Come archiviare le stanze pubbliche di ONLYOFFICE DocSpace nel tuo Dropbox: una guida dettagliata

Uno dei miglioramenti più importanti apportati con la versione 2.5 di ONLYOFFICE DocSpace è la possibilità di utilizzare servizi di terze parti come l’archiviazione dei dati per le stanze pubbliche, il che rende il processo di condivisione dei file più semplice e conveniente. Leggi questo post per scoprire come archiviare le stanze pubbliche di DocSpace nello spazio di archiviazione Dropbox o in qualsiasi altro servizio supportato.

Cosa sono le stanze pubbliche in ONLYOFFICE DocSpace?

ONLYOFFICE DocSpace è un ambiente collaborativo basato su stanze di vario tipo che semplifica la collaborazione sui documenti con i tuoi compagni di squadra e gli utenti esterni. Ad esempio, le sale di collaborazione sono ideali per la creazione condivisa di documenti in tempo reale, mentre le stanze personalizzate sono indicate per attività più specifiche, come la revisione dei documenti o la compilazione di moduli, grazie alle sofisticate impostazioni di accesso.

Le stanze pubbliche sono progettate per semplificare la condivisione dei file con utenti esterni, ovvero persone che non appartengono al tuo DocSpace. Utilizzando questo tipo di stanza, è possibile invitare chiunque si desideri (ad esempio partner sponsor, subappaltatori, clienti, ecc.) tramite collegamenti esterni per consentire loro di visualizzare i file d’ufficio senza dover creare un account DocSpace.

Quando vengono invitati nella stanza pubblica, gli utenti esterni hanno accesso di sola visualizzazione a tutti i documenti e i contenuti archiviati. Per una protezione aggiuntiva, è possibile impostare una password e stabilire un limite di tempo per il collegamento esterno. È inoltre possibile impedire agli utenti esterni di copiare, scaricare e stampare i file, rendendo sicura la condivisione dei file.

Come archiviare le stanze pubbliche in Dropbox

A partire da ONLYOFFICE DocSpace v2.5, puoi collegare varie piattaforme di archiviazione di file di terze parti alle tue stanze pubbliche. Le opzioni supportate includono Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, kDrive, Nextcloud, ownCloud e qualsiasi altro servizio basato sul protocollo WebDAV. Tieni presente che questa funzione è disponibile per le nuove stanze pubbliche: se hai già alcune stanze pubbliche nel tuo DocSpace, non potrai collegarle alle piattaforme sopra menzionate.

Vediamo come archiviare una stanza pubblica su una piattaforma di terze parti attraverso l’esempio di Dropbox, un popolare servizio di file hosting. Se preferisci un’altra piattaforma di archiviazione, la procedura sarà più o meno la stessa.

Innanzitutto bisogna creare una nuova stanza pubblica. Segui i passaggi seguenti:

Step 1. Accedi al tuo DocSpace, vai nella sezione Stanze e clicca sul pulsante “+” in alto.

Step 2. Ora scegli Stanza pubblica dalla lista di tipi di stanze disponibili.

Step 3. Inserisci il nome della stanza, se necessario aggiungi un tag, attiva l’opzione Archiviazione di terze parti, e selezione Dropbox dal menù a discesa. Quando è tutto pronto, clicca sul pulsante Connetti.

Step 4. Verrai reindirizzato a una nuova pagina in cui potrai collegare il tuo DocSpace a Dropbox utilizzando il tuo account Google o Apple o il tuo indirizzo e-mail. Scegli l’opzione preferita e fai clic su Continua.

Step 5. Ora dovrai concedere alcune autorizzazioni a ONLYOFFICE DocSpace in modo che possa funzionare correttamente con Dropbox. Clicca su Consenti.

Step 6. Dopodiché, verrai reindirizzato alla pagina di creazione della stanza pubblica. In questa pagina, scegli una delle cartelle già esistenti nel tuo spazio di archiviazione Dropbox per archiviare la nuova stanza pubblica o creane una nuova spuntando il campo corrispondente. Infine, fai clic su Crea.

Questo è tutto. Ora la tua stanza pubblica è pronta per la condivisione sicura dei file. È possibile caricare o creare nuovi file d’ufficio e invitare altre persone tramite collegamenti esterni.

Quando accedi al tuo account Dropbox, vedrai una nuova cartella. Contiene tutti i file della stanza pubblica di DocSpace. Ora puoi condividere contenuti con altre persone direttamente da DocSpace e Dropbox.

Se modifichi qualche cosa nella tua cartella Dropbox (ad esempio, usando l’app ONLYOFFICE Docs per Dropbox) o se crei un nuovo file d’ufficio, le modifiche corrispondenti verranno applicate alla tua stanza pubblica di DocSpace. Lo stesso accade se modifichi qualcosa nella stanza pubblica: vedrai le modifiche nella tua cartella Dropbox.

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Vuoi sapere quali altre utili funzionalità sono state introdotte da ONLYOFFICE DocSpace v2.5? Leggi questo articolo o guarda il video qua sotto: