Types d’utilisateurs et rôles dans ONLYOFFICE DocSpace : un guide pratique

La version 3.0 de ONLYOFFICE DocSpace introduit un nouveau système de types d’utilisateurs et de rôles pour rendre la gestion des accès plus flexible et transparente. Lisez cet article pour connaître les principales mises à jour et découvrir comment elles améliorent les capacités de collaboration.

Types d’utilisateurs

Les types d’utilisateurs définissent le niveau d’accès et de permissions de la personne dans DocSpace. En distinguant différents types, DocSpace permet aux organisations de contrôler qui peut accéder à des sections spécifiques, créer ou modifier des fichiers, gérer des salles et inviter d’autres utilisateurs. Ces types garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents sensibles ou aux paramètres administratifs.

Dans la version 3.0 de ONLYOFFICE DocSpace, nous avons redéfini les types d’utilisateurs. Voici comment les types d’utilisateurs ont changé par rapport aux versions précédentes :

Propriétaire de DocSpace -> Propriétaire de DocSpace

Administrateur de DocSpace -> Administrateur de DocSpace

Administrateur de salle -> Administrateur de salle

Utilisateur avancé (PAYANT) -> Utilisateur (GRATUIT)

Utilisateur (GRATUIT) -> Invité (GRATUIT)

Propriétaire et administrateurs de DocSpace (Payants)

Les administrateurs de DocSpace sont chargés de gérer les paramètres de DocSpace et de superviser toutes les salles.

Les propriétaires de DocSpace peuvent faire tout ce que les administrateurs peuvent faire, mais ils peuvent aussi gérer les détails du paiement, supprimer l’ensemble de DocSpace et inviter ou gérer les administrateurs de DocSpace.

Avant la version 3.0 : Les propriétaires et les administrateurs avaient automatiquement un accès complet aux salles et aux documents qui s’y trouvaient.

Nouveautés de la version 3.0 : Les deux types d’utilisateurs sont désormais limités aux rôles qui leur sont attribués dans une salle donnée. Si aucun rôle ne leur est attribué dans la salle, ils ont un accès en lecture seule. Cependant, ils gardent la possibilité de changer le propriétaire de la salle, de la copier ou de l’archiver.

Attention : il est désormais nécessaire d’attribuer des rôles aux propriétaires et aux administrateurs si cela n’a pas été fait auparavant. Pour garantir un accès et des autorisations appropriés, les rôles doivent désormais être clairement définis.

Administrateurs de salle (payants)

Les administrateurs de salles gèrent les salles assignées avec les mêmes autorisations et restrictions. Ils peuvent créer de nouvelles salles et gérer celles qui leur sont attribuées, inviter de nouveaux utilisateurs et invités via les salles, et attribuer des rôles uniquement en dessous de leur niveau.

Nouveautés de la version 3.0 : Pour les administrateurs de salle, il n’y a pas de changement de fonctionnalité.

Utilisateurs (anciennement Utilisateurs avancés) (gratuits)

Les utilisateurs peuvent gérer des fichiers personnels, créer et modifier des documents dans la salle, mais sont limités dans la gestion des salles et des paramètres.

Avant la version 3.0 : Seuls les utilisateurs avancés et les personnes de niveau supérieur pouvaient créer et télécharger des documents dans la salle, et avaient accès à Mes documents. Les utilisateurs avancés étaient des utilisateurs payants.

Nouveautés de la version 3.0 : Nous avons supprimé le type d’utilisateur avancé et amélioré de manière significative les capacités des utilisateurs ordinaires, tout en conservant ce type d’utilisateur entièrement gratuit. Il vous permet d’attribuer gratuitement un nombre illimité d’utilisateurs.

Attention : Tous les utilisateurs avancés payants précédemment ajoutés ont été automatiquement convertis en utilisateurs réguliers gratuits avec maintien de l’accès à leurs salles.

Invités (anciennement utilisateurs) (gratuits)

Les invités sont un nouveau type d’utilisateur libre qui ressemble à des contacts externes dans une salle publique. En général, les invités ont un accès limité à certaines zones.

Nouveautés de la version 3.0 : Les invités ne peuvent être conviés qu’à des salles spécifiques par le biais d’une invitation de salle, avec les permissions qui leur sont accordées par le responsable de salle.

En fonction du rôle attribué par le responsable de salle, les invités peuvent :

• Voir les fichiers
• Modifier les fichiers
• Créer un nouveau contenu

Les invités ne peuvent pas accéder aux sections Contacts ou Documents et ne peuvent pas créer de salles. Dans sa première version, les invités ne peuvent pas être ajoutés à des groupes.

Attention : Tous les utilisateurs ajoutés précédemment ont été convertis en invités et ne seront désormais visibles que dans les listes d’invités des administrateurs. Si nécessaire, vous pouvez modifier leur type.

Les invités qui seront ajoutés dans la version 3.0 seront affichés dans la liste des invités de l’utilisateur qui les a ajoutés et du responsable de salle qui a confirmé l’ajout de cet invité dans la salle.

Consulter le guide détaillé sur la gestion des utilisateurs dans DocSpace dans notre Centre d’aide.

Gestion des utilisateurs dans la nouvelle section Contacts

Dans DocSpace 3.0, la section Comptes a été remaniée et renommée Contacts. Elle se compose désormais de trois onglets.

Comptes -> Contacts

Personnes -> Membres

Groupes -> Groupes

Invités (NOUVEAUX)

Avant la version 3.0 : La section Comptes de DocSpace se compose de deux onglets : Personnes, qui répertorie tous les utilisateurs enregistrés de DocSpace, et Groupes, où les utilisateurs peuvent être organisés en groupes, avec la possibilité de désigner des chefs de groupe pour une meilleure gestion de l’équipe.

Nouveautés de la version 3.0 : L’onglet Personnes a été renommé Membres et contient tous les utilisateurs, propriétaires et administrateurs enregistrés dans DocSpace qui ont été ajoutés par le propriétaire ou l’administrateur via la section Contacts. Les membres peuvent être associés à des employés réguliers de votre organisation ou à des membres de votre équipe travaillant sur un projet.

L’onglet Invités est entièrement nouveau dans DocSpace. Désormais, la gestion des collaborateurs externes est plus facile, car vous pouvez rapidement voir quels invités sont associés à vos salles et quelles sont les autorisations dont ils disposent. Contrairement aux membres, les invités sont ajoutés directement par le biais des invitations des salles plutôt que par la section Contacts.

Dans l’onglet Invités, chaque utilisateur dispose de sa propre liste d’invités. La liste des invités des autres utilisateurs ne leur est pas accessible.

La structure mise à jour vous permet d’identifier et de gérer rapidement les personnes qui ont accès à des salles ou à des fichiers spécifiques. Elle offre également une vue d’ensemble plus claire de vos invités et de leurs rôles au sein de votre DocSpace.

Rôles des utilisateurs dans les salles

Dans DocSpace 3.0, les rôles des utilisateurs dans les salles ont été considérablement mis à jour. Ces rôles sont attribués dans des salles spécifiques, en fonction du type de salle et des actions que le responsable de salle décide d’autoriser.

Responsable de salle (NOUVEAU)

Créateur de contenu (NOUVEAU)

Éditeur -> Éditeur

Remplisseur de formulaires-> Remplisseur de formulaires

Réviseur -> Réviseur

Commentateur -> Commentateur

Lecteur -> Lecteur

Nouveautés de la version 3.0 : Dans DocSpace, les utilisateurs se voyaient attribuer des rôles tels que éditeur, remplisseur de formulaires, réviseur, commentateur et lecteur au sein des salles. Les propriétaires et les administrateurs de DocSpace se voyaient automatiquement attribuer le rôle de propriétaire de la salle, ce qui leur donnait un accès complet aux documents de la salle ou la possibilité de gérer complètement la salle.

Nouveautés de la version 3.0 : Outre les rôles existants tels que éditeur, remplisseur de formulaires, réviseur, commentateur et lecteur, la version 3.0 introduit deux nouveaux rôles : responsable de salle et créateur de contenu.

Responsable de salle

Le responsable de salle permet aux utilisateurs de gérer les paramètres de la salle, y compris l’ajout/la suppression de membres et l’attribution de permissions. Ils peuvent également gérer les fichiers en copiant, déplaçant, renommant et supprimant leurs propres fichiers et ceux des autres.

Créateur de contenu

Le rôle de créateur de contenu permet aux utilisateurs de créer et de télécharger de nouveaux fichiers et dossiers en fonction du type de salle. Les créateurs de contenu sont également autorisés à gérer l’historique des versions des documents.

Attention : Lors de la mise à jour vers la version 3.0, les rôles dans les salles seront automatiquement mis à jour :

Administrateur de salle -> Responsable de salle

Utilisateur avancé -> Créateur de contenu

Voici un aperçu rapide de tous les rôles et de toutes les activités qu’ils peuvent effectuer dans la salle.

Comme indiqué ci-dessus, les propriétaires et les administrateurs de DocSpace sont désormais contraints d’effectuer des actions en fonction du rôle spécifique qu’ils occupent dans chaque salle. Cela signifie que leurs capacités correspondent aux rôles de la liste qui leur est donnée.

Rôles des utilisateurs en fonction du type de salle

Les administrateurs peuvent attribuer des niveaux d’autorisation spécifiques aux utilisateurs et aux invités dans les différentes salles. Chaque type de salle prend en charge des rôles différents, offrant ainsi une expérience personnalisée en fonction de la nature de la salle :

• Salles publiques : les rôles comprennent la gestion des salles et la création de contenu.
• Salles de remplissage de formulaires : les rôles sont ceux de responsable de salle, de créateur de contenu et de remplisseur de formulaires.
• Salles de collaboration et de données virtuelles : ces salles prennent en charge les rôles de responsable de salle, de créateur de contenu, d’éditeur et de lecteur.
• Salles personnalisées : tous les rôles peuvent être attribués, ce qui offre la plus grande flexibilité.

Consulter le guide détaillé sur les rôles des utilisateurs dans les salles dans notre Centre d’aide.

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