PDF vs PDF/A: diferenças e formas de converter

O formato PDF/A é uma das versões do PDF mais conhecido. Embora os dois formatos sejam utilizados praticamente da mesma forma, os arquivos PDF/A possuem características que tornam esta variante preferível em alguns casos específicos. Leia este artigo para descobrir como os dois formatos diferem, para que são usados e como criar e converter de e para PDF/A.

PDFs e PDF/As (que significam respectivamente Portable Document Format e Portable Document Format Archive) são formatos de arquivo desenvolvidos para garantir que os documentos tenham a mesma aparência em que foram criados, independentemente de alterações de software ou hardware.

Enquanto o PDF foi apresentado pela Adobe em 1993, o formato PDF/A mais recente foi criado em 2005, depois disso a Associação para Gestão de Informação e Imagem (AIIM), a Associação Nacional de Equipamentos de Impressão (NPES) e o órgão administrativo do Tribunal dos EUA solicitaram o criação de um formato padronizado para documentos destinados a serem armazenados eletronicamente.

A principal diferença entre os dois formatos está nos componentes: enquanto os PDFs padrão podem incluir elementos como fontes externas, referências externas, multimídia e outros objetos que podem mudar com o tempo, os PDF/As não, tornando este formato a escolha ideal para documentos que estão destinados a permanecer inalterados por muitos anos.

Para que são usados os arquivos PDF/A?

A ideia por trás do PDF/A é poder acessar documentos com tecnologia futura à medida que ela se desenvolve. Este formato pode parecer muito específico para você, mas existem vários casos que exigem justamente esse tipo de arquivo. Vejamos alguns exemplos.

Documentos Legais: As instituições legais muitas vezes exigem a preservação a longo prazo de documentos como contratos, registros judiciais e acordos. O PDF/A garante que esses documentos permaneçam autênticos e acessíveis ao longo do tempo, independentemente das mudanças na tecnologia.

Registros governamentais: as agências governamentais frequentemente arquivam documentos como registros regulatórios, licenças e registros históricos. Este formato padronizado pode preservar os documentos, garantindo sua integridade e acessibilidade para as gerações futuras.

Registros Médicos: Os prestadores de serviços de saúde precisam manter registros precisos e acessíveis de informações de pacientes, históricos médicos e relatórios de diagnóstico. Graças ao PDF/A, esses documentos críticos podem atender aos requisitos regulamentares e ser preservados.

Arquivos Históricos e Obras Acadêmicas: Bibliotecas, museus e instituições culturais frequentemente digitalizam manuscritos históricos, mapas e fotografias para preservação e acesso. O PDF/A possibilita a manutenção de réplicas digitais de materiais raros e frágeis, garantindo sua disponibilidade para pesquisa. Também permite manter intactos trabalhos de pesquisa, trabalhos acadêmicos e teses. Hoje em dia, algumas universidades e instituições aceitam artigos e trabalhos apenas no formato PDF/A, pois exibe com precisão caracteres especiais usados em fórmulas matemáticas, alfabetos de línguas antigas e assim por diante.

Registros Corporativos e Gestão Financeira: As empresas precisam arquivar relatórios financeiros, contratos, faturas, documentos internos para fins de conformidade, auditoria e referência histórica. O PDF/A facilita a preservação a longo prazo desses registros. O formato também permite assinaturas eletrônicas incorporadas.

Diferenças entre PDF/A e PDF

Acabamos de ver alguns casos que exigem o uso de PDF/A, mas como funcionam esses arquivos? Quais são os recursos que diferenciam este formato do PDF clássico?

Incorporação de fontes: PDF/A requer que as fontes usadas no documento sejam incorporadas, garantindo que o texto será exibido corretamente mesmo se as fontes necessárias não estiverem instaladas no sistema que visualiza o documento. As fontes também devem ser legalmente incorporáveis para renderização ilimitada e universal. PDFs normais podem não exigir isso, o que pode causar problemas de exibição se essas fontes não estiverem disponíveis.

Preservação de metadados: O PDF/A exige que os metadados sejam incorporados ao documento, garantindo que informações essenciais sobre o documento, como autoria, data de criação e histórico de modificações, sejam preservadas. Os PDFs clássicos não precisam priorizar a preservação de metadados, e isso pode levar à perda potencial de informações importantes ao longo do tempo.

Gerenciamento de cores: Em PDF/As, os espaços de cores devem ser espaços de cores independentes do dispositivo, garantindo a reprodução de cores exata e previsível em diferentes dispositivos e plataformas. Os PDFs podem usar espaços de cores dependentes do dispositivo, o que pode resultar em inconsistências na reprodução de cores.

Incorporação multimídia: embora os PDFs normais possam incluir objetos multimídia, o PDF/A restringe o uso desses elementos, como áudio, vídeo, JavaScript e arquivos executáveis, concentrando-se em vez disso em conteúdo estático para garantir a integridade consistente do arquivamento.

Algoritmo LZW ausente: LZW (Lempel-Ziv-Welch) é um algoritmo de compactação de dados sem perdas comumente usado em vários formatos de arquivo, incluindo versões anteriores do formato PDF. Seu uso em PDF/A é proibido devido a preocupações relacionadas a questões de patentes, compatibilidade, confiabilidade e preservação a longo prazo. O PDF/A exige o uso de métodos de compactação abertos e padronizados para garantir a integridade, acessibilidade e longevidade dos documentos arquivados.

Tipos de PDF/A

Ao longo dos anos, diferentes tipos de PDF/A foram lançados. Vejamos as principais características e diferenças.

• PDF/A-1: Também conhecido como PDF/A Nível A, esta versão baseada no PDF 1.4 enfatiza a integridade visual e a preservação do conteúdo. Ela proíbe recursos que possam impedir a preservação a longo prazo, como criptografia, áudio e vídeo.
• PDF/A-2: Oferece maior flexibilidade, mantendo o foco na qualidade do arquivamento. Permite também a presença de camadas, imagens em formato JPEG2000 e assinaturas eletrônicas avançadas.
• PDF/A-3: Esta versão, também baseada no PDF 1.7, permite a incorporação de qualquer formato de arquivo (incluindo arquivos não PDF/A) em um documento PDF/A, tornando-o adequado para arquivar documentos que contenham documentos não padronizados ou conteúdo dinâmico.

Maneiras de converter de e para PDF/A

Talvez você precise ter mais controle sobre o arquivo PDF/A e, portanto, queira convertê-lo em um simples PDF ou documento de texto. Você também pode querer converter um arquivo existente em PDF/A ou criar um do zero.

Quando se trata deste formato de arquivo específico, a conversão nem sempre é algo fácil e imediato, mas felizmente existem alguns instrumentos e truques que podem nos ajudar nessa tarefa. Vamos dar uma olhada.

Converter PDF em PDF/A

Acrobat

Se você estiver trabalhando no Acrobat, depois de criar ou abrir seu PDF, basta seguir estas etapas fáceis:

1. Selecione Ferramentas e clique em Padrões PDF;
2. Clique em Salvar como PDF/A;
3. Escolha onde deseja salvar seu arquivo PDF/A.

Este método é muito rápido e fácil, mas está disponível apenas com uma assinatura paga do Acrobat Pro.

FreePDFConvert.com

Este site oferece um conversor fácil de PDF para PDF/A:

1. Carregue seu arquivo;
2. Selecione o tipo de PDF/A que você precisa;
3. Clique em Converter e baixe seu arquivo quando estiver pronto.

ONLYOFFICE Desktop Editors

Ao contrário dos conversores online e do Acrobat, onde para obter um arquivo PDF/A você deve primeiro ter criado um PDF normal, ONLYOFFICE Desktop Editors permitem que você crie um documento PDF/A a partir de um documento de texto, economizando assim uma etapa.

Clique na guia Arquivo e em Salvar como.

Na janela que acabou de abrir escolha Portable Document / A (*.pdf) e salve.

Seu documento está pronto para ser compartilhado ou arquivado!

Converter PDF/A em PDF

Acrobat

O Acrobat oferece dois métodos diferentes para transformar um PDF/A em PDF.

1. Ao abrir um PDF/A, você terá a opção de modificá-lo. O botão “Ativar modificações” aparecerá no topo da página. Clique no botão. O Acrobat avisará você com uma mensagem que, uma vez modificado, o documento não estará mais em conformidade com o formato PDF/A. Clique OK. Você pode fazer o mesmo clicando em Preferências na guia Menu -> Documentos -> defina “visualizar no modo PDF/A” como “nunca”.
2. No menu avançado, clique em Preflight -> Perfis -> Conformidade com PDF/A -> Remover informações de PDF/A.

Observe que, depois que seu arquivo for convertido no Acrobat, você precisará de uma assinatura Premium para editá-lo.

MiniTool PDF Editor

Se quiser trabalhar offline diretamente no seu computador, você pode baixar o MiniTool PDF Editor. Este instrumento oferece muitas funções, incluindo conversão de PDF/A em PDF.

Depois de instalar, selecione a função “PDF/A para PDF” exibida no painel esquerdo e clique em Adicionar arquivos para abrir a janela do explorador de arquivos e selecionar o arquivo que deseja converter. Agora selecione Abrir. Clique no botão Iniciar ou no ícone Iniciar em Opções. Agora você pode converter PDF/A em PDF com sucesso. A mesma função é exibida na barra lateral esquerda ou na barra de ferramentas na parte superior.

Você pode experimentar a avaliação gratuita do MiniTool PDF Editor, mas se quiser continuar usando suas funções, você será solicitado a comprar uma assinatura.

ONLYOFFICE PDF Converter

Se você está procurando uma ferramenta gratuita, você pode usar ONLYOFFICE PDF Converter.

Clique em Selecionar arquivo e escolha o documento que deseja converter.

Agora clique em Abrir e depois em Converter.

Seu arquivo .docx está pronto! Basta clicar em Download, não há necessidade de pagar assinatura. Agora você pode editar o documento em ONLYOFFICE Desktop Editors e se precisar, você pode salvá-lo como PDF.

Agora você sabe o que é um PDF/A e pode optar por trabalhar com esse formato para preservar e arquivar documentos importantes por muitos anos.

Se quiser editar, converter e compartilhar seus documentos, incluindo PDFs, você pode baixar ONLYOFFICE Desktop Editors agora mesmo.

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