5 beste Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten 2024
Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten spielt eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, Teams eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen, unabhängig von ihrem Standort. Im Jahr 2024 wird die Nachfrage nach robusten Tools für die Zusammenarbeit weiter steigen, was zu Innovationen und Verbesserungen bestehender Plattformen führen wird. Werfen Sie einen Blick auf die fünf besten Softwarelösungen für die Zusammenarbeit an Dokumenten, die im Jahr 2024 für die Steigerung der Produktivität relevant sein werden.
Was ist Software für die Zusammenarbeit mit Dokumenten?
Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten bezieht sich auf Werkzeuge und Anwendungen, die es mehreren Benutzern ermöglichen, Dokumente gemeinsam zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten, oft in Echtzeit. Das Hauptziel ist die Verbesserung der Teamarbeit und die Erleichterung der Kommunikation zwischen Einzelpersonen oder Gruppen, die aus der Ferne an gemeinsamen Dokumenten arbeiten. Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten sind für Unternehmen und Organisationen von entscheidender Bedeutung, in denen die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch für den täglichen Betrieb unerlässlich sind.
Zu den wichtigsten Funktionen der Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten gehören:
- Bearbeitung von Dokumenten;
- Zusammenarbeit in Echtzeit;
- Versionsverlauf;
- Zugriffskontrolle;
- Berechtigungen;
- Kommentare in Dokumenten;
- Kommunikationstools;
- Speicherplatz;
- Verwaltung von Dokumenten.
Werfen wir einen Blick auf die 5 besten Softwarelösungen für die Zusammenarbeit an Dokumenten, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Arbeitsabläufe im Jahr 2024 helfen.
1. ONLYOFFICE DocSpace
ONLYOFFICE DocSpace ist eine sichere Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten mit Open-Source-Code. Sie kombiniert leistungsstarke Editoren für Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Formulare und PDF-Dateien, Tools für die Zusammenarbeit und Speicherplatz. ONLYOFFICE DocSpace wurde entwickelt, um die Zusammenarbeit sowohl innerhalb des Teams als auch mit Dritten wie Partnern, Kunden und Anbietern zu ermöglichen.
Die Plattform bietet eine raumbasierte Umgebung, um eine klare Dateistruktur je nach Benutzerbedarf oder Projektziel zu organisieren. Sie können je nach Bedarf einen Raumtyp wählen: Collaboration, Custom und Public. Flexible Zugriffsberechtigungen und Benutzerrollen ermöglichen Ihnen eine Feinabstimmung des Zugriffs auf den gesamten Raum oder einzelne Räume.
Die wichtigsten Funktionen von ONLYOFFICE DocSpace:
- Professionelle Editoren für Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Formulare und PDF-Dateien.
- Werkzeuge für die Zusammenarbeit an Dokumenten, einschließlich Echtzeit- und absatzgesteuerter Bearbeitung, Kommentaren, Überarbeitung, Änderungsverfolgung, Versionsverlauf und integriertem Chat.
- Datei- und Raumberechtigungen: Betrachter, Kommentator, Prüfer, Formularausfüller, Redakteur, Hauptbenutzer, Raumadministrator.
- Plugins für weitere Funktionen: Übersetzen von Texten mit Google Translator oder DeepL, Erkennen von Fehlern mit LanguageTool, Erstellen von Bibliografien mit Zotero und Mendeley, Eingeben von Text mit Ihrer Stimme, Einfügen von YouTube-Videos, Erstellen von Diagrammen mit Draw.io, usw.
- Die Datensicherheit wird durch die Einhaltung der GDPR- und HIPAA-Vorschriften, Datenverschlüsselung, Aktivitätsverfolgung und Audit-Berichte, Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), vertrauenswürdige E-Mail-Domänen, IP-Adressbeschränkung, Datensicherung und mehr gewährleistet.
Vorteile von ONLYOFFICE DocSpace:
- Open-Source-Lösung
- Hohe Kompatibilität mit MS-Formaten
- Arbeit mit ausfüllbaren Formularen
- PDF-Konverter
- Zusätzliche integrierte Kommunikation über Jitsi, Rainbow oder Telegram-Plugins
- KI-Assistent
- Integration mit Apps und Diensten von Drittanbietern, wie Dropbox, Box, OneDrive usw.
- Cloud- und Vor-Ort-Versionen
- Flexibler Preis
- Desktop- und Mobil-Apps für die Dokumentenbearbeitung
- Vorgefertigte Formularbibliothek
Nachteile von ONLYOFFICE DocSpace:
- Speicherbegrenzungen in verschiedenen Plänen
Preis
Der Preis für den Business-Plan wird auf der Grundlage der gewählten Anzahl von Admins/Power-Usern berechnet. Der Preis beginnt bei $15 pro Administrator/Power-User.
Kostenlose Version
Der kostenlose Startup-Plan beinhaltet 1 Administrator, 2 Power-User, bis zu 12 Räume, eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern in jedem Raum und 2 GB Speicherplatz.
Testen Sie DocSpace, indem Sie ein kostenloses Konto erstellen, andere Benutzer einladen und mit ihnen in Echtzeit zusammenarbeiten:
2. Google Docs
Google Docs ist nach wie vor eine der besten Online-Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten für Unternehmen, die sich auf die Zusammenarbeit in der Cloud konzentrieren. Mit Google Docs, Sheets und Slides als Kernstück legt die Suite den Schwerpunkt auf die Zusammenarbeit in Echtzeit, indem sie mehreren Nutzern die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht. Google Drive dient als zentraler Dateispeicher, der den Zugriff auf Dokumente von überall aus erleichtert. Die Integration mit anderen Google-Diensten, wie Google Meet und Calendar, verbessert die gemeinsame Arbeit online.
Die wichtigsten Funktionen von Google Docs:
- Arbeiten mit Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen
- Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit
- Tools für die Zusammenarbeit: Versionsverlauf, Kommentare und Vorschläge
- Zugriffskontrolle auf Dokumente
- Cloud-Speicher mit Google Drive
Vorteile von Google Docs:
- Benutzerfreundliche Oberfläche
- Anwendungsübergreifende Integration
- Cloud-basierte Speicherung
- Automatisches Speichern von Dokumenten
Nachteile von Google Docs:
- Fehlende professionelle Funktionen für die Bearbeitung von Dokumenten
- Einschränkungen beim Offline-Zugriff
- Abhängigkeit von der Internetverbindung
Preis
Google Docs ist Teil der Google Workspace-Suite, die nach einem Abonnementmodell funktioniert. Der Preis variiert je nach gewähltem Plan, es gibt Optionen für Unternehmen, Firmen und Bildungseinrichtungen. Die Preise beginnen bei 6 USD pro Nutzer und Monat.
Kostenlose Version
Für die individuelle Nutzung ist Google Docs kostenlos verfügbar, wenn Sie ein Google-Konto haben.
3. Microsoft 365
Microsoft 365, die Software für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit, ist nach wie vor ein führendes Unternehmen im Bereich der Zusammenarbeit mit Dokumenten. Microsoft 365 bietet eine Reihe vertrauter Tools wie Word, Excel und PowerPoint und lässt sich nahtlos in den Cloud-Speicher OneDrive und die Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung integrieren. Co-Authoring in Echtzeit, intelligente Vorschläge und die enge Integration mit anderen Microsoft-Diensten machen es zu einer Komplettlösung für Unternehmen jeder Größe.
Die wichtigsten Funktionen von Microsoft 365:
- Gleichzeitige Bearbeitung und Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit für Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien
- Cloud-basierter Speicher mit OneDrive
- Zusammenarbeit, Kommentare, Vorschläge und Versionsverlauf
- Integration mit Microsoft Teams für Chat, Videokonferenzen und Teamzusammenarbeit
- Zugriffskontrolle und Berechtigungen
Vorteile von Microsoft 365:
- Bekannte Oberfläche
- Leistungsstarke Editoren
- Cloud-basierte Zugänglichkeit
- Sicherheitsmaßnahmen und Compliance-Standards zum Schutz sensibler Informationen
Nachteile von Microsoft 365:
Hohe Abonnementkosten
Preis
Microsoft 365 basiert auf einem Abonnementmodell mit verschiedenen Plänen für Privat-, Geschäfts- und Unternehmensnutzer. Die Preise können je nach Plan, Anzahl der Benutzer und zusätzlichen Funktionen variieren. In der Regel beginnt der Preis bei 99,99 $/Jahr.
Kostenlose Version
Microsoft 365 bietet keine kostenlose Version für Desktop an. Microsoft stellt jedoch kostenlose Online-Versionen von Office-Anwendungen (Office Online) mit eingeschränkten Funktionen zur Verfügung, auf die ohne Abonnement zugegriffen werden kann.
4. Zoho Docs
Zoho Docs ist eine Cloud-basierte Dokumentenkollaboration mit Funktionen zum Teilen, Bearbeiten und Zusammenarbeiten von Dateien. Zoho Docs wurde entwickelt, um Einzelpersonen, Teams und Unternehmen dabei zu helfen, Dokumente sicher und effizient zu erstellen, zu speichern, zu übertragen und zu teilen. Es bietet viele Funktionen, um dokumentenbezogene Aufgaben zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zwischen den Benutzern zu fördern.
Die wichtigsten Funktionen von Zoho Docs:
- Online-Editoren für Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen
- Gleichzeitiges Arbeiten am selben Dokument
- Versionshistorie des Dokuments, Nachverfolgung von Änderungen, Zurückkehren zu früheren Versionen
- Kommentare und Annotationen
- Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und sichere Freigabeoptionen zum Schutz sensibler Informationen.
Vorteile von Zoho Docs:
- Integration der Aufgabenverwaltung
- Offline-Zugriff mit der Möglichkeit, offline zu arbeiten. Alle vorgenommenen Änderungen werden synchronisiert, wenn die Internetverbindung wiederhergestellt ist
- Analyse von Dokumenten
- Benutzerdefinierte Branding-Optionen
Nachteile von Zoho Docs:
- Einige erweiterte Funktionen können eingeschränkt sein
- Lernkurve für Benutzer, die von anderen Plattformen umsteigen
Preis
Die Preisstruktur variiert je nach Anzahl der Benutzer, Speicherbedarf und zusätzlichen Funktionen. Die Preise beginnen bei $3/Monat.
Kostenlose Version
Zoho Docs bietet eine kostenlose Version mit grundlegenden Funktionen für die Zusammenarbeit an Dokumenten und 1 GB Dateispeicher.
5. Dropbox Paper
Dropbox Paper ist eine von Dropbox entwickelte Software für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit, die die Erstellung von Dokumenten, die Zusammenarbeit und das Projektmanagement vereinfacht. Es dient als zentraler Knotenpunkt, an dem Teams in Echtzeit zusammenarbeiten und Text, Bilder und Multimedia-Elemente zu dynamischen Dokumenten kombinieren können.
Die wichtigsten Funktionen von Dropbox Paper:
- Dokumente online erstellen, bearbeiten und mitbearbeiten
- Kommentare und Erwähnungen
- Versionskontrolle
- Integration umfangreicher Medien
Vorteile von Dropbox Paper:
- Saubere und intuitive Benutzeroberfläche
- Umfangreiche Medienintegration
- Umwandlung von Dokumenten in Präsentationen
- Integrierte Funktionen zur Aufgabenverwaltung
- Integration mit Dropbox Cloud-Speicher
Nachteile von Dropbox Paper:
- Begrenzte Offline-Funktionalität
- Fehlende fortgeschrittene Funktionen in den Dokumentenbearbeitungstools
Preis
Dropbox Business-Tarife können zusätzliche Funktionen und Optionen für die Zusammenarbeit bieten, beginnend mit einem Abonnement von 9,99 € pro Monat.
Kostenlose Version
Dropbox Paper ist mit jedem Dropbox-Konto kostenlos.
Fazit
Es gibt nicht das eine beste Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Bei der Wahl der besten Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten im Jahr 2024 müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden, um die spezifischen Bedürfnisse und Präferenzen Ihres Unternehmens oder Teams zu berücksichtigen.
Achten Sie zunächst auf die Funktionen der Dokumenten-Editoren. Sie sollten über alle Werkzeuge verfügen, um Dokumente jeglicher Komplexität zu bearbeiten. Wenn Sie ein kleines Team oder Unternehmen haben, sollten Sie kostenlose Versionen in Betracht ziehen. Sie verfügen in der Regel über genügend Speicherplatz für Dokumente, auch wenn Sie eine Obergrenze festlegen. Für größere Unternehmen lohnt es sich, einen Blick auf die Sicherheitsfunktionen zu werfen, um sicherzustellen, dass auch sensible Daten sicher aufbewahrt werden. Open-Source-Optionen sind dafür hervorragend geeignet.
