Como automatizamos o processo de solicitação de férias com o ONLYOFFICE DocSpace

Desde a versão 2.6, o ONLYOFFICE DocSpace apresenta salas de preenchimento de formulários projetadas para simplificar o trabalho com documentos preenchíveis. Usando essa funcionalidade, decidimos automatizar nosso processo de solicitação de férias, tornando-o mais eficiente e fácil de usar tanto para os funcionários quanto para o departamento de contabilidade.

Leia o artigo sobre como reformulamos nosso processo de solicitação de férias e os benefícios que obtivemos.

Problema: processo de solicitação manual

Após a pandemia, nossa equipe passou a trabalhar totalmente à distância. Além disso, nossa organização opera em vários escritórios em todo o mundo, e nem todos os locais tinham soluções prontas para automatizar essas tarefas. Por exemplo, em nosso escritório na Sérvia, todo o processo de solicitação de férias era feito manualmente. Os funcionários precisavam confiar em formulários impressos e, muitas vezes, as solicitações eram enviadas pessoalmente.

Portanto, o envio de uma solicitação de licença era um processo demorado e de várias etapas. Os modelos estavam localizados em uma pasta à qual todos os funcionários tinham acesso. Os funcionários tinham de encontrar um modelo, preenchê-lo à mão ou eletronicamente, imprimir e assinar, digitalizar ou fotografar o documento assinado e, em seguida, enviá-lo ao departamento de contabilidade. Por sua vez, o departamento de contabilidade inseria manualmente os dados em uma planilha para obter uma visão geral completa.

Esse processo era ineficiente, propenso a erros e frustrante para os funcionários e para a equipe de contabilidade.

Solução: salas de preenchimento de formulários

Com a versão 2.6 do ONLYOFFICE DocSpace, nós introduzimos salas de preenchimento de formulários. Essas salas são projetadas para simplificar o preenchimento e o gerenciamento de documentos preenchíveis. Elas permitem que os usuários carreguem formulários em PDF e os enviem para preenchimento com direitos de acesso apenas para preencher os campos. O acompanhamento do progresso e a compilação automática dos resultados em uma planilha facilitam a análise detalhada.

Resultado: como o processo funciona agora

Depois de implementar salas de preenchimento de formulários no ONLYOFFICE DocSpace, transformamos o processo de solicitação de licença.

Acesso centralizado a modelos. Os funcionários agora acessam os formulários de solicitação em uma sala de preenchimento de formulários centralizada em nosso DocSpace interno. Eles preenchem os campos obrigatórios, como nome, datas de férias e assinatura — diretamente no formulário em PDF na sala.

Envio simplificado. Em vez de lidar com impressões e assinaturas manuais, os funcionários preenchem o formulário digitalmente e o enviam com apenas um clique.

Gerenciamento de dados simplificado. Depois que o formulário é preenchido, todos os dados são coletados em uma tabela que consolida todos os dados necessários para calcular os pagamentos de férias. Isso elimina a necessidade de abrir manualmente formulários individuais e acelera significativamente o processamento.

Essa automação trouxe vários benefícios para nossa organização:

• Economia de tempo: Os funcionários e contadores gastam muito menos tempo em tarefas administrativas.
• Maior precisão: Os dados consolidados reduzem os erros e tornam o planejamento mais direto.
• Escalabilidade: O sistema é facilmente adaptável a outros formulários e fluxos de trabalho.

Planos futuros

O sucesso desse projeto nos incentivou a expandir o sistema. Agora estamos testando automação semelhante para outros processos administrativos, como a criação de certificados e o processamento de pedidos de funcionários. No futuro, planejamos criar fluxos de trabalho interconectados – por exemplo, geração automática de pedidos de férias com base em solicitações enviadas.

No que diz respeito ao desenvolvimento, planejamos acelerar a abertura da tabela consolidada no Excel. Além disso, estamos trabalhando para expandir os tipos de assinatura. Atualmente, os funcionários podem assinar uma solicitação de férias inserindo uma imagem. No futuro, planejamos adicionar assinaturas digitais.

Como configurar uma sala de preenchimento de formulários

Para automatizar totalmente os processos, como solicitações de férias usando salas de preenchimento no ONLYOFFICE DocSpace, siga estas etapas adaptadas para a equipe de contabilidade:

Etapa 1: Criar uma sala de preenchimento de formulários

Inicie a sessão no ONLYOFFICE DocSpace ou crie uma nova conta. Clique no botão Nova sala -> formar uma sala de preenchimento.

Digite o nome da sala, como Solicitações de férias ou Formulários de RH, para garantir a clareza para os funcionários, e adicione tags e um ícone, se necessário. Clique em Criar.

Etapa 2: Faça upload de um formulário em PDF

Se você já tiver um formulário pronto, carregue-o na sala. Vá para Ações -> Carregar formulário PDF -> Do DocSpace / Do dispositivo.

Caso contrário, você tem duas opções:

• Crie um novo formulário: Use os editores do ONLYOFFICE para criar um formulário com campos preenchíveis para detalhes do funcionário, datas de férias e assinaturas.
• Use um modelo pré-fabricado: Explore a biblioteca de templates grátis integrado no ONLYOFFICE DocSpace. Selecione um modelo que atenda às suas necessidades e personalize-o para alinhar-se às políticas de sua organização. Para a Sérvia, você pode usar nosso formulário pronto.

Etapa 3: Compartilhe o formulário

Para compartilhar rapidamente o formulário com os funcionários, você pode gerar e copiar imediatamente um link público. Essa opção estará disponível na janela após o upload do formulário para a sala. Basta clicar em Copiar link público para copiá-lo para a área de transferência. Qualquer usuário com esse link poderá abrir a sala e preencher o formulário.

Etapa 4: Acompanhe o progresso

Controle o processo de arquivamento diretamente na sala de preenchimento de formulários. Quando o PDF do formulário é carregado, o departamento de contabilidade é automaticamente notificado por e-mail.

A sala terá automaticamente duas pastas: Em processo, que armazena cópias do formulário que o funcionário começou a preencher, e Concluído, que armazena cópias do formulário que o funcionário enviou.

Etapa 5: Aproveite os dados consolidados

Todos os dados fornecidos são automaticamente resumidos em uma única planilha do Excel. Você pode encontrar esse arquivo na pasta Complete. Use essa planilha para calcular o pagamento de férias e outros fins contábeis.

Isso elimina a necessidade de abrir formulários separados, economiza tempo e garante a precisão.

Experimente o ONLYOFFICE DocSpace

Com as salas de preenchimento de formulários, você pode revolucionar não apenas o processo de solicitação de férias, mas qualquer fluxo de trabalho baseado em formulários em sua organização. Experimente e descubra os benefícios do DocSpace:

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