Como usar salas de preenchimento de formulários no ONLYOFFICE DocSpace

Lançada a versão 2.6, O ONLYOFFICE DocSpace apresenta sua primeira versão de salas de preenchimento de formulários. Essas salas são projetadas para simplificar o preenchimento e o gerenciamento de documentos preenchíveis. Você pode organizar e rastrear facilmente a conclusão de tarefas, questionários, pesquisas e outros documentos. Além disso, ele coleta automaticamente as respostas em uma planilha, permitindo que você analise os dados sem esforço. Vamos explorar o que são salas de preenchimento de formulários e como usá-las.

O que são salas de preenchimento de formulários

Salas de preenchimento de formulários são um tipo de sala especializada do ONLYOFFICE DocSpace projetados especificamente para trabalhar com formulários. Eles permitem que os usuários carreguem formulários em PDF e os enviem para preenchimento com direitos de acesso apenas para preencher campos. O rastreamento de progresso e a compilação automática de resultados em uma planilha facilitam a análise detalhada. Esse recurso é útil para organizar e gerenciar tarefas baseadas em formulários.

Por exemplo, se você precisa coletar feedback dos participantes após um workshop, crie uma sala de preenchimento de formulários, carregue um formulário de feedback e compartilhe-o com os participantes. A sala ajuda você a rastrear quem começou a preencher o formulário e quem o concluiu, consolidando todas as respostas em um local para fácil revisão e análise.

Características principais

Compartilhamento de formulário PDF

Formulários nas salas de preenchimento de formulários podem ser compartilhados com usuários do DocSpace ou um grupo de usuários com permissão para preencher campos apenas. Assim, aqueles que preenchem o formulário não podem alterar o documento.

Se o formulário for preenchido por usuários externos que não tenham uma conta no DocSpace, é possível fornecer acesso por meio de um link externo.

Acompanhamento do progresso do formulário

Depois de enviar seu formulário, você pode acompanhar seu progresso por meio de duas novas pastas que aparecerão em sua sala: Complete e In Process. Cópias dos formulários de cada usuário serão colocadas na pasta apropriada com base em seu status de conclusão.

• Em Processo contém formulários em andamento (formulários que os usuários começaram a preencher, mas ainda não concluíram).
• Completo contém formulários preenchidos (quando os usuários clicam em Concluir e Enviar).

Depois que os participantes tiverem concluído e enviado seus formulários, eles aparecerão na seção “Concluído”. Isso permite que você gerencie todos os formulários enviados em um só lugar, facilitando a revisão de cada formulário concluído.

Analisando respostas

As respostas são automaticamente combinadas em uma planilha para facilitar a análise de dados e relatórios.

Na planilha, é possível apresentar dados convenientemente, filtrá-los, analisá-los com tabelas dinâmicas e construir gráficos com base nos dados. Para análises mais avançadas, use o assistente de IA integrado.

Introdução ao preenchimento de formulários em salas

Para ilustrar o uso de salas de preenchimento de formulários, vamos considerar um cenário em que você precisa coletar cartas de verificação de emprego.

Etapa 1. Prepare o formulário PDF

Primeiro, precisamos preparar um formulário PDF. No ONLYOFFICE DocSpace, você pode usar a funcionalidade integrada do Editor de PDF para criar um formulário com diferentes campos: texto, listas suspensas, caixas de seleção, botões de opção, listas suspensas, etc.

Para facilitar o processo de preenchimento de formulários, personalize as configurações de campo de acordo com suas necessidades. Defina o tamanho do campo, formato, caracteres permitidos, limite de caracteres, fonte e campos obrigatórios, e atribua diferentes funções para preencher os campos. Outros usuários poderão determinar visualmente quais campos devem preencher dependendo de sua função, destacados em uma cor específica.

ONLYOFFICE também oferece uma biblioteca de modelos de formulários prontos e gratuitos. Baixe o que melhor atende às suas necessidades e modifique-o no editor de PDF, se necessário.

Etapa 2. Crie uma sala de preenchimento de formulários

Em seguida, configuramos uma nova sala de preenchimento de formulários onde podemos gerenciar nossos formulários. Começaremos escolhendo o tipo de sala apropriado e preparando-a para uso.

Para criar uma sala de preenchimento de formulários, clique no botão Nova sala -> Sala de preenchimento de formulários.

Em seguida, insira o nome da sua sala e adicione tags e um ícone, se necessário. Clique em Criar.

Etapa 3. Adicionar um formulário PDF

Na sala criada, devemos adicionar os formulários a serem preenchidos. Podemos carregar seu formulário PDF pronto ou escolher de uma biblioteca de modelos prontos.

Vá para Ações -> Carregar formulário PDF -> Do DocSpace / Do dispositivo.

Como alternativa, Ações -> Escolher nos modelos.

Etapa 4. Compartilhe o formulário para preenchimento

Esta etapa envolve trazer os usuários para a sala de preenchimento de formulários para que eles possam começar a preencher os formulários. Há opções para convidar membros internos da equipe ou compartilhar o acesso com participantes externos.

• Para compartilhar rapidamente o formulário com usuários externos, você pode gerar e copiar imediatamente um link público. Esta opção estará disponível na janela após o upload do formulário para a sala. Será suficiente clicar em Copiar link público para copiá-lo para a área de transferência. Qualquer usuário com este link pode abrir a sala e preencher o formulário.

Você também pode fazer isso clicando no botão Compartilhar sala na parte superior, ao lado do nome da sala na janela da sala.

• Para usuários internos, clique no ícone com três pontos na parte superior -> Convidar usuários.

Comece a digitar um e-mail ou nome de usuário e selecione na lista sugerida.

Certifique-se de selecionar os direitos de preenchimento de formulário. Além disso, selecione o idioma no qual o usuário receberá o convite. Em seguida, envie um convite clicando no botão correspondente.

Os usuários verão a sala para preencher a lista de salas disponíveis e poderão preencher o formulário.

Etapa 5. Monitoramento do progresso do formulário

Agora, você pode rastrear o status dos formulários que estão sendo preenchidos. O sistema categoriza os formulários em diferentes seções com base no status de conclusão: Em processamento e seção Concluído.

Você verá essas seções como pastas separadas na sua sala.

Quando o usuário começar a preencher o formulário, uma cópia dele aparecerá na seção Em processamento.

Quando um usuário envia um formulário preenchido clicando em Concluir e Enviar, uma cópia do formulário aparece automaticamente na seção Concluir.

Etapa 6. Organizando as respostas

Conforme mencionado acima, todos os formulários preenchidos aparecerão automaticamente na seção Complete. Além disso, você verá uma planilha que agrega automaticamente as respostas coletadas dos formulários.

No arquivo, cada linha reflete os dados de um formulário, e as colunas correspondem aos campos. Então, no editor de planilhas, você pode analisar os dados e construir gráficos e relatórios.

É isso. O processo em si parece ainda mais fácil do que parece. Ele torna a coleta de dados muito mais fácil e evita que você trabalhe manualmente com várias cópias.

Experimente preencher formulários em salas no ONLYOFFICE DocSpace

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