أنواع المستخدمين والأدوار في “ONLYOFFICE DocSpace”: دليل سريع

يقدم الإصدار 3.0 من “ONLYOFFICE DocSpace” نظامًا محدثًا لأنواع المستخدمين والأدوار لتوفير إدارة وصول أكثر مرونة ووضوحًا. اقرأوا المقال لاكتشاف أبرز التحديثات وكيفية تحسينها لإمكانات التعاون.

أنواع المستخدمين

تحدد أنواع المستخدمين مستوى الوصول والصلاحيات التي يمتلكها الشخص في “DocSpace”. من خلال التمييز بين الأنواع المختلفة، تتيح “DocSpace” للمؤسسات التحكم في من يمكنه الوصول إلى أقسام معينة، وإنشاء أو تعديل الملفات، وإدارة الغرف، ودعوة المستخدمين الآخرين. هذه الأنواع تضمن أن الوصول إلى الوثائق الحساسة أو الإعدادات الإدارية يقتصر على المستخدمين المصرح لهم فقط.

في الإصدار 3.0 من “ONLYOFFICE DocSpace”، قمنا بإعادة تعريف أنواع المستخدمين. إليكم التغييرات مقارنة بالإصدارات السابقة:

مالك “DocSpace” -> مالك “DocSpace”

مسؤول “DocSpace” -> مسؤول “DocSpace”

مسؤول الغرفة -> مسؤول الغرفة

المستخدم المتميز (مدفوع) -> مستخدم (مجاني)

المستخدم (مجاني) -> ضيف (مجاني)

مالك “DocSpace” والمسؤولون (مدفوع)

مسؤولو “DocSpace” مسؤولون عن إدارة إعدادات “DocSpace” والإشراف على جميع الغرف.

أما مالكو “DocSpace”، فلديهم صلاحيات المسؤولين ذاتها، بالإضافة إلى إمكانية إدارة تفاصيل الدفع وحذف “DocSpace” بالكامل ودعوة أو إدارة مسؤولي “DocSpace”.

قبل الإصدار 3.0: كان المالك والمسؤول يتمتعان تلقائيًا بوصول كامل إلى الغرف والمستندات داخلها.

الجديد في الإصدار 3.0: كلا النوعين من المستخدمين باتا مقيدين بالأدوار الموكلة إليهم في غرفة معينة. إذا لم يتم تخصيص دور لهما في الغرفة، سيكون وصولهما مقتصرًا على القراءة فقط. ومع ذلك، يحتفظان بإمكانية تغيير مالك الغرفة أو نسخها أو أرشفتها.

ملاحظة هامة: أصبح من الضروري الآن تعيين أدوار للمالكين والمسؤولين إذا لم يتم ذلك سابقًا. لضمان وصول وصلاحيات صحيحة، يجب تحديد الأدوار بوضوح.

مسؤولو الغرف (مدفوع)

يدير مسؤولو الغرف الغرف الموكلة إليهم بنفس الصلاحيات والقيود. يمكنهم إنشاء غرف جديدة وإدارة الغرف الموكلة لهم، دعوة مستخدمين وضيوف جدد عبر الغرف، وتعيين أدوار بشرط أن تكون أقل من مستواهم.

الجديد في الإصدار 3.0: لا توجد تغييرات على وظائف مسؤولي الغرف.

المستخدمون (سابقًا المستخدمون المتقدمون) (مجاني)

يتمتع المستخدمون بإدارة ملفاتهم الشخصية وإنشاء وتحرير المستندات داخل الغرف، لكن صلاحياتهم محدودة في إدارة الغرف والإعدادات.

قبل الإصدار 3.0: كان المستخدمون المتقدمون فقط قادرين على إنشاء وتحميل المستندات إلى الغرف، والوصول إلى قسم “مستنداتي”، وكانوا ضمن الفئات المدفوعة.

الجديد في الإصدار 3.0: تم إلغاء نوع المستخدم المتقدم وتعزيز إمكانيات المستخدمين العاديين بشكل ملحوظ، مع الحفاظ على هذا النوع مجانيًا بالكامل. أصبح بإمكانكم الآن إضافة عدد غير محدود من المستخدمين دون أي تكلفة.

بالإضافة إلى ذلك، أصبح بإمكان المستخدمين دعوة ضيوف بموافقة مدير الغرفة.

ملاحظة هامة: تم تحويل جميع المستخدمين المتقدمين المدفوعين سابقًا تلقائيًا إلى مستخدمين عاديين مجانيين مع الاحتفاظ بإمكانية الوصول إلى غرفهم.

الضيوف (سابقًا المستخدمون) (مجاني)

الضيوف هم نوع جديد مجاني يشبه جهات الاتصال الخارجية في الغرف العامة، حيث يتمتعون عادةً بوصول محدود إلى مناطق معينة.

الجديد في الإصدار 3.0: يمكن دعوة الضيوف فقط إلى غرف محددة من خلال دعوة الغرفة مع الصلاحيات التي يحددها مدير الغرفة لهم.

بناءً على الدور المخصص لهم من قِبل مدير الغرفة، يمكن للضيوف:

•  عرض الملفات
•  تحرير الملفات
•  إنشاء محتوى جديد
•  دعوة ضيوف آخرين (بموافقة مدير الغرفة)
•  عرض قائمة ضيوفهم الخاصة

لا يمكن للضيوف الوصول إلى أقسام “جهات الاتصال” أو “المستندات”، كما لا يمكنهم إنشاء غرف. في الإصدار الأول، لا يمكن إضافة الضيوف إلى المجموعات.

يرجى الانتباه: تم تحويل جميع المستخدمين المضافين سابقًا إلى ضيوف، وستظهر أسماؤهم الآن فقط في قوائم الضيوف الخاصة بالمسؤولين. إذا لزم الأمر، يمكنكم تحديث نوعهم.

أما الضيوف الذين تتم إضافتهم في الإصدار 3.0، فسيظهرون في قائمة الضيوف الخاصة بالمستخدم الذي أضافهم ومدير الغرفة الذي وافق على إضافتهم.

للاطلاع على دليل تفصيلي حول إدارة المستخدمين في”DocSpace”، يرجى زيارة مركز المساعدة الخاص بنا.

إدارة المستخدمين في قسم “جهات الاتصال” الجديد

في الإصدار 3.0 من “DocSpace”، تم إعادة تصميم قسم “الحسابات” وإعادة تسميته إلى “جهات الاتصال”، وأصبح يتألف الآن من ثلاثة تبويبات:

الحسابات -> جهات الاتصال

الأشخاص -> الأعضاء

المجموعات -> المجموعات

الضيوف (جديد)

قبل الإصدار 3.0: كان قسم “الحسابات” في “DocSpace” يضم تبويبين:”الأشخاص”، حيث تُعرض جميع مستخدمي “DocSpace” المسجلين و “المجموعات”، حيث يمكن تنظيم المستخدمين في مجموعات مع إمكانية تعيين رؤساء للمجموعات لتحسين إدارة الفرق.

الجديد في الإصدار 3.0: تم تغيير اسم تبويب “الأشخاص” إلى “الأعضاء”، وهو يتضمن جميع المستخدمين والمالكين والمسؤولين المسجلين في “DocSpace”والذين تمت إضافتهم من قبل المالك أو المسؤول عبر قسم “جهات الاتصال”. يمثل الأعضاء عادة موظفي المؤسسة أو أعضاء الفريق العاملين على مشروع محدد.

تم إضافة تبويب “الضيوف”، مما يسهل إدارة المتعاونين الخارجيين. يمكنكم الآن معرفة الضيوف المرتبطين بغرفكم بسرعة ومعرفة الصلاحيات الممنوحة لهم. على عكس الأعضاء، يُضاف الضيوف مباشرة عبر دعوات الغرف بدلاً من قسم “جهات الاتصال”.

في تبويب “الضيوف”، يتمتع كل مستخدم بقائمة خاصة بالضيوف الذين دعاهم ولا يمكن للمستخدمين الآخرين الاطلاع على قوائم ضيوف غيرهم.

هذا الهيكل المحدث يضمن لكم القدرة على تحديد وإدارة من لديه صلاحيات الوصول إلى غرف أو ملفات معينة بسهولة، كما يوفر رؤية أوضح لضيوفكم وأدوارهم في “DocSpace”.

أدوار المستخدمين في الغرف

تم تحديث أدوار المستخدمين في الإصدار 3.0 من “DocSpace” داخل الغرف بشكل كبير. تُخصص هذه الأدوار داخل الغرف المحددة، حسب نوع الغرفة والإجراءات التي يقرر مدير الغرفة السماح بها.

مدير الغرفة (جديد)

منشئ المحتوى (جديد)

محرر -> محرر

مُعبئ النموذج -> مُعبئ النموذج

مراجع -> مراجع

معلق -> معلق

مشاهد -> مشاهد

قبل الإصدار 3.0: في “DocSpace”، كان يتم تعيين أدوار مثل المحرر ومُعبئ النموذج ومراجع ومعلق ومشاهد داخل الغرف. كان يتم تعيين دور مالك الغرفة تلقائيًا لمالكي “DocSpace” والمديرين، مما يمنحهم الوصول الكامل إلى المستندات في الغرفة أو القدرة على إدارة الغرفة بشكل كامل.

الجديد في الإصدار 3.0: إلى جانب الأدوار الموجودة مثل المحرر ومُعبئ النموذج ومراجع ومعلق ومشاهد، يقدم الإصدار 3.0 دورين جديدين – مدير الغرفة ومنشئ المحتوى.

مدير الغرفة

يتيح هذا الدور للمستخدمين إدارة إعدادات الغرفة، بما في ذلك إضافة/إزالة الأعضاء وتعيين الأذونات. يمكنهم أيضًا إدارة الملفات عن طريق نسخها أو نقلها أو إعادة تسميتها أو حذفها سواء كانت ملفاتهم الخاصة أو ملفات الآخرين.

منشئ المحتوى

يتيح هذا الدور للمستخدمين إنشاء وتحميل الملفات والمجلدات الجديدة حسب نوع الغرفة. كما يُسمح لمنشئي المحتوى بإدارة تاريخ إصدار المستندات.

ملاحظة: عند الترقية إلى الإصدار 3.0، سيتم تحديث الأدوار في الغرف تلقائيًا:

مشرف الغرفة -> مدير الغرفة

مستخدم متميز -> منشئ المحتوى

إليك نظرة سريعة على جميع الأدوار والأنشطة التي يمكنهم القيام بها في الغرفة.

كما تم ذكره سابقًا، أصبح مالكو “DocSpace” والمديرون الآن مقيدين بأداء الأنشطة وفقًا للدور الذي يشغلونه في كل غرفة. هذا يعني أن قدراتهم تتوافق مع الأدوار المحددة لهم.

الأدوار حسب نوع الغرفة

يمكن للمسؤولين تعيين مستويات أذونات محددة للمستخدمين والضيوف داخل الغرف الفردية. يدعم كل نوع من الغرف أدوارًا مختلفة، مما يوفر تجربة مخصصة بناءً على طبيعة الغرفة:

•  الغرف العامة: تشمل الأدوار مدير الغرفة ومنشئ المحتوى.
•  غرف تعبئة النماذج: تشمل الأدوار مدير الغرفة ومنشئ المحتوى ومُعبئ النماذج.
•  غرف التعاون والبيانات الافتراضية: تدعم هذه الغرف أدوار مدير الغرفة ومنشئ المحتوى والمحرر والمشاهد.
•  الغرف المخصصة: تتوفر جميع الأدوار للتعيين، مما يوفر أكبر قدر من المرونة.

للمزيد من التفاصيل حول الأدوار داخل الغرف، يُمكنك الاطلاع على دليلنا في مركز المساعدة.

جرّب الإصدار 3.0 من “ONLYOFFICE DocSpace”

جرّب إدارة المستخدمين المحدثة في “ONLYOFFICE DocSpace” من خلال إنشاء حساب مجاني على السحابة:

إنشاء حساب مجاني

اكتشف جميع الميزات الجديدة في الإصدار 3.0 من “ONLYOFFICE DocSpace”: