O que é uma suíte de escritório?

Todo mundo está familiarizado com o nome “suíte de escritório”, no entanto, com muitos aplicativos que se enquadram nesse termo genérico, é difícil dizer exatamente o que constitui um. Vamos descobrir o que torna um aplicativo uma suíte de escritório e como escolher o melhor para suas tarefas.

Suíte de escritório: uma definição

Suíte de escritório é um conjunto de programas de produtividade comumente usado para atividades rotineiras de um escritório, estudo, processo criativo, entre outros. Suíte de escritório permite que você crie, gerencie e compartilhe documentos, comunique-se com sua equipe e organize sua produtividade.

No trabalho, as pessoas usam suítes de escritório para criar e compartilhar todos os tipos de documentos comerciais, criar conteúdo criativo, gerenciar e calcular dados, lidar com processos legais e organizar todos os aspectos de comunicação e colaboração dentro e fora da organização.

Em educação e pesquisa, as suítes de escritório ajudam as pessoas a escrever artigos, criar e executar apresentações, concluir e revisar tarefas, trabalhar com dados de pesquisa e praticar uma variedade de assuntos.

Mesmo em casa, esse software também encontra um nicho. Por exemplo, você pode organizar as finanças domésticas, criar listas de compras, cuidar de documentos pessoais importantes, criar apresentações de slides com fotos de família ou até mesmo escrever seus próprios e-books.

Quais são as suítes de escritório mais populares?

ONLYOFFICE Docs

ONLYOFFICE Docs é uma suíte de escritório colaborativa de código aberto que combina editores para documentos, planilhas, apresentações e formulários. Ele tem compatibilidade máxima com arquivos do MS Office e oferece todos os recursos profissionais de edição e colaboração de que você pode precisar para trabalho, estudo, pesquisa ou necessidades pessoais.

O ONLYOFFICE Docs pode ser usado na nuvem ou implantado no local e integrado a qualquer plataforma de compartilhamento. Se você deseja adicionar e-mail, gerenciamento de projetos, organização de documentos, CRM e outras ferramentas, pode optar pelo escritório colaborativo full-stack chamado ONLYOFFICE Workspace. Aplicativos móveis e de desktop adicionais estão à sua disposição para trabalhar de qualquer lugar, online e offline.

Estão disponíveis soluções gratuitas para equipes pequenas e edições de nível empresarial com escalabilidade, suporte profissional e recursos de personalização.

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Google Workspace

O Google Workspace, anteriormente G-Suite, é um escritório on-line do Google que inclui aplicativos de escritório colaborativos trabalhando juntos em um ecossistema de ferramentas de produtividade.

Ele incorpora aplicativos como Gmail para comunicação por e-mail, Google Drive para armazenamento e compartilhamento de arquivos e Google Docs, Sheets e Slides para criar e editar documentos, planilhas e apresentações com várias ferramentas de colaboração para escolher.

O Google Workspace é baseado na nuvem e oferece soluções gratuitas para colaboração individual e em equipe e planos pagos.

Microsoft Office

O ecossistema de aplicativos do Microsoft Office é um software popular que fornece programas para edição e colaboração de documentos, armazenamento de arquivos, correio, gerenciamento de projetos e outras tarefas. Duas edições de uma suíte de escritório são projetadas para diferentes estilos de trabalho.

O aplicativo de desktop chamado Office oferece funcionalidade mais ampla e inclui todas as ferramentas profissionais que você pode precisar para editar seus arquivos. no entanto, não é conveniente para colaboração diária em tempo real. O Office é oferecido como uma compra única em um plano pago.

O Office Online, que também faz parte do Microsoft 365 baseado em nuvem, tem funcionalidade limitada, mas foi projetado para colaboração na nuvem. Você pode usá-lo gratuitamente com sua conta da Microsoft. Se você precisar de outros aplicativos de colaboração e produtividade para sua empresa, poderá escolher a solução paga do Microsoft 365 para empresas.

LibreOffice

O LibreOffice é uma suíte de escritório gratuita e de código aberto que inclui um conjunto de aplicativos: Writer, para documentos de texto, Impress, para edição de apresentações, Calc, para planilhas e Draw para diagramas e fluxogramas.

Ser gratuito e de código aberto é uma vantagem do LibreOffice que o torna uma escolha obrigatória para muitos indivíduos e organizações. Seus principais formatos são OpenDocument, que garante o melhor suporte possível para ODT, ODP e ODS, e os formatos Microsoft também são suportados.

O LibreOffice não possui recursos colaborativos e funciona estritamente offline e na interface da área de trabalho. Se você precisa de trabalho colaborativo, pode optar por uma suíte online baseada no LibreOffice chamada Collabora.

Zoho Docs

O Zoho Docs é um pacote de escritório on-line colaborativo para trabalhar com documentos de texto (Writer), planilhas (Sheet), apresentações (Show) e anotações (Notebook). Ele se integra a outros aplicativos Zoho, como Zoho CRM e Zoho Projects, em uma plataforma unificada para colaboração e produtividade.

O Zoho Docs oferece opções gratuitas e pagas, tornando-o acessível a indivíduos e empresas de todos os tamanhos. O plano gratuito oferece recursos básicos para uso pessoal, enquanto os planos pagos oferecem recursos mais avançados e armazenamento adicional para empresas com necessidades maiores.

Qual software inclui um pacote de escritório?

Os pacotes do Office normalmente combinam vários aplicativos ou componentes que funcionam juntos e ajudam uma pessoa ou uma equipe a criar e lidar com informações com facilidade e eficácia. Com bastante frequência, sua funcionalidade não é limitada pela edição do documento.

Processador de palavras

É o aplicativo de escritório mais usado que permite criar arquivos de texto em vários formatos, aplicar formatações e layouts e adicionar objetos gráficos aos textos.

Editor de documentos no ONLYOFICE Docs:

Editor de planilhas

O editor de planilhas é um programa que permite organizar e visualizar dados eletrônicos em formato de grade escalável, realizar cálculos, classificar e filtrar informações, criar gráficos e automatizar tarefas usando fórmulas e funções.

Editor de planilhas no ONLYOFFICE Docs:

Editor de apresentação

Editor de apresentação é um software para criar slides para apresentar informações visuais e de texto para um público e executar apresentações de slides usando ferramentas do apresentador e efeitos diferentes.

Editor de slides no ONLYOFFICE Docs:

Software de formulário digital

Algumas suítes incluem uma ferramenta para criar formulários e modelos usando campos configuráveis e fornecem ferramentas para preenchimento confortável e seguro desses documentos.

Creador de formulário no ONLYOFFICE Docs:

Visualizador de PDF

O visualizador de PDF é um software para visualização e interação com arquivos PDF (Portable Document Format) projetado para visualização confortável de mídia digital e equipado com ferramentas para anotação, revisão, preenchimento e assinatura digital.

DMS

O sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é um local para armazenar, gerenciar e compartilhar os arquivos online.

Cliente de e-mail

O software para trabalhar com correio fornece uma interface para criar e agregar caixas de correio eletrônicas, receber, enviar e gerenciar e-mails e contatos.

Calendário

O calendário online é uma ferramenta de planejamento com calendários pessoais e de grupo para agendar e visualizar eventos, reuniões e prazos.

Outros instrumentos na suíte de escritório podem incluir ferramentas para gerenciamento de tarefas, CRM, recursos sociais, mensagens instantâneas, videoconferência e muito mais.

Como escolher uma suíte de escritório?

Dependendo das tarefas, necessidades de colaboração, configuração de trabalho típica e orçamento, todos podem encontrar uma suíte de escritório ideal. Aqui estão os fatores essenciais a ter em mente ao fazer sua pesquisa:

Funcionalidade

Você deve entender claramente quais aplicativos e recursos você precisa para o seu trabalho. Primeiro, decida se você precisa de aplicativos de produtividade e comunicação em combinação com seus recursos de edição de documentos.

Compatibilidade

Com quais tipos de arquivo você mais trabalha e que conteúdo costuma usar nesses arquivos? A compatibilidade de formato é o que afeta a decisão final para a maioria dos usuários.

Recursos de colaboração

Antes de escolher um software com recursos colaborativos, você deve entender qual tamanho de equipe ele precisa acomodar e quais recursos de colaboração e comunicação sua equipe precisa.

Acesso online e desktop

Algumas suítes de escritório são oferecidas online com acesso por meio do navegador e algumas existem como aplicativos de desktop. Aplicativos como o ONLYOFFICE Docs estão disponíveis em ambos os formatos.

Aplicativos móveis

Se você viaja muito e às vezes precisa colocar suas tarefas em dia com urgência, uma solução também deve incluir aplicativos móveis conectáveis à sua nuvem.

Integração

Existem outros aplicativos que você está usando e gostaria de integrar ao seu pacote de escritório? Alguns oferecem oportunidades para conectar armazenamento de terceiros, exportar dados para CRM, enviar documentos com um cliente de e-mail personalizado e outras opções.

Licença e orçamento

Existem aplicativos gratuitos para trabalho individual ou em equipe e planos de negócios para empresas e usuários com requisitos de segurança mais altos, suporte técnico e armazenamento maior. Aplicativos pagos podem ser oferecidos com uma assinatura ou compra única.

Não se esqueça de que a maioria dos aplicativos de código aberto é oferecida gratuitamente e fornece recursos adequados às necessidades de negócios.

Sumário

As suítes de escritório são nossas ferramentas diárias, seja no trabalho ou em casa. Com tantas maneiras de usar um, existem muitos tipos de aplicativos de escritório existentes que ajudam você a realizar todos os tipos de tarefas diárias não limitadas pela edição de documentos e colaboração.

Esperamos que este guia básico tenha ajudado você a entender o que é uma suíte de escritório e agora você não vai errar ao escolher a que melhor se adapta a você.