Automatisches Ausfüllen in Excel-Blättern erklärt

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie Sie das Hinzufügen von Daten in Excel-Tabellen vereinfachen können? Wenn ja, dann sollten Sie die Funktion automatisches Ausfüllen ausprobieren. Lesen Sie den folgenden Beitrag, um mehr über die automatische Ausfüllung in Excel zu erfahren und zu entdecken, wie Sie mit diesem Tool Zeit sparen können.

Was ist das automatische Ausfüllen in Excel?

Automatisches Ausfüllen ist eine Funktion, die bei der Arbeit in Excel-Tabellen automatisch Daten einträgt, während Sie Text eingeben. Sie sagt den Rest eines Satzes oder eines Wortes auf der Grundlage dessen, was Sie bereits eingegeben haben, voraus. Mit anderen Worten: Wenn Sie etwas eingeben, das mit denselben Zeichen beginnt wie ein anderer Texteintrag in der Excel-Spalte, wird Ihnen der mögliche Rest des Wortes oder Satzes vorgeschlagen.

Die Funktion automatisches Ausfüllen ist so konzipiert, dass sie voraussieht, was Sie eingeben werden. Wenn der vorgeschlagene Text Ihren Wünschen entspricht, können Sie ihn durch Drücken der Eingabetaste auf der Tastatur oder durch Anklicken des gewünschten Vorschlags in der Dropdown-Liste übernehmen. Auf diese Weise können Sie bei der Arbeit mit ähnlichen Daten viel Zeit und Mühe sparen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie haben eine lange Tabelle mit vielen Duplikaten. Wenn die Funktion automatisches Ausfüllen aktiviert ist und Sie mit der Eingabe in eine Zelle beginnen, wird der Rest der Informationen automatisch ausgefüllt, was die Dateneingabe erheblich beschleunigt.

Schauen wir uns an, wie automatisches Ausfüllen in Excel-Tabellen funktioniert, und betrachten wir einige praktische Beispiele mit dem ONLYOFFICE-Editor für Tabellenkalkulationen.

Beispiel 1: Zellen mit Textwerten auffüllen

Nehmen wir an, wir haben einen Textwert, den wir kopieren möchten, um eine Reihe von Zellen zu vervollständigen. Dazu müssen wir das Werkzeug Füllgriff verwenden, das ein unverzichtbarer Bestandteil der Funktion automatisches Ausfüllen ist. Es handelt sich um ein kleines Quadrat, das in der unteren rechten Ecke der ausgewählten Zelle oder des ausgewählten Bereichs erscheint.

Um eine Reihe von Zellen mit denselben Textwerten auszufüllen, folgen wir diesen Schritten:

• Öffnen Sie Ihre Excel-Datei im Tabellenkalkulationseditor von ONLYOFFICE;
• Wählen Sie eine Zelle oder einen Zellbereich aus, der den gewünschten Text enthält;
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Füllgriff in der rechten unteren Ecke der ausgewählten Zelle oder des Zellbereichs. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein kleines schwarzes Kreuz;
• Ziehen Sie das kleine schwarze Kreuz senkrecht oder waagerecht.

Sobald Sie die Maustaste loslassen, werden die ausgewählten Zellen mit demselben Text gefüllt.

Beispiel 2: Zellen mit numerischen Werten auffüllen

Ein weiteres beliebtes Beispiel für die Verwendung des automatischen Ausfüllens in Excel-Blättern ist das Ausfüllen einer Reihe von Zellen mit Zahlen. Dies kann Währungen, Zeiten, Daten, Wochentage, Monate usw. umfassen.

Stellen wir uns vor, dass wir eine Folge von ganzen Zahlen, beginnend mit 1, fortsetzen müssen. Zunächst geben wir die ersten beiden ganzen Zahlen in die Startzellen ein, bewegen den Mauszeiger über den Ausfüllgriff und greifen ihn, um den angegebenen Bereich mit den erforderlichen numerischen Daten auszufüllen.

Das automatische Ausfüllen kann verschiedene numerische Muster erkennen, so dass Sie Zellen und Bereiche auf unterschiedliche Weise ausfüllen können. Sie können zum Beispiel Zahlenfolgen mit verschiedenen Parametern erhalten. Vergessen Sie nicht, dass die Differenz zwischen den Zahlen konstant sein muss.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Zahlenfolge erhalten, bei der die Differenz zwischen den Zahlen gleich 3 ist. Das sieht dann so aus: 1, 4, 7… Geben Sie einfach die ersten drei Werte ein, damit die Funktion automatisches Ausfüllen das gewünschte Muster erkennen kann, und verwenden Sie den Füllgriff, um das Gewünschte zu erhalten.

Beispiel 3: Zellen mit den Wochentagen und Monaten ausfüllen

Ab Version 7.5 kann der Tabellenkalkulationseditor von ONLYOFFICE auch Wochentage und Monate automatisch ausfüllen. Schauen wir uns das folgende Beispiel an.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten einige Zellen mit Monaten ausfüllen. Sie müssen nicht mit Januar beginnen, Sie können jeden beliebigen Monat auswählen. Wenn Sie z. B. mit März beginnen möchten, brauchen Sie nur die erste Zelle auszufüllen und die oben beschriebenen grundlegenden Vorgänge des automatischen Ausfüllens durchzuführen. Alle Monate werden dann in der entsprechenden Reihenfolge angezeigt, beginnend mit dem von Ihnen angegebenen Monat.

Das gleiche Prinzip gilt für die Wochentage. Das Beste an der Funktion des Automatischen Ausfüllens ist, dass sie Abkürzungen erkennt, so dass Sie “Mon” anstelle von “Montag”, “Jan” anstelle von “Januar” usw. verwenden können.

Beispiel 4: Mehrere Zeilen oder Spalten ausfüllen

Für das automatische Ausfüllen ist es ein Kinderspiel, Text und numerische Werte in separate Zeilen und Spalten zu kopieren. Aber ist sie auch in der Lage, mit Daten in mehr als einer Zeile oder Spalte umzugehen? Die Antwort lautet: Ja.

Nehmen wir an, wir haben eine Tabelle mit einigen Mitarbeitern und ihren freien Tagen. Wir wählen mehrere Zeilen und Spalten aus, ziehen den Füllgriff und sehen, was wir erhalten. Alle erforderlichen Daten wurden erfolgreich kopiert.

Beispiel 5: Ausfüllen von Zellen mit dem gewünschten Wert aus einer Dropdown-Liste

Wenn eine Spalte in Ihrer Excel-Tabelle mehrere Textwerte enthält, können Sie ganz einfach einen dieser Werte ersetzen oder die nächste leere Zelle ausfüllen, indem Sie eine der bereits vorhandenen Optionen auswählen. Dazu müssen Sie die Option Aus Dropdown-Liste auswählen wählen.

Um zu üben, wollen wir einen der Werte in unserem Blatt ersetzen. Wir wollen zum Beispiel Gelb durch Blau ersetzen. Dazu müssen wir Gelb markieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken, um das Kontextmenü aufzurufen, aus der Dropdown-Liste auswählen und Blau aus allen verfügbaren Optionen auswählen. Gelb wird dann sofort durch Blau ersetzt.

Beispiel 6: Leere Zellen auffüllen

Mit dem automatischen Ausfüllen können Sie auch leere Zellen mit Daten füllen. Markieren Sie einfach die gewünschten Werte und die leeren Zellen, die Sie kopieren möchten, und verwenden Sie den Füllgriff auf die übliche Weise.

Beispiel 7: Zellen in verschiedenen Richtungen auffüllen

In allen obigen Beispielen haben wir die Zellen vertikal ausgefüllt. Es ist jedoch kein Problem für das automatische Ausfüllen, die Daten horizontal auszufüllen. Sie tun das Gleiche, aber der Ausfüllgriff sollte nach links oder rechts gezogen werden, je nachdem, wo sich der ausgewählte Zellbereich befindet.

Lassen Sie uns einfache Zahlenfolgen beginnend bei 1 in verschiedenen Richtungen erstellen:

Plugin für das automatische Ausfüllen im Tabellenkalkulationseditor

Im Tabellenkalkulationseditor von ONLYOFFICE gibt es ein spezielles Plugin, das die Eingabe großer Textwerte erleichtern kann. Das Plugin AutoComplete ist ein Eingabeassistent, der mögliche Optionen vorschlägt, während Sie ein Wort eingeben.

Wenn dieses Plugin aktiviert ist, schlägt es automatisch alle Wörter vor, die die Buchstaben enthalten, die Sie bereits getippt haben. Das bedeutet, dass Sie nicht ein ganzes Wort eintippen müssen. Sie müssen nur die ersten Buchstaben eingeben und die gewünschte Option mit einem Mausklick aus der Dropdown-Liste auswählen.

Wenn Sie z. B. “Montag” in eine Zelle schreiben möchten, genügt es, “Mond” einzugeben. Wenn Sie mit großen Mengen an Textinformationen arbeiten, kann Ihnen dieses Tool ein wenig Zeit sparen. Außerdem kann es nützlich sein, wenn Sie sich über die korrekte Schreibweise eines Wortes nicht sicher sind.

Das Plugin für das automatische Ausfüllen ist nicht standardmäßig verfügbar, so dass Sie es installieren müssen. Dies kann einfach über den integrierten Plugin-Manager im Tabellenkalkulationseditor von ONLYOFFICE erfolgen. Sie finden ihn auf der Registerkarte Plugins:

Wenn Sie den Plugin-Manager öffnen, sehen Sie alle verfügbaren Plugins. Suchen Sie automatisches Ausfüllen und klicken Sie auf Installieren.

Automatisches Ausfüllen ist ein System-Plugin und hat daher kein Symbol. Wenn es installiert ist, bleibt es immer aktiviert. Wenn Sie diese Funktion nicht wünschen, müssen Sie das Plugin entfernen. Sie können dies über den Plugin-Manager tun. Suchen Sie einfach nach automatisches Ausfüllen und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen.

Lesen Sie diesen Beitrag oder sehen Sie sich das Video unten an, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Plugins in ONLYOFFICE installieren und löschen können:

Tabellenkalkulationseditor von ONLYOFFICE erhalten

Füllen Sie die Zellen mit der Funktion automatisches Ausfüllen in Excel-Tabellen online in Ihrem Webbrowser aus, indem Sie ein kostenloses ONLYOFFICE DocSpace-Konto oder erstellen oder die kostenlose Desktop-Anwendung von ONLYOFFICE für Windows, Linux und macOS herunterladen:

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