Como a Kinderhaus Berlin compartilha e colabora em arquivos confidenciais com o ONLYOFFICE DocSpace

A Kinderhaus Berlin instalou o ONLYOFFICE DocSpace Server para economizar tempo na organização do fluxo de trabalho de documentos. Timo Petersohn, funcionário do Helpdesk de TI, fala sobre sua experiência.

Sobre a Kinderhaus

Kinderhaus Berlin – Mark Brandenburg e.V.  (o Lar das Crianças de Berlim) é uma organização pública na região de Berlim, Alemanha, com cerca de 45 projetos independentes de localização. A gama de subprojetos inclui áreas de trabalho como grupos diurnos, atendimento ambulatorial, grupos de independência, grupos educacionais residenciais, grupos de integração familiar, etc.

Aqui vivem crianças e jovens dos 0 aos 18 anos e os colaboradores da organização acompanham-nos no seu caminho de vida.

Porque ONLYOFFICE DocSpace

Para ter mais tempo para cuidar e gastar menos tempo documentando arquivos de casos, a Kinderhaus procurava um pacote de escritório fácil de usar.

O Sr. Petersohn relata que eles coletam dados particularmente sensíveis. É por isso que eles precisavam de uma solução auto-hospedada. No entanto, a Kinderhaus queria acompanhar os tempos e proporcionar aos funcionários do serviço de bem-estar juvenil a oportunidade de trabalhar em arquivos digitais. Isto é possível através de salas e permissões flexíveis em ONLYOFFICE DocSpace (sendo que seria ideal para uma organização mais estruturada poder autorizar usuários individuais apenas para determinadas pastas).

Este é um projeto piloto no qual não participam tantos funcionários e deve ser fácil de administrar. Durante a fase de teste, ficou claro que o ONLYOFFICE DocSpace Server é um bom candidato para um pacote multifuncional.

Colaboração eficaz

De acordo com Petersohn, toda a documentação é feita inteiramente no DocSpace e os funcionários podem trabalhar em um arquivo ao mesmo tempo.

A edição de documentos e o preenchimento de formulários agora são mais rápidos e fáceis. Tudo fica guardado em um só lugar, sobrando mais tempo para as atividades de trabalho.

No início, os funcionários tiveram que se habituar ao DocSpace e às suas funcionalidades, mas agora os documentos de escritório já não têm de ser enviados por e-mail e não existem múltiplas versões diferentes de um documento.

Também há acesso fácil ao servidor Kinderhaus por meio do aplicativo de desktop ONLYOFFICE. Os funcionários externos do gabinete de assistência juvenil podem aceder a determinados documentos sem instalação (desde que possuam um smartphone para autenticação de dois fatores).

Martina, assistente de educação social:

Agora podemos trabalhar de forma muito mais rápida e fácil do que antes com o armazenamento em rede.