Stiftung der Deutschen Wirtschaft ha scelto ONLYOFFICE e Nextcloud per la gestione dei processi di finanziamento

La Stiftung der Deutschen Wirtschaft utilizza ONLYOFFICE Docs in combinazione con Nextcloud per organizzare un flusso di lavoro efficiente tra dipendenti della fondazione, mentori e borsisti. Jean Claude Granval, amministratore IT, parla della loro esperienza.

A proposito di SDW

La Stiftung der Deutschen Wirtschaft o sdw (eng: the Foundation of German Business) è un’iniziativa comunitaria per l’istruzione di Berlino. Insieme ai suoi partner, la fondazione si assume la responsabilità attiva per il futuro delle giovani generazioni.

Il sdw offre borse di studio e programmi di sostegno per attualmente più di 4.000 ragazzi e giovani adulti in tutta la Germania e si impegna a una società in cui le persone possano sviluppare il proprio potenziale indipendentemente dal loro background sociale o etnico.

Un percorso verso ONLYOFFICE

Come ricorda Jean Claude Granval, stavano cercando una soluzione per modificare i documenti dell’ufficio direttamente in Nextcloud. La loro ricerca ha rivelato ONLYOFFICE come una suite per ufficio per Nextcloud, tra le altre.

A quel tempo, l’sdw ha installato la versione community di ONLYOFFICE Docs e l’integrazione con Nextcloud era eccellente. Quella prima versione deve essere considerata un test, provocato dalla crisi di Corona all’inizio del 2020.

Il piano ora è di far migrare l’ambiente di test alla produzione, tra le altre cose per aumentare le prestazioni e la stabilità. Inoltre, tutte le funzionalità di ONLYOFFICE dovrebbero diventare più ampiamente utilizzabili, poiché alcuni dipendenti hanno ancora delle domande. Pertanto, l’sdw è iniziato ad implementare l’integrazione di ONLYOFFICE Docs Enterprise. Ci sono alcune difficoltà tecniche qui, che stiamo risolvendo insieme.

Funzionalità più importanti

Secondo Jean Claude Granval, ONLYOFFICE in combinazione con Nextcloud ha portato a un cambiamento significativo nel comportamento degli utenti. Soprattutto la collaborazione tra i loro utenti e quelli esterni, ad esempio mentori e formatori, è diventata più efficiente.

Il sdw ha scenari di utilizzo speciali che coprono i suoi processi di finanziamento:

• La fondazione assegna borse di studio a studenti delle scuole superiori, universitari e laureati che sono accompagnati da mentori e supervisori. Per ogni beneficiario di borsa di studio viene creato un registro di finanziamento, in cui mentori e supervisori registrano le loro attività e note. I dipendenti della fondazione corrispondente (coordinatori regionali) hanno accesso ai registri dei finanziamenti correnti.
• Grazie alla combinazione ONLYOFFICE-Nextcloud, è possibile lavorare insieme in modo efficiente e conforme al GDPR: i mentori registrano le loro esperienze online senza dover archiviare i file corrispondenti localmente. I coordinatori regionali hanno accesso allo stato attuale dei registri di finanziamento dei loro beneficiari senza doverli richiedere. La fondazione mantiene la sovranità dei dati e l’intero flusso di informazioni è conforme al GDPR.
• Un altro scenario di utilizzo è il lavoro collaborativo sui documenti, che può essere organizzato in tempo reale con ONLYOFFICE. L’intera gamma di documenti d’ufficio è rappresentata qui: fogli di calcolo, presentazioni, ma molto spesso testi. In questo caso è fondamentale anche un flusso di lavoro efficiente grazie all’eliminazione dell’invio di documenti via e-mail o del caricamento/scaricamento (tramite piattaforme come Basecamp, Trello, ecc.).

Jean Claude Granval, amministratore IT:

Consiglierei sicuramente ONLYOFFICE, idealmente insieme a Nextcloud. Questa integrazione è un’ottima alternativa conforme al GDPR ad es. Microsoft 365 o al processo purtroppo comune di invio di documenti (in diverse versioni) via e-mail, che richiede molto tempo quando sono coinvolte molte persone.