Kako smo automatizovali proces zahteva za odsustvo sa ONLYOFFICE DocSpace-om

Od verzije 2.6, ONLYOFFICE DocSpace uvodi sobe za popunjavanje obrazaca dizajnirane da pojednostave rad sa dokumentima koji se mogu popuniti. Koristeći ovu funkcionalnost, odlučili smo da automatizujemo naš proces zahteva za odsustvo, čineći ga efikasnijim i jednostavnijim za upotrebu i za zaposlene i za računovodstveno odeljenje.

Pročitajte članak o tome kako smo redizajnirali naš proces zahteva za odsustvo i beneficije koje smo stekli.

Problem: ručni proces zahteva

Nakon pandemije, naš tim je u potpunosti prešao na rad od kuće. Pored toga, naša organizacija posluje u više kancelarija širom sveta, i neke lokacije nisu imale gotova rešenja za automatizaciju ovih zadataka. Na primer, u našoj kancelariji u Srbiji, ceo proces zahteva za odmor se obavljao ručno. Zaposleni su se oslanjali na štampane formulare, a zahtevi su se često podnosili lično.

Dakle, podnošenje zahteva za odmor je bio proces koji je zahtevao više koraka i koji je bio dugotrajan. Obrasci su se nalazili u fascikli kojoj su svi zaposleni imali pristup. Zaposleni su morali da pronađu obrazac, popune ga ručno ili elektronski, odštampaju i potpišu, skeniraju ili fotografišu potpisani dokument, a zatim ga pošalju računovodstvu. Računovodstvo je zatim ručno unosilo podatke u tabelu radi potpunog pregleda.

Ovaj proces je bio neefikasan, sklon greškama i frustrirajući za zaposlene i računovodstveni tim.

Rešenje: sobe za popunjavanje obrazaca

Sa verzijom 2.6 ONLYOFFICE DocSpace-a, uveli smo sobe za popunjavanje obrazaca. Ove sobe su dizajnirane da pojednostave popunjavanje i upravljanje dokumentima koji se mogu popuniti. Oni omogućavaju korisnicima da otpremaju PDF obrasce i pošalju ih na popunjavanje sa pravima pristupa samo za popunjavanje polja. Praćenje napretka i automatska kompilacija rezultata u tabeli olakšavaju detaljnu analizu.

Rezultat: kako proces funkcioniše sada

Nakon implementacije prostorija za popunjavanje obrazaca u ONLYOFFICE DocSpace-u, transformisali smo proces zahteva za odsustvo.

Centralizovani pristup šablonima. Zaposleni sada pristupaju obrascima zahteva iz centralizovane prostorije za popunjavanje obrazaca u našem internom DocSpace-u. Oni popunjavaju obavezna polja – kao što su ime, datumi odmora i potpis — direktno u PDF obrascu u sobi.

Pojednostavljeno podnošenje. Umesto da se bave ispisima i ručnim potpisima, zaposleni popunjavaju obrazac digitalno i šalju obrazac samo jednim klikom.

Pojednostavljeno upravljanje podacima. Kada se obrazac popuni, svi podaci se prikupljaju u tabelu koja objedinjuje sve podatke potrebne za izračunavanje isplata odsustva. Ovo eliminiše potrebu za ručnim otvaranjem pojedinačnih obrazaca i značajno ubrzava obradu.

Ova automatizacija je donela nekoliko prednosti našoj organizaciji:

• Ušteda vremena: Zaposleni i računovođe troše znatno manje vremena na administrativne zadatke.
• Poboljšana tačnost: Konsolidovani podaci smanjuju greške i čine planiranje jednostavnijim.
• Skalabilnost: Sistem se lako prilagođava drugim oblicima i tokovima posla.

Planovi za budućnost

Uspeh ovog projekta nas je ohrabrio da proširimo sistem. Sada testiramo sličnu automatizaciju za druge administrativne procese, kao što su kreiranje sertifikata i obrada naloga zaposlenih. U budućnosti planiramo da kreiramo međusobno povezane tokove posla – na primer, automatsko generisanje naloga za odsustvo na osnovu podnetih zahteva.

Na strani razvoja, planiramo ubrzati otvaranje konsolidovane tabele u Excelu. Takođe, radimo na proširenju vrsta potpisa. Trenutno, zaposleni mogu potpisati zahtev za odmor ubacivanjem slike. U budućnosti planiramo dodati digitalne potpise.

Kako postaviti sobu za popunjavanje obrazaca

Da biste u potpunosti automatizovali procese kao što su zahtevi za odsustvo koristeći sobe za popunjavanje obrazaca u ONLYOFFICE DocSpace-u, pratite ove korake prilagođene računovodstvenom timu:

Korak 1: Napravite sobu za popunjavanje obrazca

Prijavite se na ONLYOFFICE DocSpace-u ili kreirajte novi nalog. Kliknite dugme za Novu sobu -> soba za popunjavanje obrazca.

Unesite naziv svoje sobe, kao što su “Zahtevi za odsustvo” ili “HR obrasci” kako biste osigurali jasnoću za zaposlene, i dodajte oznake i ikonu ako je potrebno. Kliknite na dugme Kreiraj.

Korak 2: Otpremite PDF obrazac

Ako već imate gotov obrazac, otpremite ga u sobu. Idite na Akcije -> Pošalji PDF obrazac -> Iz DocSpace-a / Sa uređaja.

Ako ne, imate dve opcije:

• Dizajnirajte novi obrazac: Koristite urednike ONLYOFFICE-a da biste kreirali obrazac sa popunjivim poljima za detalje o zaposlenima, datume odmora i potpise.
• Koristite unapred napravljen šablon: Istražite besplatnu biblioteku šablona integrisanu u ONLYOFFICE DocSpace-u. Izaberite šablon koji odgovara vašim potrebama i prilagodite ga kako bi se uskladio sa politikama vaše organizacije. Za Srbiju možete koristiti naš gotov obrazac.

Korak 3: Podelite obrazac

Da biste brzo podelili obrazac sa zaposlenima, odmah možete generisati i kopirati javni link. Ova opcija će biti dostupna u prozoru nakon što postavite obrazac u sobu. Biće dovoljno da kliknete na Kopiraj javni link da biste ga kopirali u klipbord. Svaki korisnik sa ovim linkom može otvoriti sobu i popuniti obrazac.

Korak 4: Pratite napredak

Kontrolišite proces podnošenja pravo u sobi za popunjavanje obrazaca. Kada se PDF obrazac otpremi, računovodstveno odeljenje se automatski obaveštava putem e-maila.

Soba će automatski imati dva fascikla: U procesu, u kojem se čuvaju kopije obrasca koje je zaposleni počeo da popunjava, i Završeno, u kojem se čuvaju kopije obrasca koje je zaposleni podneo.

Korak 5: Iskoristite konsolidovane podatke

Svi podaci koji su dostavljeni automatski su sažeti u jedan Excel fajl. Ovaj fajl možete pronaći u folderu “Kompletan”. Koristite ovu tabelu za izračunavanje plaćenog odsustva i druge računovodstvene svrhe.

Ovo eliminiše potrebu za otvaranjem zasebnih obrazaca, štedi vreme i obezbeđuje tačnost.

Isprobajte ONLYOFFICE DocSpace

Sa sobama za popunjavanje obrazaca, možete revolucionisati ne samo proces zahteva za odmor, već i bilo koji radni tok zasnovan na obrascima u vašoj organizaciji. Isprobajte i otkrijte prednosti DocSpace-a:

ISPROBAJTE U OBLAKU

Ako želite da svoje zaposlene i podatke kompanije držite pod potpunom kontrolom, preuzmite verziju servera:

VERZIJA SERVERA