Les codes de champ Word expliqués

ONLYOFFICE Docs vient d’être mis à jour vers la version 8.2 avec de nouvelles fonctions et améliorations, telles que les codes de champ pour les documents texte. Lisez cet article pour en savoir plus sur cette fonctionnalité et comment l’utiliser dans l’éditeur de documents ONLYOFFICE.

Que sont les codes de champ et quand les utiliser?

Les codes de champ sont des espaces réservés dynamiques qui vous permettent d’insérer automatiquement du contenu dans un document Word en fonction de conditions spécifiques. Ils sont particulièrement utiles lorsque vous souhaitez ajouter des informations susceptibles de changer, telles que des numéros de page, des dates, des hyperliens ou des données provenant de sources externes comme des bases de données.

En d’autres termes, imaginez que vous rédigez un document et que vous souhaitez qu’il affiche toujours la date actuelle sans avoir à la saisir à chaque fois. Au lieu d’écrire la date vous-même, vous pouvez utiliser un code de champ qui extrait la date actuelle de votre ordinateur et l’insère dans le document. Chaque fois que vous ouvrez ou mettez à jour le document, la date sera modifiée à la date correcte sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.

Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps et de rendre votre document plus intelligent : au lieu d’ajouter des informations manuellement, les codes de champ le font pour vous.

Codes de champ dans ONLYOFFICE

L’éditeur de documents ONLYOFFICE prend en charge une grande variété de codes de champ, chacun ayant des fonctions spécifiques. Vous trouverez ci-dessous une liste des codes de champ les plus fréquemment utilisés ainsi que leur syntaxe et leurs commutateurs (paramètres facultatifs qui modifient le comportement du champ) :

1. MERGEFIELD

Ce champ insère un lien vers des données provenant d’une source externe (comme une base de données ou un fichier CSV) dans le document actuel. Lors d’un processus de fusion et publipostage, le contenu de la source externe remplacera le code de champ.

Syntaxe : { MERGEFIELD FieldName [Switches] }

Switches :

• \b – Insère du texte avant le champ si le champ n’est pas vide.
• \f – Insère du texte après le champ s’il n’est pas vide.
• \m – Marque le champ comme étant mappé.
• \v – Active le formatage vertical.

2. PAGENUM

Ce champ insère le numéro de page actuel.

• Syntaxe : { PAGENUM }

3. PAGECOUNT

Insère le nombre total de pages dans le document actuel.

• Syntaxe : { PAGECOUNT }

4. TOC (Table des matières)

Ce champ crée une table des matières en fonction des styles de titre, des niveaux de plan ou des légendes de votre document.

• Syntaxe : { TOC [Switches] }

Switches:

• \b – Limite la table des matières à une section du document marquée d’un signet.
• \h – Applique le formatage des hyperliens.
• \t – Utilise des styles personnalisés pour les entrées de la table au lieu des styles de titre par défaut.
• \o – Crée une table des matières en fonction des niveaux de structure du document, en ignorant les champs TC personnalisés.

5. PAGEREF

Insère le numéro de page d’un emplacement marqué d’un signet dans le document à des fins de références croisées.

• Syntaxe : { PAGEREF Bookmark [\* Format Switch] }

Switches:

• \h – Crée un hyperlien vers le signet spécifié.
• \p – Insère la position relative du paragraphe marqué par le signet.

6. NUMPAGES

Affiche le nombre total de pages dans le document.

• Syntaxe : { NUMPAGES }

7. HYPERLINK

Insère un hyperlien vers un autre emplacement dans le document, un fichier externe ou une page Web.

• Syntaxe : { HYPERLINK “URL or Filename” [Switches] }

Switches :

• \l – Crée un lien vers un emplacement spécifique dans le document.
• \n – Ouvre le lien dans une nouvelle fenêtre.
• \t – Spécifie la cible de l’hyperlien.

8. TIME et DATE

Insère l’heure ou la date actuelle en fonction des paramètres système.

• Syntaxe pour TIME : { TIME [\@ “Date-Time Format”] }
• Syntaxe pour DATE : { DATE [\@ “Date-Time Format”] }

Switches :

• \@ – Spécifie le format dans lequel l’heure ou la date sera affichée.

9. FORMULA

Ce champ effectue des calculs en fonction de la formule fournie.

• Syntaxe : { = Formula [Bookmark] [\# Numeric Picture] }

10. SEQ (Séquence)

Les champs SEQ sont utilisés pour numéroter des éléments tels que des chapitres, des figures ou des tableaux dans un ordre séquentiel. Ils peuvent être mis à jour automatiquement lorsque vous ajoutez, supprimez ou déplacez des éléments.

• Syntaxe : { SEQ Identifier [Switches] }

Switches:

• \n – Insère le numéro de séquence suivant.
• \r – Réinitialise la numérotation à la valeur spécifiée.
• \s – Commence la numérotation en fonction du niveau de plan.

11. STYLEREF

Ajoute le texte formaté avec un style spécifique aux en-têtes ou aux pieds de page. Il peut afficher la première ou la dernière occurrence du style sur la page actuelle, ce qui est utile pour créer des en-têtes ou des pieds de page courants.

• Syntaxe : { STYLEREF StyleIdentifier [Switches] }

Switches :

• \p – Affiche la position relative du paragraphe stylisé avec le format spécifié.

12. ASK

Invite l’utilisateur à saisir des informations, qui sont ensuite stockées comme signet dans le document.

• Syntaxe : { ASK Bookmark “Prompt” [Switches] }

Switches :

• \d – Insère un texte par défaut si l’utilisateur ne fournit pas d’entrée.

Insertion d’un code de champ dans un document Word

À l’aide d’un exemple simple, nous allons vous montrer comment insérer la date actuelle dans votre document Word à l’aide du code de champ. Cette pratique est utile lorsque vous souhaitez inclure des dates dans vos documents, tels que des rapports ou des comptes rendus de réunion, où la date exacte est importante.

1. Ouvrez votre document dans l’éditeur de document ONLYOFFICE.

2. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que la date actuelle apparaisse dans le document, puis accédez à l’onglet Insertion dans la barre d’outils.

3. Cliquez sur le bouton Champ.

4. Dans la boîte de dialogue, saisissez le code de champ pour la date actuelle au format que vous préférez.

5. Cliquez sur OK pour insérer.

Le champ affichera la date de la dernière mise à jour du document.

Pour mettre à jour ce champ :

1. Cliquez avec le bouton droit sur la date.

2. Sélectionnez Mettre à jour le champ pour l’actualiser.

Et voilà ! Ce n’est qu’une des nouvelles fonctions que vous trouverez dans la dernière version de nos éditeurs. Regardez cette vidéo pour explorer d’autres fonctionnalités :

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