Tipos e funções de usuário no ONLYOFFICE DocSpace: um guia rápido

Versão 3.0 do ONLYOFFICE DocSpace apresenta um sistema atualizado de tipos de usuários e funções para tornar o gerenciamento de acesso mais flexível e transparente. Leia este artigo para conhecer as principais atualizações e explorar como elas aprimoram os recursos de colaboração.

Tipos de usuários

Os tipos de usuário definem o nível de acesso e as permissões que a pessoa tem no DocSpace. Ao distinguir entre diferentes tipos, o DocSpace permite que as organizações controlem quem pode acessar seções específicas, criar ou editar arquivos, gerenciar salas e convidar outros usuários. Esses tipos garantem que somente usuários autorizados possam acessar documentos confidenciais ou configurações administrativas.

Na versão 3.0 do ONLYOFFICE DocSpace, redefinimos os tipos de usuários. Veja como os tipos de usuários foram alterados em comparação com as versões anteriores:

Proprietário do DocSpace -> Proprietário do DocSpace

Administrador do DocSpace -> Administrador do DocSpace

Administrador da sala -> Administrador da sala

Usuário avançado (PAGO) -> Usuário (GRATUITO)

Usuário (GRATUITO) -> Convidado (GRATUITO)

Proprietário e administradores do DocSpace (pago)

Os administradores do DocSpace são responsáveis por gerenciar as configurações do DocSpace e supervisionar todas as salas.

Os proprietários do DocSpace podem fazer tudo o que os administradores podem, mas também podem gerenciar detalhes de pagamento, excluir o DocSpace inteiro e convidar ou gerenciar administradores do DocSpace.

Antes da versão 3.0: Os proprietários e administradores tinham automaticamente acesso total às salas e aos documentos nelas contidos.

O que há de novo na v3.0: Ambos os tipos de usuários agora estão limitados às funções atribuídas a eles em uma determinada sala. Se não lhes for atribuída uma função na sala, eles terão acesso somente de leitura. No entanto, eles mantêm a capacidade de alterar o proprietário da sala, copiá-la ou arquivá-la.

Preste atenção: agora é necessário atribuir funções para proprietários e administradores, caso isso não tenha sido feito antes. Para garantir o acesso e as permissões adequados, as funções devem ser claramente definidas.

Administradores de sala (pago)

Os administradores de salas gerenciam as salas atribuídas com as mesmas permissões e restrições. Eles podem criar novas salas e gerenciar as atribuídas, convidar novos usuários e convidados por meio das salas e atribuir funções somente abaixo do seu nível.

O que há de novo na v3.0: Para os administradores de salas, não há alterações em sua funcionalidade.

Usuários (anteriormente usuários avançados) (gratuito)

Os usuários podem gerenciar arquivos pessoais e criar e editar documentos na sala, mas são limitados no gerenciamento de salas e configurações.

Antes da versão 3.0: Somente usuários avançados ou superiores podiam criar e carregar documentos na sala e tinham acesso ao My Documents. Os usuários avançados eram pagos.

O que há de novo na v3.0: Removemos o tipo Power User e aprimoramos significativamente os recursos dos usuários comuns, mantendo esse tipo de usuário totalmente gratuito. Ele permite que você atribua um número ilimitado de usuários sem nenhum custo.

Preste atenção: Todos os usuários Power pagos adicionados anteriormente foram automaticamente convertidos em usuários regulares gratuitos, mantendo o acesso às suas salas.

Convidados (anteriormente usuários) (gratuito)

Os convidados são um novo tipo gratuito que se assemelha a contatos externos em uma sala pública. Normalmente, os convidados têm acesso limitado a determinadas áreas.

O que há de novo na v3.0: Os hóspedes podem ser convidados apenas para salas específicas por meio de convite de sala com as permissões concedidas a eles pelo gerente da sala.

Dependendo da função atribuída pelo gerente da sala, os hóspedes podem:

• Exibir arquivos
• Editar arquivos
• Criar novo conteúdo

Os convidados não podem acessar as seções Contatos ou Documentos e não podem criar salas. Em sua primeira versão, os convidados não podem ser adicionados a grupos.

Preste atenção: Todos os usuários adicionados anteriormente foram convertidos em convidados e agora só estarão visíveis nas listas de convidados dos administradores. Se necessário, você pode atualizar o tipo deles.

Os hóspedes que serão adicionados na versão 3.0 serão exibidos na lista de hóspedes do usuário que os adicionou e do administrador da sala que confirmou a adição desse hóspede na sala.

Consulte o guia detalhado sobre o gerenciamento de usuários no DocSpace em nossa Central de Ajuda.

Gerenciamento de usuários na nova seção Contatos

No DocSpace 3.0, a seção Contas foi reformulada e renomeada para Contatos. Agora, ela consiste em três guias.

Contas -> Contatos

Pessoas -> Membros

Grupos -> Grupos

Convidados (NOVO)

Antes da versão 3.0: A seção Contas no DocSpace consistia em duas guias: Pessoas, que listava todos os usuários registrados do DocSpace, e Grupos, onde os usuários podiam ser organizados em grupos, com a capacidade de atribuir chefes de grupo para melhor gerenciamento da equipe.

O que há de novo na v3.0: A guia Pessoas agora foi renomeada para Membros e contém todos os usuários, proprietários e administradores registrados no DocSpace que foram adicionados pelo proprietário ou administrador por meio da seção Contatos. Os membros podem ser associados a funcionários regulares da sua organização ou a membros da sua equipe que trabalham em um projeto.

A guia Convidados é totalmente nova no DocSpace. Agora, gerenciar colaboradores externos é mais fácil, pois você pode ver rapidamente quais convidados estão associados às suas salas e quais permissões eles têm. Ao contrário dos membros, os convidados são adicionados diretamente por meio de convites para a sala, e não pela seção Contatos.

Na guia convidados, cada usuário tem sua própria lista de convidados. A lista de convidados de outros usuários não está disponível para eles.

A estrutura atualizada garante que você possa identificar e gerenciar rapidamente quem tem acesso a salas ou arquivos específicos. Ela também oferece uma visão geral mais clara de seus convidados e suas funções no DocSpace.

Funções de usuário em salas

No DocSpace 3.0, as funções de usuário nas salas foram significativamente atualizadas. Você encontrará essas funções atribuídas em salas específicas, dependendo do tipo de sala e das ações que o gerente da sala decidir permitir.

Gerente de sala (NOVO)

Criador de conteúdo (NOVO)

Editor -> Editor

Preenchimento de formulários -> Preenchimento de formulários

Revisor -> Revisor

Comentarista -> Comentarista

Visualizador -> Visualizador

Antes da versão 3.0: No DocSpace, os usuários recebiam funções como Editor, Preenchimento de formulário, Revisor, Comentarista e Visualizador nas salas. Os proprietários e administradores do DocSpace recebiam automaticamente a função de proprietário da sala, o que lhes concedia acesso total aos documentos na sala ou a capacidade de gerenciar a sala completamente.

O que há de novo na v3.0: Além das funções existentes, como Editor, Preenchimento de formulário, Revisor, Comentarista e Visualizador, a versão 3.0 apresenta duas novas funções: Gerente de sala e Criador de conteúdo.

Gerente de sala

O gerenciador de salas permite que os usuários gerenciem as configurações da sala, incluindo a adição/remoção de membros e a atribuição de permissões. Eles também podem gerenciar arquivos copiando, movendo, renomeando e excluindo seus próprios arquivos e os de outras pessoas.

Criador de conteúdo

A função Criador de conteúdo permite que os usuários criem e carreguem novos arquivos e pastas, dependendo do tipo de sala. Os criadores de conteúdo também têm permissão para gerenciar o histórico de versões de documentos.

Preste atenção: Ao fazer o upgrade para a versão 3.0, as funções nas salas serão atualizadas automaticamente:

Administrador da sala -> Gerente da sala

Usuário avançado -> Criador de conteúdo

Aqui está uma rápida visão geral de todas as funções e atividades que eles podem realizar na sala.

Como mencionado acima, os proprietários e administradores do DocSpace agora estão limitados a executar ações de acordo com a função específica que ocupam em cada sala. Isso significa que seus recursos correspondem às funções da lista fornecida a eles.

Funções de usuário de acordo com o tipo de sala

Os administradores podem atribuir níveis de permissão específicos a usuários e convidados em salas individuais. Cada tipo de sala suporta funções diferentes, oferecendo uma experiência personalizada com base na natureza da sala:

• Salas públicas: as funções incluem gerente de sala e criador de conteúdo.
• Salas de preenchimento de formulários: as funções são Gerente de sala, Criador de conteúdo e Preenchimento de formulário.
• Salas de colaboração e de dados virtuais: essas salas suportam as funções de gerente de sala, criador de conteúdo, editor e visualizador.
• Salas personalizadas: todas as funções estão disponíveis para atribuição, proporcionando o máximo de flexibilidade.

Consulte o guia detalhado sobre funções de usuário em salas em nossa Central de Ajuda.

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