ONLYOFFICE DocSpace et HubSpot : offrez une meilleure expérience client avec des modèles Zapier prêts à l’emploi

Bonne nouvelle pour les utilisateurs de HubSpot !

Désormais, vous pouvez facilement connecter ONLYOFFICE DocSpace à votre plateforme HubSpot et apporter un peu d’automatisation dans votre flux de travail CRM en utilisant des modèles Zapier prêts à l’emploi. Lisez ce billet pour découvrir comment fonctionne cette intégration et ce qu’elle peut vous apporter.

Intégration d’ONLYOFFICE DocSpace et HubSpot : un aperçu

HubSpot est une plateforme client flexible qui permet aux entreprises de toutes tailles de connecter leurs équipes de marketing, de vente et de service client en un seul endroit. En utilisant HubSpot et ses outils alimentés par l’IA, vous pouvez créer des relations plus profondes avec vos clients et offrir une expérience client exceptionnelle.

ONLYOFFICE DocSpace est une plateforme complète de gestion de documents et de collaboration qui vous permet de connecter vos coéquipiers, partenaires et clients dans des espaces personnalisables. Il s’agit d’un centre de collaboration centralisé où vous pouvez créer, éditer, partager et co-éditer des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des formulaires à remplir et des fichiers PDF.

En intégrant ONLYOFFICE DocSpace et HubSpot, vous renforcez votre processus CRM avec de puissantes capacités de gestion de documents et de collaboration. Vous pouvez organiser un flux de documents électroniques efficace facilitant la création de fichiers bureautiques et la collaboration en temps réel non seulement avec vos coéquipiers mais aussi avec vos clients lorsque le besoin s’en fait sentir.

Cette intégration réduit le travail manuel en automatisant les tâches répétitives liées à la gestion des fichiers, ce qui vous permet d’offrir une expérience client de premier ordre avec moins d’efforts. Par exemple, vous pouvez créer des espaces DocSpace distincts pour vos affaires HubSpot et créer des contrats, des commandes, des factures et d’autres documents de manière centralisée. Vous pouvez également utiliser DocSpace pour rationaliser vos stratégies de marketing de contenu en facilitant le travail collaboratif sur le contenu de votre blog et des médias sociaux.

Intégration via des modèles Zap prêts à l’emploi

L’intégration d’ONLYOFFICE DocSpace et HubSpot fonctionne via Zapier, un outil puissant qui automatise les tâches répétitives entre plusieurs applications sans codage. Ces automatisations, appelées Zaps, sont des flux de travail qui suivent une structure simple : lorsque quelque chose se produit dans une application, Zapier fait en sorte qu’une autre application effectue une action spécifique via un Zap.

Outre HubSpot, ONLYOFFICE DocSpace peut être intégré à Slack, Trello, Zoom, Pipedrive, Discord, OneDrive, Telegram, Asana, Gmail, Google Drive et plus encore. Pour chacune de ces solutions, il existe des modèles Zapier prêts à l’emploi que vous pouvez trouver sur la page officielle de DocSpace.

Zaps de DocSpace pour HubSpot

Actuellement, il y a plus de 20 Zaps pour l’intégration d’ONLYOFFICE DocSpace et HubSpot. En voici quelques-uns :

• Créer des offres HubSpot à partir de nouveaux dossiers ONLYOFFICE DocSpace ;
• Créer des offres HubSpot à partir de nouvelles salles ONLYOFFICE DocSpace ;
• Créer des tickets HubSpot pour les nouveaux dossiers dans ONLYOFFICE DocSpace ;
• Créer des tickets HubSpot pour de nouvelles salles dans ONLYOFFICE DocSpace ;
• Ajouter de nouveaux utilisateurs ONLYOFFICE DocSpace à une liste HubSpot ;
• Créer des tickets HubSpot pour de nouveaux dossiers dans ONLYOFFICE DocSpace ;
• Créer des entreprises HubSpot à partir de nouvelles salles ONLYOFFICE DocSpace ;
• Ajouter des utilisateurs à des listes HubSpot lorsqu’ils rejoignent des salles ONLYOFFICE DocSpace ;
• Créer des dossiers dans ONLYOFFICE DocSpace pour les nouvelles affaires HubSpot ;
• Créer des salles dans ONLYOFFICE DocSpace pour les nouvelles offres HubSpot ;
• Créer des dossiers dans ONLYOFFICE DocSpace pour les nouveaux contacts dans HubSpot ;
• Inviter de nouveaux contacts HubSpot dans les espaces ONLYOFFICE DocSpace ;
• Créer des salles dans ONLYOFFICE DocSpace pour de nouvelles entreprises dans HubSpot et plus encore.

Tous ces modèles Zapier sont disponibles sur la page DocSpace.

Connectez DocSpace à HubSpot et activez votre premier Zap

Maintenant que vous savez ce que vous pouvez faire avec l’intégration de DocSpace à HubSpot, il est temps de mettre en pratique cette intégration. Il vous suffit de suivre les étapes ci-dessous :

Étape 1. Connectez-vous à votre compte Zapier ou créez-en un nouveau. C’est gratuit.

Étape 2. Accédez à la section Apps sur le panneau de gauche en cliquant sur le bouton correspondant et appuyez sur le bouton + Ajouter une connexion dans le coin supérieur droit. Trouvez ONLYOFFICE DocSpace et spécifiez l’URL de votre DocSpace, e-mail et mot de passe dans la fenêtre d’autorisation. Cliquez sur Oui, Continuer vers ONLYOFFICE DocSpace pour terminer le processus.

Maintenant ONLYOFFICE DocSpace est disponible dans la liste de vos applications sur Zapier.

Étape 3. Si HubSpot n’est pas disponible dans la section Apps de votre compte Zapier, vous devez l’ajouter en suivant les instructions de l’étape précédente.

Étape 4. Maintenant que ONLYOFFICE DocSpace et HubSpot sont disponibles dans vos applications Zapier, vous pouvez activer l’un des modèles Zap pour cette intégration. Pour ce faire, vérifiez tous les modèles disponibles pour HubSpot sur la page ONLYOFFICE, sélectionnez celui dont vous avez besoin et cliquez sur le bouton Détails. Ensuite, cliquez sur le bouton Essayer ce modèle.

Utilisons le modèle qui crée automatiquement des salles dans ONLYOFFICE DocSpace pour tous les nouveaux contrats HubSpot.

Étape 5. Votre modèle Zapier est déjà configuré mais vous pouvez vérifier ses paramètres dans les sections Apps et événements, Comptes et Trigger. Si tout est OK, cliquez sur le bouton Continuer.

Étape 6. Vous devez maintenant vérifier si votre Zap fonctionne correctement en cliquant sur le bouton Tester.

Si tout va bien, cliquez sur le bouton Continuer avec l’enregistrement sélectionné.

Étape 7. Après avoir testé le modèle du côté de HubSpot, il est maintenant temps de faire la même chose pour ONLYOFFICE DocSpace. Vérifiez tous les paramètres et n’oubliez pas de sélectionner le type de salle désiré dans la section Action qui sera créée dans votre DocSpace.

Chaque type de salle a sa propre fonction :

• Les salles de formulaires de base sont conçues pour faciliter le processus de remplissage des formulaires en vous permettant de collecter et d’analyser les réponses de différentes personnes en un seul endroit ;
• Les salles de collaboration sont idéales pour la collaboration et la coédition de documents en temps réel ;
• Les salles personnalisées peuvent être adaptées à n’importe quel scénario, comme le partage de contenu en vue d’une lecture seule ou d’une révision et offrent des paramètres d’accès flexible ;
• Les salles publiques simplifient le partage de fichiers avec des utilisateurs externes en leur permettant de consulter les fichiers sans s’inscrire.

Choisissez le type de salle qui convient le mieux à vos offres HubSpot et testez l’action.

Étape 8. Si le modèle fonctionne correctement du côté de DocSpace, vous pouvez enfin le publier en cliquant sur le bouton correspondant.

Voilà, c’est fait. Votre Zap est maintenant prêt. Vous pouvez vérifier son état dans la section Zaps de votre compte Zapier. S’il est activé, l’intégration de DocSpace et HubSpot fonctionnera comme prévu.

Testez vos Zap

Vous pouvez maintenant facilement vérifier si votre modèle fait ce qu’il doit faire. Pour ce faire, créez une nouvelle affaire dans votre plateforme HubSpot.

Lorsque le nouveau contrat est créé, accédez à votre DocSpace et ouvrez la section Salles. Vous y verrez une nouvelle salle qui porte le même nom que votre accord HubSpot. Félicitations ! Vous pouvez maintenant utiliser cette salle pour conserver tous les fichiers et documents liés à votre affaire et inviter vos collègues et clients à collaborer en temps réel sur les documents. Par exemple, vous pouvez créer et coéditer des devis, des commandes, des contrats et d’autres documents nécessaires pour conclure l’affaire avec succès.

Ce n’est qu’un des modèles disponibles pour l’intégration d’ONLYOFFICE DocSpace et HubSpot. Vous pouvez également activer d’autres Zaps prêts à l’emploi et même en créer de nouveaux pour augmenter votre productivité et offrir une meilleure expérience client.

Commencez avec ONLYOFFICE DocSpace

Créez un compte DocSpace gratuit dès maintenant et connectez-le à HubSpot et à des milliers d’autres applications de productivité et d’affaires sur Zapier pour automatiser votre flux de travail :

CRÉER UN COMPTE GRATUIT

Regardez ce webinaire pour en savoir plus sur ONLYOFFICE DocSpace v2.6 et sur un nouveau type de salle apporté par cette version — les salles de remplissage de formulaires :