement ist für jedes Team unerlässlich, das organisiert und produktiv bleiben will. Mit der Integration von ONLYOFFICE DocSpace und Asana über Zapier können Sie Aufgaben und Dokumente nahtlos synchronisieren, was die manuelle Arbeit reduziert und die Zusammenarbeit verbessert. Lassen Sie uns herausfinden, wie diese Integration Ihren Workflow optimieren kann und wie Sie sie einrichten.

Über die Integration von ONLYOFFICE DocSpace und Asana

Asana ist ein beliebtes Aufgaben- und Projektmanagement-Tool, das von Teams verwendet wird, um Arbeit zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten. Es ermöglicht Benutzern, Aufgaben zu erstellen, Fristen zu setzen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen. Es ist eine wichtige Plattform, um Projekte im Zeitplan zu halten und Teams zu koordinieren. Die visuellen Tafeln und Zeitleisten von Asana machen die Aufgabenverwaltung intuitiv und flexibel.

ONLYOFFICE DocSpace ist eine vielseitige, raumbasierte Plattform, die es Teams ermöglicht, verschiedene Office-Dokumente zu erstellen, gemeinsam zu bearbeiten und zu verwalten, darunter Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, ausfüllbare Formulare und PDF-Dateien. DocSpace ist ein zentraler Knotenpunkt für die sichere Zusammenarbeit an Dokumenten, mit Echtzeit-Co-Editing, Versionskontrolle und anpassbaren Freigabeberechtigungen.

Warum lohnt sich die Integration von ONLYOFFICE DocSpace mit Asana?

Die Integration von ONLYOFFICE DocSpace und Asana bietet eine nahtlose Verbindung zwischen Dokumentenmanagement und Aufgabenverfolgung.

Durch die Verknüpfung dieser Plattformen können Sie manuelle Eingaben reduzieren und sicherstellen, dass Ihr Team bei Projektaktualisierungen auf dem Laufenden bleibt. Wenn beispielsweise ein neues Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation in DocSpace erstellt oder bearbeitet wird, kann automatisch eine entsprechende Aufgabe in Asana erstellt oder aktualisiert werden, so dass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben.

Diese Automatisierung spart Zeit, vermeidet Fehler bei der manuellen Aufgabenverwaltung und sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den Plattformen. Ihr Team behält durch Echtzeit-Updates den Überblick über seine Aufgaben.

Gebrauchsfertige Zapier-Vorlagen

Zapier ermöglicht die Verbindung verschiedener Apps und die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben ohne Programmierkenntnisse.

Mit Zapier können Sie zum Beispiel automatisch eine Aufgabe in Asana hinzufügen, wenn ein neuer Raum in ONLYOFFICE DocSpace erstellt wird. Ebenso können Aktualisierungen in DocSpace-Dateien – egal ob es sich um Tabellen, Präsentationen oder PDF-Dateien handelt – Änderungen in Asana-Aufgaben auslösen.

Die folgenden einsatzbereiten Zaps-Modelle sind derzeit für Asana verfügbar:

• Anhängen neuer ONLYOFFICE DocSpace-Dateien an Asana-Aufgaben;
• Erzeugen von Asana-Aufgaben für neue ONLYOFFICE DocSpace-Ordner;
• Erstellung von Asana-Projekten für neue ONLYOFFICE DocSpace-Räume;
• Erstellung von Asana-Aufgaben für neue ONLYOFFICE DocSpace-Dateien;
• Erstellung von Asana-Aufgaben für neue ONLYOFFICE DocSpace-Räume;
• Hochladen neuer Asana-Aufgabenanhänge in ONLYOFFICE DocSpace-Räume;
• Erstellung von Ordnern in ONLYOFFICE DocSpace für neue Projekte in Asana;
• Erstellung von Ordnern in ONLYOFFICE DocSpace für neu abgeschlossene Asana-Aufgaben.

Zapier unterstützt die Integration von ONLYOFFICE DocSpace mit anderen Anwendungen wie Slack, Hubspot, Discord, Trello, Zoom, Pipedrive, Gmail und vielen anderen.

Einrichtung der Integration

Sehen wir uns an, wie man die Integration am Beispiel der Zap-Vorlage „Neue ONLYOFFICE DocSpace-Dateien an Asana-Aufgaben anhängen“ einrichtet, um Dateianhänge zwischen den beiden Plattformen zu automatisieren.

Schritt 1. Bei Zapier anmelden

Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Zapier-Konto. Wenn Sie noch keines haben, erstellen Sie ein neues kostenloses Konto. Nach der Anmeldung werden Sie zu Ihrem Dashboard weitergeleitet, um mit der Einrichtung Ihrer Integration zu beginnen.

Schritt 2. DocSpace- und Asana-Apps hinzufügen

Jetzt müssen Sie Ihrem Zapier-Account Apps hinzufügen. Dies geschieht folgendermaßen:

• Gehen Sie auf dem Zapier-Dashboard auf der linken Seite zum Abschnitt Apps.
• Klicken Sie auf +Verbindung hinzufügen und suchen Sie in der Liste nach ONLYOFFICE DocSpace.
• Geben Sie Ihre DocSpace-URL, Ihre E-Mail und Ihr Passwort ein, um die Verbindung zu autorisieren. Um eine Verbindung herzustellen, klicken Sie auf Ja, weiter zu ONLYOFFICE DocSpace.

Nach diesen Schritten wird ONLYOFFICE DocSpace in Ihrer Liste der verbundenen Apps auf Zapier angezeigt.

Wenn Asana nicht mit Zapier verbunden ist, folgen Sie den oben beschriebenen Schritten, um diese Anwendung hinzuzufügen.

Schritt 3. Zap-Vorlage auswählen

Gehen Sie zur Seite von ONLYOFFICE DocSpace auf Zapier, wo Sie vorkonfigurierte Zaps finden. Wählen Sie aus den verfügbaren Vorlagen „Neue ONLYOFFICE DocSpace-Dateien an Asana-Aufgaben anhängen“ oder eine andere Vorlage, die Sie anwenden möchten.

Klicken Sie auf Ausprobieren (engl. Try it), um fortzufahren.

Schritt 4. Trigger einrichten

Der Trigger bestimmt, wann die Automatisierung beginnen soll. In diesem Fall wird der Zap immer dann aktiviert, wenn eine neue Datei zu einem Raum in ONLYOFFICE DocSpace hinzugefügt wird.

Damit der Trigger korrekt funktioniert, wählen Sie den Raum aus, wo die Dateien erstellt werden sollen. Gehen Sie zur Registerkarte Trigger und wählen Sie Raum-ID und Ordner-ID (optional) aus der Dropdown-Liste.

Wenn Sie den Trigger anpassen möchten, können Sie außerdem Folgendes einstellen:

• Ereignis, das die Asana-Aktivität in der Registerkarte App und Ereignis auslöst;
• Account, wenn Sie mit mehreren DocSpace-Konten verbunden sind.

Testen Sie den Trigger, sobald er eingerichtet ist. Gehen Sie auf die Registerkarte Test und klicken Sie auf Trigger testen. Wenn der Test erfolgreich war, klicken Sie auf Weiter.

Schritt 5. Aktivität von Zapier überprüfen

Da wir neue ONLYOFFICE DocSpace-Dateien an das Asana-Aufgabenmodell anhängen, muss Zapier eine zusätzliche Aktivität durchführen, nämlich das Herunterladen des erstellten Dokuments aus DocSpace. Diese Aktivität wird automatisch ausgeführt.

Passen Sie, wie im vorherigen Schritt, die folgenden Einstellungen an:

• Der Raum, wo sich die Datei befindet;
• Der Ordner, wo sich die Datei befindet (optional);
• ID der Datei.

Wenn alles konfiguriert ist, gehen Sie auf die Registerkarte Test und klicken Sie auf Aktivität testen. Um zum nächsten Schritt zu springen, klicken Sie auf Weiter.

Schritt 6. Aktivität konfigurieren

Als nächstes überprüfen Sie die Konfiguration der Aktivität, die in Asana stattfindet, wenn eine neue Datei in DocSpace hochgeladen wird.

Hier ist es wichtig, das Projekt und die Aufgabe festzulegen, an die sich die DocSpace-Datei anhängen soll.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schritt testen. Wenn der Test erfolgreich ist, klicken Sie auf Veröffentlichen.

Das ist alles! Ihr Zap ist nun eingerichtet, und Sie sehen automatisch Anhänge in Asana, wenn Sie eine neue Datei in Ihrem DocSpace erstellen.

Schritt 7. Zap testen

Lassen Sie uns jetzt überprüfen, wie das Modell in unseren Anwendungen funktioniert. Erstellen Sie eine neue Datei im erwähnten Raum in DocSpace.

Gehen Sie zu Ihrem Asana-Account und sehen Sie das an die Aufgabe angehängte Dokument.

Beginnen Sie mit einem kostenlosen DocSpace-Konto

Melden Sie sich jetzt für ein kostenloses DocSpace-Konto an und verbinden Sie es mit anderen Apps auf Zapier, um Ihre Workflows zu automatisieren und sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren:

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