Como o ONLYOFFICE ajuda a equipe FLISoL Bogotá DC a organizar eventos e promover o uso de software livre e de código aberto

A equipe FLISoL Bogotá DC, uma vibrante comunidade de voluntários do evento FLISoL na Colômbia, migrou para o ONLYOFFICE Workspace, permitindo que seus membros trabalhem em documentos e projetos em um único ambiente colaborativo. Kirsch Cobric da equipe FLISoL Bogotá DC compartilha sua experiência e nos conta como o ONLYOFFICE os ajuda em sua rotina diária.

Sobre FLISoL Bogotá DC

FLISoL Bogotá DC é uma edição do evento FLISoL que acontece todos os anos na capital Bogotá, Colômbia. O Festival Latino Americano de Software Livre (FLISoL) é um evento anual de participação voluntária e livre acesso, que acontece em diferentes cidades da América Latina desde 2005 com o objetivo de promover o uso de software livre e de código aberto (FOSS) por meio de palestras, workshops, exposições, encontros presenciais e virtuais, webinars e outras atividades.

A equipe por trás do FLISoL Bogotá DC é formada por voluntários e entusiastas cujo principal objetivo é promover software FOSS, cultura livre e projetos de código aberto, com foco na soberania tecnológica. Em sua rotina diária, a comunidade FLISoL Bogotá DC lida com as seguintes tarefas:

• Organização de uma edição local do evento FLISoL, através da participação voluntária dos seus membros e outros utilizadores, entusiastas e especialistas, até de outros países;
• Criação e disseminação do conhecimento que é mantido e compartilhado por meio das memórias do evento FLISoL representadas em vídeos, documentos e arquivos de áudio;
• Apoio a indivíduos, comunidades, organizações e empresas interessadas na transição para o uso de software FOSS;
• Colaboração na criação de políticas públicas para a adoção e desenvolvimento de software FOSS na cidade de Bogotá.

Entre as conquistas mais significativas da FLISoL Bogotá DC está ser uma iniciativa cidadã que conseguiu influenciar a política pública da cidade em relação à implementação de tecnologias gratuitas para a administração pública.

O que uma comunidade como FLISoL Bogotá DC precisa

O número de pessoas na comunidade varia a cada edição do festival. A equipa principal (o grupo de pessoas que lidera a gestão e coordenação do evento e da comunidade) interage com um grande número de voluntários, oradores, expositores, participantes em workshops, técnicos de instalação e artistas, todos residentes em diferentes locais e até países. É por isso que surge a necessidade de software de escritório colaborativo.

Por alguns anos, diferentes membros da equipe principal da FLISoL Bogotá DC usaram servidores locais com aplicativos de software livre para trabalho colaborativo e coautoria. A administração e disponibilidade do mesmo foi um problema que fez com que a equipa procurasse uma solução estável e eficiente mantida por um fornecedor de confiança, para focar na gestão do festival e não na administração deste software específico.

Porque ONLYOFFICE Workspace

Para lidar com os desafios de colaboração de documentos e lidar com suas tarefas de documentação, a equipe FLISoL Bogotá DC considerou o uso de um provedor Nextcloud externo. Ao mesmo tempo, eles descobriram o projeto ONLYOFFICE e criaram uma conta pessoal gratuita para colaboração online. De acordo com Kirsch Cobric, a primeira impressão do ONLYOFFICE foi muito boa, então eles decidiram tentar.

Após um rápido conhecimento da funcionalidade do ONLYOFFICE Workspace e sua interface, os membros da equipe estavam interessados em aprender mais sobre os produtos do ONLYOFFICE. Eles também descobriram os benefícios da o programa do  ONLYOFFICE para Organizações Sem Fins Lucrativos e decidiu entrar em contato com representantes da equipe do ONLYOFFICE.

A equipe FLISoL Bogotá DC cumpriu integralmente os critérios do ONLYOFFICE para organizações sem fins lucrativos, por isso recebeu uma conta gratuita da versão baseada em nuvem do ONLYOFFICE Workspace com um número ilimitado de usuários.

Como o ONLYOFFICE Workspace torna as coisas mais simples

Os membros da equipe FLISoL Bogotá DC migraram para o ONLYOFFICE Workspace antes da edição de 2023 do evento FLISoL, então eles usaram a plataforma para trabalhar na documentação do evento com todas as partes envolvidas.

Atualmente, os principais membros da comunidade usam o ONLYOFFICE Workspace para manter e compartilhar a documentação com outros membros da equipe e usuários externos. O sistema de permissão de acesso integrado permite que eles compartilhem conteúdo de maneira flexível para garantir que todos tenham acesso apenas aos documentos necessários.

Além da colaboração documental, eles também usam o módulo Projetos para acompanhar suas tarefas, o módulo Correio para enviar e-mails e o módulo Calendário para ficar de olho em todos os eventos e reuniões importantes.

Embora a equipe prefira o formato ODT para uso interno, eles acham estratégico lidar com o DOCX, formato nativo do ONLYOFFICE, já que a documentação que eles compartilham com diferentes organizações públicas e privadas usa essa extensão por padrão. Isso permite que os membros da equipe tenham as duas versões dos documentos (ODT e DOCX) sem alterações significativas em seus conteúdos e colaborem em tempo real sem problemas.

ONLYOFFICE e FLISoL Bogotá 2023

Como parte de sua colaboração com FLISoL Bogotá DC, o ONLYOFFICE tornou-se o principal patrocinador do evento FLISoL que foi realizado pela comunidade local de 22 de abril a 6 de maio de 2023.

No dia 6 de maio, representantes do ONLYOFFICE fizeram uma apresentação sobre os principais problemas do software proprietário de escritório e como eles podem ser resolvidos com ferramentas de código aberto, incluindo produtos ONLYOFFICE. Além disso, o ONLYOFFICE deu as boas-vindas a todos os participantes em seu estande oficial.

Desafios no caminho para o sucesso

Infelizmente, existem alguns desafios que a equipe FLISoL Bogotá DC enfrenta ao usar o ONLYOFFICE Workspace. Após a migração do domínio .com para o domínio .co local, alguns usuários perderam parcialmente o acesso a alguns documentos e não conseguiram conectar suas contas de e-mail no módulo Mail. No entanto, os especialistas de suporte do ONLYOFFICE ajudaram os membros da equipe FLISoL Bogotá DC a voltar aos trilhos.

ONLYOFFICE Workspace: recomendado por usuários

Kirsch Cobric, membro da equipe FLISoL Bogotá DC, compartilha sua impressão sobre ONLYOFFICE Workspace:

Acho que é um ótimo serviço, mesmo para aquelas organizações e empresas que exigem mais recursos, como gerenciamento de clientes e comunidades, funcionalidades que o ONLYOFFICE Workspace integra muito bem. Hoje eu o recomendo como a melhor solução ética, aberta e robusta na nuvem.