Synchronisez vos tâches et vos documents avec l’intégration d’ONLYOFFICE DocSpace et Asana via Zapier

Une gestion efficace des projets et des documents est essentielle pour toute équipe qui souhaite rester organisée et productive. Avec l’intégration d’ONLYOFFICE DocSpace et d’Asana via Zapier, vous pouvez synchroniser de manière transparente les tâches et les documents, en réduisant le travail manuel et en améliorant la collaboration. Explorons comment cette intégration peut rationaliser votre flux de travail et comment la configurer.

À propos de l’intégration d’ONLYOFFICE DocSpace et Asana

Asana est un outil populaire de gestion des tâches et des projets utilisé par les équipes pour organiser, suivre et gérer le travail. Il permet aux utilisateurs de créer des tâches, de fixer des délais, d’attribuer des responsabilités et de suivre les progrès. Il s’agit d’une plateforme essentielle pour assurer le respect du calendrier des projets et l’alignement des équipes. Les tableaux visuels et les calendriers d’Asana rendent la gestion des tâches intuitive et flexible.

ONLYOFFICE DocSpace est une plateforme polyvalente qui permet aux équipes de créer, co-éditer et gérer divers documents bureautiques, y compris des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations, des formulaires à remplir et des PDF. Il s’agit d’une plateforme centralisée pour une collaboration documentaire sécurisée, avec co-édition en temps réel, contrôle des versions et autorisations de partage personnalisables.

Pourquoi intégrer ONLYOFFICE DocSpace à Asana

L’intégration d’ONLYOFFICE DocSpace et d’Asana permet une connexion transparente entre la gestion des documents et le suivi des tâches.

En reliant ces plateformes, vous pouvez réduire les saisies manuelles et vous assurer que votre équipe reste alignée sur les mises à jour du projet. Par exemple, lorsqu’un nouveau document, une feuille de calcul ou une présentation est créé ou modifié dans DocSpace, une tâche correspondante peut être automatiquement créée ou mise à jour dans Asana, ce qui permet de tenir tout le monde informé.

Cette automatisation permet de gagner du temps, d’éliminer les erreurs dues à la gestion manuelle des tâches et de garantir un flux d’informations fluide entre les différentes plateformes. Votre équipe restera au fait de ses tâches grâce à des mises à jour en temps réel.

Modèles Zapier prêts à l’emploi

Zapier permet aux utilisateurs de connecter différentes applications et d’automatiser des tâches répétitives sans connaissances en codage.

Par exemple, à l’aide de Zapier, vous pouvez ajouter automatiquement une tâche dans Asana chaque fois qu’une nouvelle salle est créée dans ONLYOFFICE DocSpace. De même, les mises à jour des fichiers DocSpace – qu’il s’agisse de feuilles de calcul, de présentations ou de PDF – peuvent déclencher des modifications dans les tâches Asana.

Les modèles de Zaps suivants, prêts à l’emploi, sont actuellement disponibles pour Asana :

• Joindre de nouveaux fichiers ONLYOFFICE DocSpace aux tâches Asana ;
• Générer des tâches Asana pour les nouveaux dossiers dans ONLYOFFICE DocSpace ;
• Créer des projets Asana pour les nouvelles salles ONLYOFFICE DocSpace ;
• Créer des tâches Asana pour les nouveaux fichiers ONLYOFFICE DocSpace ;
• Créer des tâches Asana pour les nouvelles salles ONLYOFFICE DocSpace ;
• Télécharger de nouvelles pièces jointes aux tâches Asana dans les salles DocSpace ;
• Créer des dossiers dans ONLYOFFICE DocSpace pour les nouveaux projets dans Asana ;
• Créer des dossiers dans ONLYOFFICE DocSpace pour les tâches Asana récemment complétées.

Zapier permet d’intégrer ONLYOFFICE DocSpace à d’autres applications comme Slack, Hubspot, Discord, Trello, Zoom, Pipedrive, Gmail et bien d’autres

Configuration de l’intégration

Voyons comment configurer l’intégration en utilisant l’exemple du modèle Zap « Attacher de nouveaux fichiers ONLYOFFICE DocSpace à des tâches Asana » pour automatiser les pièces jointes de fichiers entre les deux plateformes.

Étape 1. Connectez-vous à Zapier

Commencez par vous connecter à votre compte Zapier. Si vous n’en avez pas, créez un nouveau compte gratuit. Une fois connecté, vous serez redirigé vers votre tableau de bord pour commencer à configurer votre intégration.

Étape 2. Ajoutez les applications DocSpace et Asana

Maintenant, il faut ajouter des applications à votre Zapier. Pour ce faire :

• Sur le tableau de bord de Zapier, allez dans la section Apps sur le panneau de gauche.
• Cliquez sur + Ajouter une connexion et recherchez ONLYOFFICE DocSpace dans la liste.
• Indiquez l’URL de DocSpace, votre e-mail et votre mot de passe pour autoriser la connexion. Pour vous connecter, cliquez sur Oui, continuer vers ONLYOFFICE DocSpace.

Après ces étapes, ONLYOFFICE DocSpace apparaîtra dans votre liste d’applications connectées sur Zapier.

Si Asana n’est pas connecté à Zapier, suivez les étapes ci-dessus pour ajouter l’application.

Étape 3. Sélectionnez un modèle de Zap

Allez sur la page Zapier d’ONLYOFFICE DocSpace, où vous trouverez des Zaps préconfigurés. Parmi les modèles disponibles, choisissez « Attacher de nouveaux fichiers ONLYOFFICE DocSpace aux tâches Asana » ou un autre modèle que vous souhaitez appliquer.

Cliquez Essayer pour continuer.

Étape 4. Configurez le déclencheur

Le déclencheur détermine le moment où l’automatisation commencera. Dans ce cas, le Zap s’activera chaque fois qu’un nouveau fichier sera ajouté à une salle dans ONLYOFFICE DocSpace.

Pour que le déclencheur fonctionne correctement, sélectionnez la salle où les fichiers seront créés. Allez dans l’onglet Déclencheur et sélectionnez ID de salle et ID de dossier (optionnel) dans la liste déroulante.

En outre, si vous souhaitez personnaliser le déclencheur, vous pouvez le régler :

• Événement qui provoquera l’action Asana dans l’onglet Application et événement ;
• Compte si vous êtes connecté à plusieurs comptes DocSpace.

Une fois qu’il est configuré, testez-le. Allez dans l’onglet Test et cliquez sur Tester le déclencheur. Si le test a réussi, cliquez sur Continuer.

Étape 5. Vérifiez l’action Zapier

Puisque nous utilisons le modèle Attacher de nouveaux fichiers ONLYOFFICE DocSpace aux tâches Asana, Zapier doit effectuer une action supplémentaire, à savoir télécharger le document créé à partir de DocSpace. Cette action sera effectuée automatiquement.

Comme à l’étape précédente, personnalisez les paramètres suivants :

• La salle où se trouve le fichier ;
• Le dossier dans lequel se trouve le fichier (facultatif) ;
• L’ID du fichier.

Si tout est configuré, allez dans l’onglet Test et cliquez sur Tester l’action. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur Continuer.

Étape 6. Configurez l’action

Ensuite, vérifiez la configuration de l’action qui se produira dans Asana lorsqu’un nouveau fichier est téléchargé sur DocSpace.

Ici, il est important de définir le projet et la tâche auxquels le fichier DocSpace sera attaché.

Ensuite, cliquez sur le bouton Tester l’étape. Si le test est réussi, cliquez sur Publier.

Voilà, c’est fait ! Votre Zap est maintenant configuré et vous verrez automatiquement les pièces jointes dans Asana lorsque vous créerez un nouveau fichier dans votre DocSpace.

Étape 7. Testez le Zap

Voyons maintenant comment le modèle fonctionne dans nos applications. Créez un nouveau fichier dans la salle mentionnée dans DocSpace.

Accédez à votre compte Asana et voyez le document joint à la tâche.

Commencez avec un compte DocSpace gratuit

Créez dès maintenant un compte DocSpace gratuit et connectez-le à d’autres applications sur Zapier pour automatiser vos flux de travail et éliminer les tâches répétitives :

CRÉER UN COMPTE