Comment nous avons automatisé le processus de demande de congé avec ONLYOFFICE DocSpace

Depuis la version 2.6, ONLYOFFICE DocSpace introduit des salles de remplissage de formulaires conçues pour simplifier le travail avec des documents à remplir. Grâce à cette fonctionnalité, nous avons décidé d’automatiser notre processus de demande de congé, le rendant plus efficace et plus convivial pour les employés et le service comptable.

Lisez l’article sur la façon dont nous avons remanié notre processus de demande de congé et les avantages que nous en avons tirés.

Problème : procédure de demande manuelle

Après la pandémie, notre équipe est passée entièrement au travail à distance. En outre, notre organisation est présente dans plusieurs bureaux à travers le monde, et tous les sites ne disposaient pas de solutions prêtes à l’emploi pour automatiser ces tâches. Par exemple, dans notre bureau de Serbie, l’ensemble du processus de demande de congé était géré manuellement. Les employés devaient utiliser des formulaires imprimés et les demandes étaient souvent soumises en personne.

Ainsi, la soumission d’une demande de congé était un processus en plusieurs étapes qui prenait du temps. Les modèles se trouvaient dans un dossier auquel tous les employés avaient accès. Les employés devaient trouver un modèle, le remplir à la main ou électroniquement, l’imprimer et le signer, scanner ou photographier le document signé, puis l’envoyer au service comptable. À son tour, le service comptable saisissait manuellement les données dans une feuille de calcul pour obtenir une vue d’ensemble.

Ce processus était inefficace, sujet aux erreurs et frustrant pour les employés et l’équipe comptable.

Solution : salles de remplissage de formulaires

À partir de la version 2.6 de ONLYOFFICE DocSpace, nous avons introduit les salles de remplissage de formulaires. Ces salles sont conçues pour simplifier le remplissage et la gestion des documents à remplir. Elles permettent aux utilisateurs de télécharger des formulaires PDF et de les soumettre pour qu’ils soient complétés avec des droits d’accès permettant uniquement de remplir les champs. Le suivi de la progression et la compilation automatique des résultats dans une feuille de calcul facilitent l’analyse détaillée.

Résultat : comment le processus fonctionne-t-il aujourd’hui ?

Après avoir mis en place des salles de remplissage de formulaires dans ONLYOFFICE DocSpace, nous avons transformé le processus de demande de congé.

Accès centralisé aux modèles. Les employés ont désormais accès aux formulaires de demande à partir d’une salle de remplissage de formulaires centralisée dans notre DocSpace interne. Ils remplissent les champs requis – tels que le nom, les dates de congés et la signature – directement dans le formulaire PDF de la salle.

Soumission simplifiée. Au lieu d’imprimer et de signer manuellement, les employés remplissent le formulaire numériquement et le soumettent en un seul clic.

Gestion rationalisée des données. Une fois le formulaire rempli, toutes les données sont rassemblées dans un tableau qui consolide toutes les données nécessaires au calcul des indemnités de congé. Il n’est donc plus nécessaire d’ouvrir manuellement les formulaires individuels, ce qui accélère considérablement le traitement.

Cette automatisation a apporté plusieurs avantages à notre organisation :

• Gain de temps : Les employés et les comptables consacrent beaucoup moins de temps aux tâches administratives.
• Amélioration de la précision : Les données consolidées réduisent les erreurs et facilitent la planification.
• Évolutivité : Le système est facilement adaptable à d’autres formulaires et flux de travail.

Projets futurs

Le succès de ce projet nous a encouragés à étendre le système. Nous testons actuellement une automatisation similaire pour d’autres processus administratifs, tels que la création de certificats et le traitement des commandes des employés. À l’avenir, nous prévoyons de créer des flux de travail interconnectés – par exemple, la génération automatique de bons de congé sur la base des demandes soumises.

En ce qui concerne le développement, nous prévoyons d’accélérer l’ouverture du tableau consolidé dans Excel. En outre, nous travaillons à l’élargissement des types de signature. Actuellement, les employés peuvent signer une demande de congé en insérant une image. À l’avenir, nous prévoyons d’ajouter des signatures numériques.

Comment créer une salle de remplissage de formulaires

Pour automatiser complètement des processus tels que les demandes de congés en utilisant les salles de remplissage de formulaires dans ONLYOFFICE DocSpace, suivez ces étapes adaptées à l’équipe comptable :

Étape 1 : Créez une salle de remplissage de formulaires

Connectez-vous à ONLYOFFICE DocSpace ou créez un nouveau compte. Cliquez sur le bouton Nouvelle salle -> salle de remplissage de formulaires.

Saisissez le nom de votre salle, par exemple « Lettre de demande de congé ” ou ” Formulaires RH “, afin d’assurer la clarté pour les employés et ajoutez des balises et une icône si nécessaire. Cliquez sur Créer.

Étape 2 : Téléchargez un formulaire PDF

Si vous disposez déjà d’un formulaire prêt à l’emploi, téléchargez-le dans la salle. Allez dans Actions -> Télécharger un formulaire PDF -> Depuis DocSpace / Depuis un appareil.

Si ce n’est pas le cas, vous avez deux possibilités :

• Créez un nouveau formulaire : Utilisez les éditeurs de ONLYOFFICE pour créer un formulaire avec des champs à remplir pour les détails de l’employé, les dates de vacances et les signatures.
• Utilisez un modèle prédéfini : Explorez la bibliothèque de modèles gratuits intégrée à ONLYOFFICE DocSpace. Sélectionnez un modèle qui répond à vos besoins et personnalisez-le pour l’aligner sur les politiques de votre organisation.

Étape 3 : Partagez le formulaire

Pour partager rapidement le formulaire avec les employés, vous pouvez immédiatement générer et copier un lien public. Cette option sera disponible dans la fenêtre après avoir téléchargé le formulaire dans la salle. Il suffit de cliquer sur Copier le lien public pour le copier dans le presse-papiers. Tout utilisateur disposant de ce lien peut ouvrir la salle et remplir le formulaire.

Étape 4 : Suivez les progrès

Contrôlez le processus d’archivage directement dans la salle de remplissage des formulaires. Dès que le PDF du formulaire est téléchargé, le service comptable en est automatiquement informé par e-mail.

La salle comportera automatiquement deux dossiers : En cours, qui contient des copies du formulaire que l’employé a commencé à remplir, et Complet, qui contient des copies du formulaire que l’employé a soumis.

Étape 5 : Exploitez les données consolidées

Toutes les données fournies sont automatiquement résumées dans une seule feuille de calcul Excel. Vous trouverez ce fichier dans le dossier Complet. Utilisez cette feuille de calcul pour calculer les indemnités de congé et à d’autres fins comptables.

Cela permet d’éviter d’ouvrir des formulaires distincts, de gagner du temps et de garantir la précision des données.

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Avec les salles de remplissage de formulaires, vous pouvez révolutionner non seulement votre processus de demande de congé, mais aussi tout flux de travail basé sur des formulaires dans votre organisation. Essayez-le et découvrez les avantages de DocSpace :

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