كيفية إنشاء قائمة منسدلة في جدول “Excel”

يعد الحفاظ على تنظيم البيانات ودقتها أمرًا أساسيًا وتعتبر الأدوات مثل القوائم المنسدلة وسيلة فعالة لتحقيق هذا الهدف. تابعوا قراءة هذا المقال للتعرف على مفهوم القوائم المنسدلة وكيفية استخدامها.

ما هي القوائم المنسدلة في الجداول؟

القائمة المنسدلة هي قائمة محددة مسبقًا تحتوي على خيارات يمكن للمستخدمين الاختيار منها ضمن خلية في جدول البيانات. تساعد هذه الميزة في تقييد المدخلات بمجموعة معينة من القيم مما يضمن الاتساق ويقلل من الأخطاء أثناء إدخال البيانات.

على سبيل المثال، عند إدارة جدول مخزون، بدلاً من إدخال تصنيف العناصر يدويًا لكل صف، يمكنكم إعداد قائمة منسدلة تحتوي على خيارات مثل: “إلكترونيات” أو “ملابس” أو “مستلزمات منزلية”.

ما هي فوائد استخدام القوائم المنسدلة؟

توفر القوائم المنسدلة العديد من الفوائد التي تجعلها أداة قيّمة لتنظيم البيانات وإدارتها:

1. لزيادة الدقة: تعمل القوائم المنسدلة على الحد من الأخطاء عن طريق تقييد المدخلات بقيم محددة مسبقًا مما يساعد على تجنب الكتابة الخاطئة أو الإدخالات غير المقصودة، وهو أمر بالغ الأهمية عند التعامل مع مجموعات بيانات كبيرة.

2. إدخال البيانات بسرعة: يعد اختيار القيم من قائمة أكثر سرعة وسهولة مقارنة بالإدخال اليدوي. هذا يجعل القوائم المنسدلة مثالية للمهام المتكررة أو عند العمل مع زملاء قد لا يكونون على دراية بمحتوى مجموعة البيانات.

3. التحقق من صحة البيانات: تضمن القوائم المنسدلة إدخال بيانات صحيحة فقط. يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية عند إعداد التقارير أو استخلاص النتائج من البيانات حيث يتم العمل بمجموعة بيانات نظيفة وموحدة.

4. عرض احترافي: تضيف القوائم المنسدلة مظهرًا أكثر تنظيمًا واحترافية إلى الجداول وهو أمر ضروري للعروض التقديمية والتقارير أو المشاريع التعاونية.

أمثلة على القوائم المنسدلة

•  إدارة المشاريع: متابعة حالة المهام من خلال خيارات مثل: “لم تبدأ” أو “قيد التنفيذ” أو “مكتملة”.
•  تخطيط الفعاليات: إدارة استجابات الحضور باستخدام قوائم تحتوي على خيارات مثل: “مؤكد” أو “محتمل” أو “مرفوض”.

كيفية إنشاء قائمة منسدلة

بعد أن تعرفنا على ماهية القوائم المنسدلة، دعونا نتعرف على طريقة إدراجها في جدول باستخدام محرر الجداول لدى “ONLYOFFICE”.

لجعل العملية واضحة، سنستخدم مثالًا بسيطًا: إنشاء قائمة منسدلة تحتوي على الجنسيات التي نحتاج إدراجها ضمن قائمة المشاركين في فعالية.

افتحوا محرر الجداول لدى “ONLYOFFICE” وانتقلوا إلى الملف الذي ترغبون في إضافة قائمة منسدلة إليه، أو أنشئوا ملفًا جديدًا.

حدّدوا الخلية أو الخلايا التي ترغبون في ظهور القائمة بها، ثم انتقلوا إلى تبويب البيانات وانقروا على “تحقق من صحة البيانات”. في المثال الخاص بنا، اخترنا إدراج القائمة في ورقة مختلفة.

في النافذة المنبثقة، اختاروا “قائمة” ضمن قسم “السماح”.

حدّدوا نطاقًا من الخلايا في جدولكم يحتوي على القيم التي ستظهر في القائمة. يمكنكم إدخال القيم يدويًا أو تحديدها مباشرة. بعد ذلك، انقروا على “موافق”.

ستظهر الآن الأسهم المنسدلة في الخلايا المحددة مما يسمح لكم بتحديد القيم المطلوبة من الخيارات المتاحة.

انقروا على الخلية للتحقق من ظهور القائمة المنسدلة والتأكد من عملها كما يجب.

نصائح لتحسين القوائم المنسدلة

•  القوائم الديناميكية: استخدم نطاقًا مسمى أو صيغًا لإنشاء قوائم تتحدّث تلقائيًا عند إضافة عناصر جديدة.
•  حماية القوائم: قُم بقفل ورقة العمل لتجنّب التعديلات العرضية على القوائم أو إعداداتها.

احصل على محرر جداول “ONLYOFFICE”

هل تبحثون عن محرر جداول متقدم وسهل الاستخدام لإدارة بياناتكم بكفاءة؟ يوفر “ONLYOFFICE Docs” كل الأدوات التي تحتاجونها. أنشئوا حسابًا على “DocSpace” أو حمّلوا تطبيق سطح المكتب لاستكشاف جميع الميزات، بما في ذلك ميزة القوائم المنسدلة، لجعل سير عملكم أكثر كفاءة.

ابدأ عبر الإنترنت    حمّل تطبيق سطح المكتب