6 melhores softwares de gerenciamento de documentos 2024

O software de gestão documental é uma ferramenta universal que toda equipe e empresa deve ter em mãos para melhorar sua produtividade. A principal razão é que abrange quase tudo, desde colaboração e comunicação em equipe até armazenamento e compartilhamento de arquivos. Neste artigo você encontrará as melhores escolhas nesta categoria em 2024.

O que é gerenciamento de documentos?

De um modo geral, gerenciamento de documento é como uma empresa processa documentos eletrônicos e imagens de conteúdo em papel. Inclui uma ampla variedade de arquivos, como documentos de texto, planilhas, apresentações, formulários digitais, imagens digitalizadas e PDFs. A gestão de documentos controla todo o ciclo de vida de um documento eletrônico, incluindo sua criação, modificação, distribuição, acessibilidade e armazenamento.

A gestão de documentos implica muitas vezes um sistema flexível de permissões de acesso que permite permitir ou proibir determinadas operações dependendo da função que o usuário desempenha dentro da empresa. Desta forma, a gestão documental garante a confidencialidade de ficheiros importantes e evita acessos não autorizados.

A gestão documental não é possível sem um software especializado, também conhecido como DMS, que permite aos utilizadores criar, editar, gerir e até colaborar em documentos eletrónicos num local centralizado.

Além disso, o DMS também conta com ferramentas de comunicação que facilitam a interação e a troca de opiniões dos membros da equipe durante o trabalho em documentos eletrônicos, o que aumenta a produtividade e reduz o tempo de aprovação da versão final de um arquivo eletrônico.

Finalidades do software de gerenciamento de documentos

Utilizando plataformas especializadas, equipes e empresas facilitam a gestão documental. Estas são algumas finalidades comuns do uso desse software:

• Redução de gastos com armazenamento físico de documentos;
• Aumento da produtividade e colaboração em equipe;
• Maior segurança de informações confidenciais;
• Eliminação do risco de violação de dados;
• Melhoria dos fluxos de trabalho de documentos eletrônicos.

Para encontrar o melhor software de gestão documental que você pode implementar na sua empresa, dê uma olhada nas opções abaixo e avalie se elas podem fazer a diferença no seu processo de trabalho levando em consideração o tipo de negócio e o orçamento.

Os 6 melhores softwares de gerenciamento de documentos a serem considerados em 2024

1. ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace é um sistema de gerenciamento de documentos baseado na web com uma ampla gama de recursos colaborativos. Permite que equipes e empresas criem um ambiente colaborativo seguro na nuvem ou em um servidor local privado onde podem armazenar, gerenciar, compartilhar e coeditar documentos eletrônicos.

ONLYOFFICE DocSpace é compatível com todos os arquivos de escritório populares, possibilitando editar e colaborar em documentos de texto, planilhas, apresentações, formulários eletrônicos e arquivos PDF. O pacote Office integrado garante compatibilidade completa com arquivos Word, Excel e PowerPoint e suporte decente para outros formatos de arquivo comuns, incluindo DOC, ODT, RTF, TXT, HTML, EPUB, XPS, DjVu, XLS, ODS, CSV, PPT e ODP.

ONLYOFFICE DocSpace oferece uma abordagem baseada em salas para gerenciamento de documentos, e há três tipos de salas que você pode criar dependendo de suas necessidades:

• As salas de colaboração são projetadas para coautoria de documentos em tempo real;
• As salas personalizadas são úteis quando você tem uma tarefa específica, como preencher ou revisar formulários;
• As salas públicas são ideais para compartilhamento externo, pois você pode convidar usuários por meio de links externos para permitir que visualizem arquivos sem registro.

Nas salas DocSpace, você pode estabelecer vários níveis de permissões de acesso para outros usuários, incluindo administradores de sala, usuários avançados, editores, visualizadores, comentaristas, revisores e preenchedores de formulários.

Quando se trata de edição de documentos, o ONLYOFFICE DocSpace oferece ferramentas e recursos profissionais, incluindo comunicação por chat, chamadas de áudio e vídeo e um assistente de IA baseado em ChatGPT o que facilita o trabalho com textos. Por exemplo, você pode gerar imagens, criar resumos, extrair palavras-chave, traduzir parágrafos, etc.

Ideal para: colaboração de documentos em tempo real com colegas de equipe, departamentos, parceiros e clientes.

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2. OpenKM

OpenKM é uma plataforma de gerenciamento de documentos e registros de código aberto que integra ferramentas essenciais de gerenciamento de documentos e colaboração combinadas com uma funcionalidade de pesquisa avançada. O sistema também vem com recursos de administração que permitem definir as funções dos diversos usuários, configurar o controle de acesso, estabelecer cotas de usuários, controlar a segurança dos documentos e acessar registros detalhados da atividade dos usuários.

OpenKM permite aos usuários controlar a produção, armazenamento, gerenciamento e distribuição de documentos eletrônicos. Ele também fornece um mecanismo de fluxo de trabalho para ajudar os funcionários a aumentar sua produtividade e um sistema de gerenciamento de registros que permite à sua empresa capturar e manter informações sobre atividades e transações comerciais.

O que mais torna o OpenKM uma boa escolha para gerenciamento de documentos é que algumas tarefas comuns podem ser executadas automaticamente, sem intervenção humana. Por exemplo, é possível criar e aplicar regras de validação para classificação de documentos, assinaturas eletrônicas e captura de metadados.

Ideal para: gerenciamento de documentos e registros em nível empresarial.

3. DocuWare

DocuWare é um software de gerenciamento de documentos e automação de fluxo de trabalho baseado em nuvem que permite que empresas e equipes remotas digitalizem, protejam e processem documentos eletrônicos.

Com o DocuWare, você pode automatizar diversas tarefas e processos, como geração de faturas, gestão de contratos ou integração de novos funcionários. A plataforma captura automaticamente informações importantes e as armazena em um único ambiente digital. Por exemplo, isso funciona para registros de funcionários, arquivos de RH e documentos comerciais, permitindo que sua equipe esqueça as tarefas rotineiras e se concentre no que impulsiona a produtividade e o lucro.

Como uma solução baseada em nuvem, o DocuWare pode ser acessado por meio de qualquer navegador, por isso é perfeito para equipes remotas que trabalham em locais diferentes. Entretanto, existem algumas ferramentas adicionais que podem aumentar sua produtividade como usuário do DocuWare quando você precisar criar um diagrama ou processar um documento digitalizado.

Ideal para: automação do fluxo de trabalho de documentos entre equipes remotas.

4. Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud é um sistema de gerenciamento de documentos desenvolvido pela Adobe e equipado com poderosas ferramentas e serviços de edição de PDF, incluindo Adobe Acrobat Pro DC, Acrobat Sign e outros aplicativos. A solução combinada permite que os usuários transformem seus processos manuais de documentos em fluxos de trabalho digitais.

Adobe Document Cloud é mais adequado para o gerenciamento de arquivos PDF. Você pode criar, editar e assinar PDFs facilmente em qualquer dispositivo. Além disso, a plataforma oferece ferramentas de colaboração e sincronização, permitindo que você trabalhe com seus colegas de equipe em tempo real.

O recurso integrado de trilha de auditoria fornece acesso rápido a todas as atividades do documento para que você possa rastrear e monitorar o status atual dos seus documentos PDF a qualquer momento. Além disso, há um recurso útil que define lembretes automáticos para prazos de documentos.

A Adobe Document Cloud também fornece acesso a modelos personalizados de diversos tipos, como contratos ou formulários preenchíveis, o que acelera significativamente o processo de criação de documentos, pois você não precisa criar nada do zero.

Ideal para: criação e gerenciamento de arquivos PDF.

5. M-Files

M-Files é uma plataforma inovadora de gerenciamento de documentos que cobre uma ampla gama de processos de negócios, como criação e gerenciamento de documentos, automação de fluxo de trabalho, colaboração, conformidade de segurança e trilha de auditoria.

Alimentada por tecnologia de IA, a plataforma ajuda equipes e empresas a organizar todas as informações em um só lugar, classificando documentos eletrônicos e extraindo seu significado. Isso possibilita aproveitar tarefas rotineiras e garantir que informações relevantes possam ser facilmente encontradas e utilizadas da maneira correta.

M-Files pode ser adaptado a qualquer setor que exija gerenciamento inteligente de documentos e pesquisa de conteúdo. Outro ponto forte desta plataforma é a capacidade de integrar serviços de terceiros para melhor produtividade. A lista de opções disponíveis inclui Adobe Acrobat Sign, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce e SharePoint.

Ideal para: automação inteligente do trabalho de conhecimento.

6. LogicalDOC

LogicalDOC é uma solução de gerenciamento de documentos que oferece uma interface intuitiva e tecnologia avançada compatível com padrões internacionais amplamente aceitos. É uma plataforma modular que pode lidar facilmente com os requisitos mais complexos de gerenciamento de documentos.

LogicalDOC vem com um sistema DMS multifuncional e inclui gerenciamento de documentos e conhecimento, bem como ferramentas para processamento de formulários e registros. O software é capaz de organizar, indexar, recuperar, controlar e distribuir documentos comerciais de forma segura.

Com o LogicalDOC, você pode automatizar seus processos de negócios para aumentar sua produtividade e reduzir custos. A plataforma pode ser instalada em Windows, Linux e macOS. A principal vantagem do LogicalDOC é a simplicidade em termos de entrada de dados e recuperação de documentos.

Ideal para: gerenciamento seguro de documentos em redes privadas.

Resumo

Se sua empresa lida com muita papelada, você definitivamente precisa de um sistema de gerenciamento de documentos confiável. A escolha do software certo depende do tipo de negócio, carga de trabalho e orçamento. A vantagem das plataformas DMS é que elas são intersetoriais, portanto, qualquer uma das opções descritas acima tem grande probabilidade de encontrar sua aplicação no campo em que sua empresa atua. que poderia atender a todas as suas necessidades de gerenciamento de documentos.