Comment coéditer des formulaires PDF dans ONLYOFFICE : un guide facile

Les mises à jour précédentes ont considérablement amélioré la fonctionnalité de l’éditeur PDF ONLYOFFICE et ont apporté de nombreuses fonctionnalités utiles, y compris la possibilité d’enregistrer les modifications dans le fichier PDF original sans enregistrer une copie séparée et la collaboration sur les fichiers PDF en temps réel. Ces mises à jour ont également facilité la coédition de formulaires PDF. Dans ce guide, vous apprendrez à créer des formulaires PDF et à collaborer en temps réel avec facilité.

Ce dont vous avez besoin pour commencer

La façon la plus simple de commencer à utiliser les formulaires PDF d’ONLYOFFICE est de créer un compte ONLYOFFICE DocSpace gratuit et d’accéder à une plateforme de gestion de documents personnalisée dans le nuage. Si vous recherchez plus de sécurité et que la confidentialité de vos données vous tient à cœur, vous pouvez déployer DocSpace sur votre serveur Linux ou Windows :

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Autrement, vous pouvez coéditer des formulaires PDF dans la plateforme que vous utilisez déjà si vous intégrez ONLYOFFICE Docs. Actuellement, il y a plus de 40 intégrations disponibles, telles que Netxcloud, ownCloud, Redmine, WordPress, Alfresco, Confluence, Odoo et plus encore. Vous pouvez obtenir un connecteur prêt à l’emploi pour votre plateforme depuis notre site web ou intégrer la suite ONLYOFFICE via API ou WOPI s’il n’y a pas encore d’application d’intégration.

Passons maintenant au processus de collaboration en ligne et découvrons comment coéditer des formulaires PDF sur l’exemple d’ONLYOFFICE DocSpace.

Étape 1. Créer un formulaire PDF

Comme ONLYOFFICE DocSpace est une plateforme collaborative basée sur des salles, vous devez d’abord créer une salle où vous collaborerez sur vos formulaires PDF et inviterez d’autres utilisateurs à travailler ensemble. Pour ce faire, allez dans la section Salles et cliquez sur l’icône + dans le coin supérieur gauche.

Ensuite, vous devez choisir le type de salle souhaité. Pour les besoins de la collaboration, le type idéal est la salle de collaboration. Pour en créer une, saisissez son nom, ajoutez un tag ou une image si nécessaire et cliquez sur Créer.

Lorsque votre salle de collaboration est créée, il est temps de créer un formulaire PDF. Vous pouvez soit télécharger un fichier depuis votre appareil, soit en créer un nouveau en cliquant sur l’icône + dans le coin supérieur gauche et en choisissant Formulaire PDF. Si vous choisissez cette dernière option, il vous sera proposé de créer un nouveau formulaire PDF vierge, de transformer l’un des fichiers DOCX existants en formulaire ou de sélectionner un modèle de formulaire prêt à l’emploi dans la bibliothèque intégrée.

La bibliothèque d’ONLYOFFICE contient de nombreux modèles PDF prêts à l’emploi pour divers usages professionnels, des contrats légaux aux CV en passant par les listes de tâches. Si vous aimez l’un des modèles disponibles, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Créer dans le menu contextuel.

Quelle que soit l’option choisie pour créer votre formulaire PDF, vous devrez saisir son nom et cliquer sur le bouton Créer. Félicitations ! Vous venez de créer votre premier formulaire PDF et vous pouvez passer à l’étape suivante.

Étape 2. Inviter d’autres personnes à collaborer avec vous

Maintenant que votre formulaire PDF est prêt, vous devez inviter d’autres personnes dans votre salle de collaboration. Une fois invités, vos coauteurs auront accès à tous les fichiers stockés dans votre salle et pourront effectuer des actions en fonction de leur rôle.

Pour inviter quelqu’un, cliquez sur l’icône des trois points dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Inviter des utilisateurs dans le menu contextuel. Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez soit inviter des personnes via un lien d’auto-autorisation, soit les inviter manuellement en saisissant leur nom (s’ils appartiennent déjà à DocSpace) ou leur adresse e-mail s’ils ne sont pas encore enregistrés.

Dans les deux cas, il est nécessaire de définir un rôle pour chaque personne invitée. Dans DocSpace, il y a beaucoup de rôles :

• Les administrateurs de salles peuvent gérer leurs salles, inviter de nouveaux utilisateurs et attribuer des rôles ;
• Les utilisateurs avancés peuvent créer de nouveaux fichiers dans leur salle, mais ils n’ont pas le droit de gérer les utilisateurs ;
• Les éditeurs peuvent effectuer toutes les opérations d’édition dans les fichiers existants, mais ne peuvent pas en créer de nouveaux ;
• Les lecteursonlyof ne peuvent que consulter les documents.

Veuillez noter que certains rôles sont disponibles à titre onéreux. Pour en savoir plus sur les rôles DocSpace, consultez ce guide dans notre Centre d’aide ou regardez la vidéo ci-dessous :

Après avoir invité toutes les personnes nécessaires et défini leurs autorisations d’accès, vous pouvez lancer le processus de coédition.

Étape 3. Modifier votre formulaire PDF

Avec l’éditeur PDF ONLYOFFICE, vous pouvez éditer votre formulaire PDF comme un simple document texte. Vous pouvez utiliser divers outils d’édition et de style pour donner à votre formulaire l’aspect que vous souhaitez. Vous pouvez appliquer différentes polices et changer leur taille, choisir parmi des préréglages de style, insérer des tableaux, des images, des formes et d’autres objets, configurer les marges, ajouter des tables des matières et des références croisées et plus encore.

Il est important de noter que l’outil de création de formulaires d’ONLYOFFICE permet de travailler avec différents types de champs. Lorsque vous travaillez sur votre formulaire, vous pouvez choisir parmi les types suivants disponibles dans l’onglet Formulaires :

• Champs de texte ;
• Boîtes combo ;
• Listes déroulantes ;
• Cases à cocher ;
• Boutons radio ;
• Images ;
• Adresses e-mail ;
• Numéros de téléphone ;
• Date et heure ;
• Codes postaux ;
• Cartes de crédit ;
• Champs complexes.

De plus, la version 8.2 propose un nouveau type de champ, le champ de signature, qui permet de signer les formulaires PDF avec une image.

Chaque champ possède des propriétés, telles que Espace réservé ou Conseil, conçues pour faciliter le remplissage de nos formulaires prêts à l’emploi. Une autre fonction utile est la possibilité d’attribuer des rôles aux destinataires. Cela signifie que vous pouvez spécifier qui doit remplir tel ou tel champ dans vos formulaires PDF. Chaque rôle de destinataire est marqué d’une couleur, ce qui permet aux utilisateurs d’identifier visuellement tous les champs qu’ils doivent remplir.

Étape 4. Utiliser les fonctionnalités collaboratives de ONLYOFFICE

Lorsque vous éditez votre formulaire avec d’autres personnes, vous pouvez utiliser les différentes fonctions de collaboration disponibles dans l’onglet Collaboration pour rendre le processus de coédition plus pratique. Voici ce que vous pouvez faire dans ONLYOFFICE :

1. Passez d’un mode de coédition à l’autre. Vous pouvez coéditer des formulaires en ligne en temps réel en utilisant le mode rapide, qui affiche toutes les modifications dès qu’elles sont effectuées, ou travailler en privé en mode strict et rendre vos modifications visibles aux autres après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer.

2. Laissez et gérez des commentaires. Lorsque vous collaborez, vous pouvez laisser des commentaires pour discuter de quelque chose et mentionner d’autres utilisateurs dans les commentaires à l’aide de @. Vous pouvez également gérer les commentaires, les trier ou les supprimer.

3. Communiquez avec d’autres co-auteurs. La communication est la pierre angulaire d’une collaboration réussie. ONLYOFFICE vous permet donc de discuter avec vos coauteurs directement dans votre formulaire en échangeant des messages textuels dans le chat intégré. De plus, vous pouvez activer les plugins Jitsi ou Rainbow pour une vidéoconférence en temps réel.

4. Suivez les modifications en temps réel. Grâce à la fonction de suivi des modifications, vous pouvez examiner les modifications apportées par d’autres collaborateurs. Acceptez ou rejetez leurs modifications une par une ou toutes à la fois.

5. Gérez toutes les versions de votre PDF. Grâce à la fonction Historique des versions, vous pouvez facilement vérifier qui a créé chaque version du fichier et quand cela a été fait. Si nécessaire, vous pouvez récupérer l’une des versions précédentes.

Étape 5. Envoyeк votre formulaire à une salle de remplissage

Maintenant que votre formulaire PDF est prêt, vous pouvez le copier dans l’une des salles de remplissage de formulaires de votre DocSpace. Ce type de salle a été introduit avec ONLYOFFICE DocSpace v2.6 pour faciliter le travail avec les formulaires à remplir. Ces salles permettent aux utilisateurs de télécharger ou de copier des formulaires PDF et de les soumettre pour qu’ils soient remplis. Lorsque vous travaillez avec des formulaires dans des salles de remplissage, vous ne pouvez que remplir les champs et envoyer le formulaire complété pour analyse. Tous les résultats et les réponses collectées sont automatiquement compilés dans une feuille de calcul distincte. Cette fonction est utile pour organiser et gérer les tâches basées sur les formulaires.

Pour copier votre formulaire dans une salle de remplissage, il vous suffit de cliquer sur le bouton Partager et collecter dans le coin supérieur droit. Créez une nouvelle salle ou sélectionnez-en une qui existe déjà, puis cliquez sur Copier ici.

Pour en savoir plus sur les salles de remplissage de formulaires dans ONLYOFFICE DocSpace et leur fonctionnement, lisez cet article dans notre blog.

Comment coéditer des formulaires PDF dans d’autres intégrations ?

ONLYOFFICE DocSpace n’est pas le seul moyen de collaborer sur des formulaires PDF. Si vous avez une instance d’ONLYOFFICE Docs combinée avec une plateforme d’entreprise via le connecteur correspondant, vous pouvez également le faire mais d’une manière légèrement différente.

Pour lancer le processus de collaboration, il vous suffit de créer un formulaire PDF et de le partager avec d’autres personnes en utilisant les paramètres de partage de la plateforme. Par exemple, l’intégration de ONLYOFFICE Docs et ownCloud vous permet de créer un formulaire PDF vierge ou d’ouvrir un fichier DOCX et de le transformer en formulaire PDF. Lorsqu’un formulaire PDF est créé, vous pouvez le coéditer en temps réel avec d’autres utilisateurs ownCloud en utilisant les fonctionnalités collaboratives fournies par l’éditeur ONLYOFFICE.

Version 8.2 : nouveautés

Vous souhaitez savoir ce que la dernière version d’ONLYOFFICE Docs vous apporte de plus ? Lisez cet article ou regardez la vidéo ci-dessous pour satisfaire votre curiosité :