Como coeditar formulários PDF no ONLYOFFICE: um guia fácil

Se você quer saber como editar formulários PDF em colaboração com outras pessoas em tempo real, você veio ao lugar certo. Neste guia, você aprenderá a criar formulários PDF e coeditá-los com facilidade usando o pacote ONLYOFFICE.

O que você precisa para começar

A maneira mais fácil de começar a usar os formulários PDF do ONLYOFFICE é criar uma conta gratuita do ONLYOFFICE. ONLYOFFICE DocSpace e obtenha acesso a uma plataforma de gerenciamento de documentos personalizada na nuvem. Se você busca mais segurança e a privacidade de seus dados é muito importante para você, é possível implantar o DocSpace em seu servidor Linux ou Windows:

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Como alternativa, você pode coeditar formulários PDF na plataforma que já usa se integrar ONLYOFFICE Docs. Atualmente, há mais de 40 integrações disponíveis, como Netxcloud, ownCloud, Redmine, WordPress, Alfresco, Confluence, Odoo e muito mais. Você pode obter um conector pronto para uso para sua plataforma em nosso site ou integrar o pacote ONLYOFFICE via API ou WOPI se ainda não houver um aplicativo de integração.

Agora vamos analisar o processo de colaboração on-line e descobrir como coeditar formulários PDF no exemplo do ONLYOFFICE DocSpace.

Etapa 1. Criar um formulário em PDF

Como o ONLYOFFICE DocSpace é uma plataforma colaborativa baseada em salas, é necessário criar uma sala primeiro onde você colaborará em seus formulários PDF e convidará outros usuários para o trabalho colaborativo. Para fazer isso, vá para a seção Salas e clique no ícone + no canto superior esquerdo.

Depois disso, você precisa escolher o tipo de sala necessário. Para fins de colaboração, o tipo ideal é a sala de colaboração. Para criar um, digite seu nome, adicione uma tag ou uma imagem, se necessário, e clique em Criar.

Quando sua sala de colaboração for criada, é hora de criar um formulário em PDF. Você pode carregar um arquivo do seu dispositivo ou criar um novo arquivo se clicar no ícone + no canto superior esquerdo e escolher o Formulário PDF. Se optar pela última opção, você poderá criar um novo formulário PDF em branco, transformar um dos arquivos DOCX já existentes em um formulário ou selecionar um modelo de formulário pronto para uso na biblioteca integrada.

A biblioteca do ONLYOFFICE contém muitos modelos de PDF prontos para vários fins comerciais, desde contratos e acordos legais até currículos e listas de tarefas. Se você gostar de um dos modelos disponíveis, clique com o botão direito do mouse nele e selecione Criar no menu de contexto.

Independentemente da opção escolhida para criar o formulário PDF, você terá de digitar o nome dele e clicar no botão Criar. Parabéns! Você acabou de criar seu primeiro formulário PDF e pode prosseguir para a próxima etapa.

Etapa 2. Convide outras pessoas para colaborar com você

Agora que seu formulário PDF está pronto, você precisa convidar outras pessoas para sua sala de colaboração. Quando convidados, seus coautores terão acesso a todos os arquivos armazenados em sua sala e poderão executar ações de acordo com a função deles.

Para convidar alguém, clique no ícone de três pontos no canto superior esquerdo e selecione Convidar contatos no menu de contexto. Na nova janela, você pode convidar pessoas por meio de um link de autoautorização ou convidá-las manualmente inserindo o nome delas (se já pertencerem ao DocSpace) ou o e-mail, se ainda não estiverem registradas.

Em ambos os casos, é necessário definir uma função para cada pessoa convidada. No DocSpace, há muitas funções:

• Os administradores de salas podem gerenciar suas salas, convidar novos usuários e atribuir funções;
• Os criadores de conteúdo podem criar e editar arquivos do Office, mas não têm acesso ao gerenciamento e às configurações do usuário;
• Os editores podem realizar todas as operações de edição nos arquivos já existentes, mas não podem criar novos arquivos;
• Os visualizadores só podem visualizar documentos.

Observe que algumas funções estão disponíveis em uma base paga. Para saber mais sobre as funções do DocSpace, consulte este guia.

Depois de convidar todas as pessoas necessárias e definir suas permissões de acesso, você poderá iniciar o processo de coedição.

Etapa 3. Edite seu formulário PDF

Com o ONLYOFFICE PDF Editor, você tem permissão para editar seu formulário PDF como um simples documento de texto. Você pode usar várias ferramentas de edição e estilo para dar ao seu formulário a aparência que desejar. Você pode aplicar diferentes fontes e alterar seu tamanho, escolher entre predefinições de estilo, inserir tabelas, imagens, formas e outros objetos, configurar margens, adicionar tabelas de conteúdo e referências cruzadas e muito mais.

É importante ressaltar que o ONLYOFFICE ferramenta criação de formulários permite trabalhar com vários tipos de campos. Ao trabalhar no seu formulário, você pode escolher entre os seguintes tipos disponíveis na guia Formulários:

• Campos de texto;
• Caixas de combinação;
• Listas suspensas;
• Caixas de seleção;
• Botões de rádio;
• Imagens;
• Endereços de e-mail;
• Números de telefone;
• Data e hora;
• Códigos postais;
• Cartões de crédito;
• Campos complexos;
• Campos de assinatura.

Cada campo tem algumas propriedades, como Espaço reservado ou Dica, projetadas para facilitar o preenchimento de nossos formulários prontos. Outro recurso útil é a capacidade de atribuir funções de destinatário. Isso significa que você pode especificar quem precisa preencher este ou aquele campo em seus formulários PDF. Cada função de destinatário é marcada com uma cor, para que os usuários possam identificar visualmente todos os campos que precisam preencher.

Etapa 4. Use os recursos de colaboração do ONLYOFFICE

Ao editar seu formulário com outras pessoas, você pode usar vários recursos de colaboração disponíveis na guia Colaboração para tornar o processo de coedição mais conveniente. Aqui está o que você pode fazer no ONLYOFFICE:

1. Alterne entre dois modos de coedição. Você pode ser coautor de formulários on-line em tempo real usando o modo Rápido, que exibe todas as alterações logo após serem feitas, ou trabalhar em particular no modo Estrito e tornar suas edições visíveis para outras pessoas depois de clicar no botão Salvar.

2. Deixar e gerenciar comentários. Ao colaborar, você pode deixar comentários para discutir algo e mencionar outros usuários nos comentários usando @. Você também pode gerenciar comentários, classificá-los ou excluí-los.

3. Comunique-se com outros coautores. A comunicação é a pedra angular da colaboração bem-sucedida, portanto, o ONLYOFFICE permite que você converse com seus colegas de equipe diretamente em seu formulário, trocando mensagens de texto no bate-papo integrado. Além disso, você pode ativar a função Jitsi ou Rainbow plug-ins para videoconferências em tempo real.

4. Acompanhe as alterações em tempo real. Com o recurso Controlar alterações, você pode revisar as alterações feitas por outros colaboradores. Aceite ou rejeite suas alterações, uma a uma ou todas de uma vez.

5. Gerencie todas as versões do seu PDF. Com o recurso Histórico de versões, você pode verificar facilmente quem criou cada versão do arquivo e quando isso foi feito. Se necessário, você pode recuperar uma das versões anteriores.

Etapa 5. Envie seu formulário para uma sala de preenchimento de formulários

Agora que o formulário PDF está pronto, você pode copiá-lo para um dos salas de preenchimento de formulários em seu DocSpace. Esse tipo de sala facilita o trabalho com formulários preenchíveis. Essas salas permitem que os usuários carreguem ou copiem formulários PDF e os enviem para preenchimento. Ao trabalhar com formulários em salas de preenchimento de formulários, você só pode preencher os campos e enviar o formulário preenchido para análise. Todos os resultados e as respostas coletadas são automaticamente compilados em uma planilha separada. Esse recurso é útil para organizar e gerenciar tarefas baseadas em formulários.

Para copiar seu formulário para uma sala de preenchimento de formulários, basta clicar no botão Compartilhar para preencher  no canto superior direito. Você verá duas opções disponíveis:

• A coleta de dados do formulário permite que você crie uma nova sala de preenchimento de formulários ou escolha uma que já exista;
• O preenchimento baseado em funções refere-se a Salas de dados virtuais (VDR) e a capacidade de preencher formulários PDF de acordo com as funções do usuário.

Selecione a opção desejada e seu formulário PDF ficará disponível na sala correspondente, permitindo que você organize o processo de preenchimento do formulário da maneira que desejar.

Para saber mais sobre as salas de preenchimento de formulários no ONLYOFFICE DocSpace e como elas funcionam, leia este artigo em nosso blog.

Como coeditar formulários PDF em outras integrações

O ONLYOFFICE DocSpace não é a única maneira de colaborar em formulários PDF. Se você tiver uma instância do ONLYOFFICE Docs combinada com uma plataforma de negócios por meio do conector correspondente, também poderá fazer isso, mas de uma forma ligeiramente diferente.

Para iniciar o processo de colaboração, basta criar um formulário PDF e compartilhá-lo com outras pessoas usando as configurações de compartilhamento da plataforma. Por exemplo, o ONLYOFFICE Docs e integração ownCloud permite que você crie um formulário PDF em branco ou abra um arquivo DOCX e o transforme em um formulário PDF. Quando um formulário PDF é criado, você pode co-editá-lo em tempo real com outros usuários do ownCloud usando os recursos colaborativos fornecidos pelo editor do ONLYOFFICE.

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