Sincronize suas tarefas e documentos com a integração ONLYOFFICE DocSpace e Asana via Zapier

O gerenciamento eficiente de projetos e documentos é essencial para qualquer equipe que queira se manter organizada e produtiva. Com a integração do ONLYOFFICE DocSpace e Asana por meio do Zapier, você pode sincronizar tarefas e documentos perfeitamente, reduzindo o trabalho manual e melhorando a colaboração. Vamos explorar como essa integração pode otimizar seu fluxo de trabalho e como configurá-lo.

Sobre a integração do ONLYOFFICE DocSpace e Asana

Asana é uma ferramenta popular de gerenciamento de tarefas e projetos usada por equipes para organizar, rastrear e gerenciar o trabalho. Ela permite que os usuários criem tarefas, definam prazos, atribuam responsabilidades e monitorem o progresso. É uma plataforma essencial para manter os projetos dentro do cronograma e as equipes alinhadas. Os quadros visuais e cronogramas do Asana tornam o gerenciamento de tarefas intuitivo e flexível.

ONLYOFFICE DocSpace é uma plataforma versátil baseada em sala que permite que equipes criem, coeditem e gerenciem vários documentos de escritório, incluindo documentos de texto, planilhas, apresentações, formulários preenchíveis e PDFs. Ela fornece um hub centralizado para colaboração segura de documentos, apresentando coedição em tempo real, controle de versão e permissões de compartilhamento personalizáveis.

Por que integrar o ONLYOFFICE DocSpace com o Asana

A integração do ONLYOFFICE DocSpace e Asana fornece uma conexão perfeita entre o gerenciamento de documentos e o rastreamento de tarefas.

Ao vincular essas plataformas, você pode reduzir a entrada manual e garantir que sua equipe permaneça alinhada com as atualizações do projeto. Por exemplo, quando um novo documento, planilha ou apresentação é criado ou editado no DocSpace, uma tarefa correspondente pode ser criada ou atualizada automaticamente no Asana, mantendo todos informados.

Essa automação economiza tempo, elimina erros do gerenciamento manual de tarefas e garante um fluxo suave de informações entre as plataformas. Sua equipe ficará em dia com suas tarefas com atualizações em tempo real.

Modelos Zapier prontos para uso

Zapier permite que os usuários conectem diferentes aplicativos e automatizem tarefas repetitivas sem conhecimento de codificação.

Por exemplo, usando o Zapier, você pode adicionar automaticamente uma tarefa no Asana sempre que uma nova sala for criada no ONLYOFFICE DocSpace. Da mesma forma, atualizações em arquivos do DocSpace – sejam planilhas, apresentações ou PDFs – podem desencadear alterações em tarefas do Asana.

A seguir modelos Zaps prontos para uso estão atualmente disponíveis para Asana:

• Anexe novos arquivos do ONLYOFFICE DocSpace às tarefas do Asana;
• Gere tarefas do Asana para novas pastas do ONLYOFFICE DocSpace;
• Crie projetos do Asana para novas salas do ONLYOFFICE DocSpace;
• Crie tarefas do Asana para novos arquivos do ONLYOFFICE DocSpace;
• Crie tarefas do Asana para novas salas do ONLYOFFICE DocSpace;
• Carregue novos anexos de tarefas do Asana para salas do ONLYOFFICE DocSpace;
• Crie pastas no ONLYOFFICE DocSpace para novos projetos no Asana;
• Crie pastas no ONLYOFFICE DocSpace para tarefas do Asana recém-concluídas.

O Zapier oferece suporte à integração do ONLYOFFICE DocSpace com outros aplicativos como Slack, Hubspot, Discord, Trello, Zoom, Pipedrive, Gmail, e muitos outros.

Configurando a integração

Vamos ver como configurar a integração usando o exemplo do modelo Zap “Anexar novos arquivos do ONLYOFFICE DocSpace às tarefas do Asana” para automatizar anexos de arquivos entre as duas plataformas.

Etapa 1. Entre no Zapier

Começar por fazendo o login sua conta Zapier. Se você não tem uma, crie uma nova conta gratuita. Após efetuar login, você será redirecionado ao seu painel para começar a configurar sua integração.

Etapa 2. Adicione os aplicativos DocSpace e Asana

Agora, você precisa adicionar apps ao seu Zapier. Para fazer isso:

• No painel do Zapier, vá para a seção Aplicativos no painel do lado esquerdo.
• Clique em + Adicionar conexão e procure por ONLYOFFICE DocSpace na lista.
• Forneça sua URL, e-mail e senha do DocSpace para autorizar a conexão. Para conectar, clique em Sim, Continuar para o ONLYOFFICE DocSpace.

Após essas etapas, o ONLYOFFICE DocSpace aparecerá na sua lista de aplicativos conectados no Zapier.

Se o Asana não estiver conectado ao Zapier, siga as etapas acima para adicionar o aplicativo.

Etapa 3. Selecione um modelo Zap

Vá para a página do ONLYOFFICE DocSpace, onde você encontrará Zaps pré-configurados. Dos modelos disponíveis, escolha “Anexar novos arquivos ONLYOFFICE DocSpace às tarefas Asana” ou outro que você queira aplicar.

Clique em Experimentar para continuar.

Etapa 4. Configurar o gatilho

O gatilho determina quando a automação começará. Neste caso, o Zap será ativado sempre que um novo arquivo for adicionado a uma sala no ONLYOFFICE DocSpace.

Para que o gatilho funcione corretamente, selecione a sala onde os arquivos serão criados. Vá para a guia Acionador e selecione ID da sala e ID da pasta (opcional) na lista suspensa.

Além disso, se você quiser personalizar o gatilho, você pode definir:

• Evento que provocará a ação Asana na aba Aplicativo e Evento;
• Conta se você estiver conectado a várias contas do DocSpace.

Depois de configurado, teste-o. Vá para a guia Teste e clique em Gatilho de teste. Se o teste foi bem-sucedido, clique em Continue.

Etapa 5. Verifique a ação do Zapier

Como estamos usando o modelo Anexar novos arquivos do ONLYOFFICE DocSpace às tarefas do Asana, o Zapier deve executar uma ação adicional, ou seja, baixar o documento criado do DocSpace. Essa ação será feita automaticamente.

Assim como na etapa anterior, personalize as seguintes configurações:

• A sala onde o arquivo está localizado;
• A pasta onde o arquivo está localizado (opcional);
• O ID do arquivo.

Se tudo estiver configurado, vá até a aba Teste e clique em Ação de teste. Para ir para a próxima etapa, escolha Continuar.

Etapa 6. Configurar a ação

Em seguida, verifique a configuração da ação que acontecerá no Asana quando um novo arquivo for carregado no DocSpace.

Aqui, é importante definir o Projeto e a Tarefa onde o arquivo DocSpace será anexado.

Em seguida, clique no botão Etapa de teste. Se o teste for bem-sucedido, clique em Publicar.

Pronto! Seu Zap agora está configurado, e você verá anexos automaticamente no Asana quando criar um novo arquivo no seu DocSpace.

Etapa 7. Teste o Zap

Agora vamos verificar como o modelo funciona em nossos aplicativos. Crie um novo arquivo na sala mencionada no DocSpace.

Vá para sua conta Asana e veja o documento anexado à tarefa.

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