Wie das Kinderhaus Berlin mit ONLYOFFICE DocSpace schützenswerte Dateien teilt und gemeinsam bearbeitet

Kinderhaus Berlin – Mark Brandenburg e.V. installierte ONLYOFFICE DocSpace Server, um weniger Zeit mit der Dokumentation der Fallakten verbringen zu müssen. Timo Petersohn, Mitarbeiter IT Helpdesk, berichtet über die Erfahrungen seines Teams.

Über das Kinderhaus

Kinderhaus Berlin – Mark Brandenburg e.V. ist ein öffentlicher Träger mit etwa 40 Teilprojekten im Raum Berlin und Brandenburg. Die Palette der Teilprojekte umfasst Arbeitsbereiche wie Tagesgruppe, ambulante Betreuung, Verselbständigungsgruppen, Erziehungsstellen, Regelgruppen, Jugendwohngruppen, Wohngemeinschaften, Betreutes Einzelwohnen, Familienintegrationsgruppen, Krisen und Clearinggruppen und ein Familienzentrum.

Im Kinderhaus leben aktuell Kinder, Jugendliche und Familien ab 0 Jahre, die von ErzieherInnen, SozialpädagogInnen und anderen Fachkräften betreut werden.

Warum ONLYOFFICE DocSpace

Um mehr Zeit für die Betreuung zu haben und weniger Zeit mit der Dokumentation der Fallakten verbringen zu müssen, hat das Kinderhaus nach einer leicht bedienbaren Office-Suite gesucht.

Herr Petersohn berichtet, dass sie besonders schützenswerte Daten erheben. Deshalb benötigten sie eine Lösung, die man selbst hosten kann. Trotzdem wollte das Kinderhaus mit der Zeit gehen und Mitarbeitern vom Jugendamt die Möglichkeit bieten, die digitalen Akten einzusehen. Das ist über Berechtigungen auf Räume in ONLYOFFICE DocSpace möglich, wobei es für eine strukturiertere Gliederung optimal wäre, einzelne Personen nur auf bestimmte Ordner berechtigen zu können.

Es handelt sich hierbei um ein Pilotprojekt, an dem eine Auswahl von MitarbeiterInnen teilnehmen. es sollte einfach zu administrieren sein. In der Testphase ist es klar geworden, dass ONLYOFFICE DocSpace Server ein guter Kandidat für ein All-in-One Paket ist.

Effektive Zusammenarbeit

Laut Herr Petersohn wird das Schreiben von Protokollen und Fallakten komplett im DocSpace erledigt und Mitarbeiter können gleichzeitig an einer Datei arbeiten.

Die Bearbeitung von Dokumenten und das Ausfüllen von Formularen funktioniert jetzt schneller und einfacher. Gleichzeitig wird alles an einem Ort gesammelt, so bleibt mehr Zeit für die Betreuung.

Anfangs mussten sich die MitarbeiterInnen an DocSpace und die neuen Funktionen gewöhnen. Es werden keine Dokumente mehr per Mail versendet und es entstehen nicht mehr unterschiedliche Versionen eines Dokuments auf verschiedenen Geräten.

Es gibt auch einen einfachen Zugriff über die ONLYOFFICE Desktop-App auf den Server des Kinderhauses. Externe Mitarbeiter vom Jugendamt können ohne eine Installation auf bestimmte Dokumente zugreifen (vorausgesetzt sie verfügen über ein Smartphone für die 2-Faktor Authentifizierung).

Martina, Sozialpädagogin:

Wir können nun deutlich schneller und einfacher arbeiten als zuvor mit dem Netzwerkspeicher.