Die 6 besten Lösungen für die Dokumentenverwaltung 2024

Dokumentenmanagement-Software ist ein universelles Werkzeug, das jedes Team und jedes Unternehmen zur Verfügung haben muss, um seine Produktivität zu verbessern. Der Hauptgrund dafür ist, dass sie fast alles abdeckt, von der Zusammenarbeit und Kommunikation im Team bis hin zur Speicherung und Freigabe von Dateien. In diesem Beitrag finden Sie die besten Produkte in dieser Kategorie im Jahr 2024.

Was ist Dokumentenverwaltung?

Im Allgemeinen bezeichnet die Dokumentenverwaltung die Verarbeitung elektronischer Dokumente und Bilder von papierbasierten Inhalten in einem Unternehmen. Es umfasst eine breite Palette von Dateien, wie Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, digitale Formulare, gescannte Bilder und PDF-Dateien. Die Dokumentenverwaltung steuert den gesamten Lebenszyklus eines elektronischen Dokuments, einschließlich seiner Erstellung, Änderung, Verteilung, Zugänglichkeit und Speicherung.

Die Dokumentenverwaltung beinhaltet häufig ein flexibles System von Zugriffsberechtigungen, das es ermöglicht, bestimmte Vorgänge je nach der Rolle, die ein Benutzer im Unternehmen innehat, zu erlauben oder zu verbieten. Auf diese Weise gewährleistet die Dokumentenverwaltung die Vertraulichkeit wichtiger Dateien und verhindert unbefugten Zugriff.

Dokumentenmanagement ist ohne eine spezielle Software, auch DMS genannt, nicht möglich. Sie ermöglicht es den Benutzern, elektronische Dokumente an einem zentralen Ort zu erstellen, zu bearbeiten, zu verwalten und sogar gemeinsam zu bearbeiten.

Darüber hinaus verfügen DMS über Kommunikationstools, die es den Teammitgliedern erleichtern, bei der Arbeit an elektronischen Dokumenten zu interagieren und Meinungen auszutauschen, was ihre Produktivität steigert und die Zeit bis zur Genehmigung der endgültigen Version einer elektronischen Datei verkürzt.

Ziele der Software für die Dokumentenverwaltung

Mit spezialisierten Plattformen können Teams und Unternehmen die Verwaltung von Dokumenten erleichtern. Dies sind einige der häufigsten Gründe für den Einsatz einer solchen Software:

• Verringerung der Kosten für die physische Aufbewahrung von Dokumenten;
• Steigerung der Produktivität und der Teamzusammenarbeit;
• Verbesserte Sicherheit von vertraulichen Informationen;
• Eliminierung des Risikos von Datenschutzverletzungen;
• Verbesserung der Arbeitsabläufe bei elektronischen Dokumenten.

Um die beste Software für das Dokumentenmanagement zu finden, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können, sollten Sie sich die nachstehenden Optionen ansehen und abschätzen, ob sie unter Berücksichtigung Ihrer Geschäftsart und Ihres Budgets einen Unterschied in Ihrem Arbeitsprozess bewirken können.

Die 6 besten Softwarelösungen für das Dokumentenmanagement 2024

1. ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace ist ein webbasiertes Dokumentenmanagementsystem mit einer breiten Palette von Funktionen für die Zusammenarbeit. Es ermöglicht Teams und Unternehmen, eine sichere Umgebung für die Zusammenarbeit in der Cloud oder auf einem privaten lokalen Server zu schaffen, in der sie elektronische Dokumente speichern, verwalten, teilen und gemeinsam bearbeiten können.

ONLYOFFICE DocSpace ist mit allen gängigen Office-Dateien kompatibel und ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, elektronischen Formularen und PDF-Dateien. Das eingebaute Office-Paket garantiert die vollständige Kompatibilität mit Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien und unterstützt weitere gängige Dateiformate, darunter DOC, ODT, RTF, TXT, HTML, EPUB, XPS, DjVu, XLS, ODS, CSV, PPT und ODP.

ONLYOFFICE DocSpace bietet einen raumbasierten Ansatz für das Dokumentenmanagement, und es gibt drei Arten von Räumen, die Sie je nach Ihren Bedürfnissen erstellen können:

• Räume für die Zusammenarbeit sind für das gemeinsame Verfassen von Dokumenten in Echtzeit gedacht;
• Benutzerdefinierte Räume sind nützlich, wenn Sie eine bestimmte Aufgabe haben, wie z.B. das Ausfüllen von Formularen oder die Überprüfung von Dokumenten;
• Öffentliche Räume sind ideal für den externen Austausch, da Sie Benutzer über externe Links einladen können, um ihnen die Ansicht von Dateien ohne Registrierung zu ermöglichen.

In DocSpace-Räumen können Sie verschiedene Ebenen von Zugriffsberechtigungen für andere Benutzer einrichten, darunter Raumadministratoren, Power-User, Editoren, Betrachter, Kommentatoren, Überprüfer und Formularausfüller.

Wenn es um die Bearbeitung von Dokumenten geht, bietet ONLYOFFICE DocSpace professionelle Werkzeuge und Funktionen, einschließlich Chat-Kommunikation, Audio- und Videoanrufe und einen ChatGPT-basierten KI-Assistent, der die Arbeit mit Texten erleichtert. Sie können zum Beispiel Bilder generieren, Zusammenfassungen erstellen, Schlüsselwörter extrahieren, Absätze übersetzen usw.

Am besten geeignet für: Echtzeit-Zusammenarbeit von Dokumenten mit Teamkollegen, Abteilungen, Partnern und Kunden.

Möchten Sie ONLYOFFICE DocSpace ausprobieren und sehen, wie es die Art und Weise verändern kann, wie Sie an Dokumenten arbeiten und mit anderen Benutzern zusammenarbeiten? Starten Sie jetzt in der Cloud:

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2. OpenKM

OpenKM ist eine Open-Source-Plattform für das Dokumenten- und Aktenmanagement, die wichtige Werkzeuge für das Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit mit einer fortschrittlichen Suchfunktion kombiniert. Das System verfügt außerdem über Verwaltungsfunktionen, die es ermöglichen, die Rollen verschiedener Benutzer zu definieren, Zugangskontrollen einzurichten, Benutzerquoten festzulegen, die Dokumentensicherheit zu kontrollieren und auf detaillierte Protokolle der Benutzeraktivitäten zuzugreifen.

OpenKM ermöglicht es den Anwendern, die Produktion, Speicherung, Verwaltung und Verteilung von elektronischen Dokumenten zu kontrollieren. Außerdem bietet es eine Workflow-Engine, die den Mitarbeitern hilft, ihre Produktivität zu steigern, und ein Records-Management-System, mit dem Ihr Unternehmen Informationen über Geschäftsaktivitäten und Transaktionen erfassen und verwalten kann.

Was OpenKM außerdem zu einer guten Wahl für das Dokumentenmanagement macht, ist die Tatsache, dass einige gängige Aufgaben automatisch und ohne menschliches Zutun durchgeführt werden können. So ist es beispielsweise möglich, Validierungsregeln für die Klassifizierung von Dokumenten, elektronische Signaturen und die Erfassung von Metadaten zu erstellen und anzuwenden.

Am besten geeignet für: Dokumenten- und Aktenverwaltung auf Unternehmensebene.

3. DocuWare

DocuWare ist eine Cloud-basierte Dokumentenmanagement- und Workflow-Automatisierungssoftware, die es Unternehmen und dezentralen Teams ermöglicht, elektronische Dokumente zu digitalisieren, zu sichern und zu verarbeiten.

Mit DocuWare können Sie verschiedene Aufgaben und Prozesse automatisieren, wie z.B. die Rechnungserstellung, das Vertragsmanagement oder das Onboarding von neuen Mitarbeitern. Die Plattform erfasst automatisch wichtige Informationen und speichert sie in einer einzigen digitalen Umgebung. Das funktioniert zum Beispiel für Mitarbeiterakten, Personalakten und Geschäftsdokumente. So kann sich Ihr Team von Routineaufgaben befreien und sich auf das konzentrieren, was Produktivität und Gewinn bringt.

Als Cloud-basierte Lösung ist DocuWare über jeden Browser zugänglich und eignet sich daher perfekt für Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten. Für die Erstellung von Diagrammen oder die Bearbeitung von gescannten Dokumenten stehen Ihnen als DocuWare-Anwender einige zusätzliche Tools zur Verfügung, die Ihre Produktivität steigern können.

Am besten geeignet für: Automatisierung von Dokumenten-Workflows in verteilten Teams.

4. Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud ist ein von Adobe entwickeltes Dokumentenmanagementsystem, das mit leistungsstarken Werkzeugen und Diensten zur PDF-Bearbeitung ausgestattet ist, darunter Adobe Acrobat Pro DC, Acrobat Sign und andere Apps. Mit der kombinierten Lösung können Benutzer ihre manuellen Dokumentenprozesse in digitale Workflows umwandeln.

Adobe Document Cloud ist bestens für die Verwaltung von PDF-Dateien geeignet. Sie können PDFs mit Leichtigkeit auf jedem Gerät erstellen, bearbeiten und unterschreiben. Außerdem bietet die Plattform Werkzeuge für die Zusammenarbeit und Synchronisierung, sodass Sie mit Ihren Kollegen in Echtzeit zusammenarbeiten können.

Die integrierte Prüfpfadfunktion bietet schnellen Zugriff auf alle Dokumentenaktivitäten, so dass Sie den aktuellen Status Ihrer PDF-Dokumente jederzeit verfolgen und überwachen können. Außerdem gibt es eine nützliche Funktion, mit der Sie sich automatisch an Abgabetermine für Dokumente erinnern lassen können.

Adobe Document Cloud bietet auch Zugriff auf benutzerdefinierte Vorlagen verschiedener Art, z. B. Verträge oder ausfüllbare Formulare, was den Prozess der Dokumentenerstellung erheblich beschleunigt, da Sie nichts von Grund auf neu erstellen müssen.

Am besten geeignet für: Erstellung und Verwaltung von PDF-Dateien.

5. M-Files

M-Files ist eine innovative Plattform für die Dokumentenverwaltung, die eine Vielzahl von Geschäftsprozessen abdeckt, z. B. die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die Zusammenarbeit, die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und die Protokollierung von Prüfungen.

Die Plattform basiert auf einer KI-Technologie und hilft Teams und Unternehmen, alle Informationen an einem Ort zu organisieren, indem sie elektronische Dokumente klassifiziert und ihre Bedeutung extrahiert. Auf diese Weise können Routineaufgaben effizienter gestaltet und sichergestellt werden, dass relevante Informationen leicht gefunden und auf die richtige Weise verwendet werden können.

M-Files kann an jede Branche angepasst werden, die eine intelligente Dokumentenverwaltung und Inhaltssuche erfordert. Eine weitere Stärke dieser Plattform ist die Möglichkeit, Dienste von Drittanbietern zu integrieren, um die Produktivität zu steigern. Die Liste der verfügbaren Optionen umfasst Adobe Acrobat Sign, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce und SharePoint.

Am besten geeignet für: Automatisierung von Wissensarbeit.

6. LogicalDOC

LogicalDOC ist eine Dokumentenmanagement-Lösung, die eine intuitive Benutzeroberfläche und eine fortschrittliche Technologie bietet, die mit weithin akzeptierten internationalen Standards kompatibel ist. Es handelt sich um eine modulare Plattform, die auch die komplexesten Anforderungen an das Dokumentenmanagement problemlos erfüllen kann.

LogicalDOC verfügt über ein Mehrzweck-DMS-System, das sowohl Dokumenten- und Wissensmanagement als auch Werkzeuge für die Bearbeitung von Formularen und Unterlagen umfasst. Die Software ist in der Lage, Geschäftsdokumente zu organisieren, zu indizieren, abzurufen, zu kontrollieren und sicher zu verteilen.

Mit LogicalDOC können Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren, um Ihre Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. Die Plattform kann auf Windows, Linux und macOS installiert werden. Der Hauptvorteil von LogicalDOC ist die Einfachheit bei der Dateneingabe und dem Abrufen von Dokumenten.

Am besten geeignet für: sicheres Dokumentenmanagement in privaten Netzwerken.

Fazit

Wenn in Ihrem Unternehmen viel Papierkram anfällt, brauchen Sie unbedingt ein zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem. Die Wahl der richtigen Software hängt von der Art Ihres Unternehmens, Ihrer Arbeitsbelastung und Ihrem Budget ab. Das Gute an DMS-Plattformen ist, dass sie branchenübergreifend sind, so dass jede der oben beschriebenen Optionen höchstwahrscheinlich in dem Bereich eingesetzt werden kann, in dem Ihr Unternehmen tätig ist. Sie sollten sich nur die Funktionen genau ansehen und sich für die Software entscheiden, die alle Ihre Anforderungen an die Dokumentenverwaltung erfüllt.