Come Kinderhaus Berlin condivide e collabora su file sensibili con ONLYOFFICE DocSpace

La Kinderhaus Berlin ha installato ONLYOFFICE DocSpace Server per risparmiare tempo nell’organizzazione del flusso di lavoro dei documenti. Timo Petersohn, dipendente dell’Helpdesk IT, parla della loro esperienza.

Informazioni sul Kinderhaus

Kinderhaus Berlin – Mark Brandenburg e.V. (la Casa dei bambini di Berlino) è un’organizzazione pubblica nella regione di Berlino, in Germania, con circa 45 progetti indipendenti dalla sede. La gamma dei sottoprogetti comprende aree di lavoro come gruppi diurni, cure ambulatoriali, gruppi di indipendenza, gruppi educativi residenziali, gruppi di integrazione familiare, ecc.

Qui vivono bambini e ragazzi di età compresa tra 0 e 18 anni e i dipendenti dell’organizzazione li accompagnano nel loro cammino verso la vita.

Perché ONLYOFFICE DocSpace

Per avere più tempo per le cure e dedicare meno tempo alla documentazione dei casi, il Kinderhaus cercava una suite per ufficio facile da utilizzare.

Il signor Petersohn racconta che raccolgono i dati particolarmente sensibili. Ecco perché avevano bisogno di una soluzione self-hosted. Tuttavia, il Kinderhaus ha voluto stare al passo con i tempi e offrire ai dipendenti dell’ufficio per i giovani la possibilità di lavorare su file digitali. Ciò è possibile tramite stanze e autorizzazioni flessibili in ONLYOFFICE DocSpace (per cui sarebbe ottimale per un’organizzazione più strutturata poter autorizzare singoli utenti solo a determinate cartelle).

Si tratta di un progetto pilota al quale non partecipano così tanti dipendenti e dovrebbe essere facile da amministrare. Durante la fase di test è apparso chiaro che ONLYOFFICE DocSpace Server è un buon candidato per un pacchetto all-in-one.

Collaborazione efficace

Secondo Petersohn, tutta la documentazione viene svolta interamente in DocSpace e i dipendenti possono lavorare su lo stesso file contemporaneamente.

La modifica dei documenti e la compilazione dei moduli ora sono più semplici e veloci. Tutte le informazioni sono archiviati in un unico posto, lasciando più tempo per le attività lavorative.

Inizialmente i dipendenti hanno dovuto abituarsi a DocSpace e alle sue funzionalità, ma ora i documenti d’ufficio non vengono più inviati via e-mail e non esistono più versioni diverse dello stesso documento.

È inoltre possibile accedere facilmente al server Kinderhaus tramite l’app desktop ONLYOFFICE. I dipendenti esterni dell’ufficio per i giovani possono accedere a determinati documenti senza installazione (a condizione che dispongano di uno smartphone per l’autenticazione a 2 fattori).

Martina, operatrice socio educativa racconta:

Ora possiamo lavorare molto più velocemente e più facilmente di prima con lo storage di rete.