Comment utiliser les salles de remplissage de formulaires dans ONLYOFFICE DocSpace

À partir de la version 2.6, ONLYOFFICE DocSpace introduit sa première version de salles de remplissage de formulaires. Ces salles sont conçues pour simplifier le remplissage et la gestion des documents à remplir. Vous pouvez facilement organiser et suivre la réalisation de devoirs, de questionnaires, d’enquêtes et d’autres documents. En outre, elles collectent automatiquement les réponses dans une feuille de calcul, ce qui vous permet d’analyser les données sans effort. Voyons ce que sont les salles de remplissage de formulaires et comment les utiliser.

Qu’est-ce qu’une salle de remplissage

Les salles de remplissage de formulaires sont un type de salle spécialisé dans ONLYOFFICE DocSpace conçu spécifiquement pour travailler avec des formulaires. Elles permettent aux utilisateurs de déposer des formulaires PDF et de les soumettre pour qu’ils soient complétés, avec des droits d’accès permettant uniquement de remplir les champs. Le suivi de la progression et la compilation automatique des résultats dans une feuille de calcul facilitent l’analyse détaillée. Cette fonctionnalité est utile pour organiser et gérer les tâches basées sur les formulaires.

Par exemple, si vous devez recueillir les commentaires des participants après un atelier, créez une salle de remplissage de formulaires, téléchargez un formulaire de commentaires et partagez-le avec les participants. La salle vous permet de savoir qui a commencé à remplir le formulaire et qui l’a terminé, et de regrouper toutes les réponses en un seul endroit pour en faciliter l’examen et l’analyse.

Principales caractéristiques

Partage de formulaires PDF

Les formulaires dans les salles de remplissage peuvent être partagés avec les utilisateurs de DocSpace ou un groupe d’utilisateurs ayant l’autorisation de remplir les champs uniquement. Ainsi, les personnes qui remplissent le formulaire ne peuvent pas modifier le document.

Si le formulaire doit être rempli par des utilisateurs externes qui n’ont pas de compte DocSpace, il est possible de fournir un accès via un lien externe.

Suivi des progrès du formulaire

Une fois que vous avez soumis votre formulaire, vous pouvez en suivre l’évolution grâce à deux nouveaux dossiers qui apparaîtront dans votre salle : Complet et En cours de traitement. Les copies des formulaires de chaque utilisateur seront placées dans le dossier approprié en fonction de leur état d’avancement.

• En cours contient les formulaires en cours de remplissage (formulaires que les utilisateurs ont commencé à remplir mais qu’ils n’ont pas encore terminés).
• Complet contient les formulaires complétés (lorsque les utilisateurs cliquent sur Remplir et Soumettre).

Une fois que les participants ont rempli et envoyé leurs formulaires, ceux-ci apparaissent dans la section « Complet ». Cela vous permet de gérer tous les formulaires soumis en un seul endroit, ce qui facilite l’examen de chaque formulaire complété.

Analyse des réponses

Les réponses sont automatiquement regroupées dans une feuille de calcul pour faciliter l’analyse des données et la création de rapports.

Dans la feuille de calcul, il est possible de présenter les données de manière pratique, de les filtrer, de les analyser à l’aide de tableaux croisés dynamiques et de construire des graphiques basés sur les données. Pour une analyse plus approfondie, utilisez l’assistant IA intégré.

Démarrez avec les salles de remplissage de formulaires

Pour illustrer l’utilisation des salles de remplissage de formulaires, considérons un scénario dans lequel vous devez collecter des lettres de vérification d’emploi.

Étape 1. Préparez le formulaire PDF

Tout d’abord, nous devons préparer un formulaire PDF. Dans ONLYOFFICE DocSpace, vous pouvez utiliser l’éditeur PDF intégré pour créer un formulaire avec différents champs : texte, listes déroulantes, cases à cocher, boutons radio, listes déroulantes, etc.

Pour faciliter le remplissage des formulaires, personnalisez les paramètres des champs en fonction de vos besoins. Définissez la taille des champs, le format, les caractères autorisés, la limite de caractères, la police et les champs obligatoires, et attribuez des rôles différents pour remplir les champs. Les autres utilisateurs pourront déterminer visuellement les champs qu’ils doivent remplir en fonction de leur rôle, en les mettant en évidence dans une couleur spécifique.

ONLYOFFICE propose également une bibliothèque de modèles de formulaires gratuits et prêts à l’emploi. Téléchargez celui qui vous convient et modifiez-le dans l’éditeur PDF, si nécessaire.

Étape 2. Créez une salle de remplissage de formulaires

Ensuite, nous créons une nouvelle salle de remplissage de formulaires dans laquelle nous pouvons gérer nos formulaires. Nous commencerons par choisir le type de salle approprié et par le préparer à l’utilisation.

Pour créer une salle de remplissage de formulaires, cliquez sur le bouton Nouvelle salle -> Salle de remplissage de formulaires.

Saisissez ensuite le nom de votre salle et ajoutez des étiquettes et une icône si nécessaire. Cliquez Créer.

Étape 3. Ajoutez un formulaire PDF

Dans la salle créée, il faut ajouter les formulaires à remplir. Nous pouvons soit télécharger votre formulaire PDF prêt à l’emploi, soit choisir parmi une bibliothèque de modèles prêts à l’emploi.

Allez dans Actions -> Télécharger le formulaire PDF -> À partir de DocSpace / À partir de l’appareil.

Autrement, Actions -> Choisir parmi les modèles.

Étape 4. Partagez le formulaire à remplir

Cette étape consiste à faire entrer les utilisateurs dans la salle de remplissage des formulaires afin qu’ils puissent commencer à remplir les formulaires. Il est possible d’inviter des membres de l’équipe interne ou de partager l’accès avec des participants externes.

• Pour partager rapidement le formulaire avec des utilisateurs externes, vous pouvez immédiatement générer et copier un lien public. Cette option sera disponible dans la fenêtre après avoir téléchargé le formulaire dans la salle. Il suffit de cliquer sur Copier le lien public pour le copier dans le presse-papiers. Tout utilisateur disposant de ce lien peut ouvrir la salle et remplir le formulaire.

Vous pouvez également le faire en cliquant sur le bouton Partager la salle en haut à côté du nom de la salle dans la fenêtre de la salle.

• Pour les utilisateurs internes, cliquez sur l’icône avec trois points en haut -> Inviter des utilisateurs.

Commencez à taper un e-mail ou un nom d’utilisateur et sélectionnez-le dans la liste proposée.

Veillez à sélectionner les droits du remplisseur de formulaires. Sélectionnez également la langue dans laquelle l’utilisateur recevra l’invitation. Ensuite, envoyez une invitation en cliquant sur le bouton correspondant.

Les utilisateurs verront la salle à remplir dans la liste des salles disponibles et pourront remplir le formulaire.

Étape 5. Suivez l’évolution du formulaire

Désormais, vous pouvez suivre l’état des formulaires en cours de remplissage. Le système classe les formulaires dans différentes sections en fonction de leur état d’avancement : En cours et Complet.

Vous verrez ces sections sous forme de dossiers distincts dans votre salle.

Lorsque l’utilisateur commence à remplir le formulaire, une copie de celui-ci apparaît dans la section En cours.

Lorsqu’un utilisateur soumet un formulaire complété en cliquant sur Remplir et Soumettre, une copie du formulaire apparaît automatiquement dans la section Complet.

Étape 6. Organisez les réponses

Comme mentionné ci-dessus, tous les formulaires complétés apparaîtront automatiquement dans la section Complet. En outre, vous verrez une feuille de calcul qui regroupe automatiquement les réponses collectées dans les formulaires.

Dans le fichier, chaque ligne reflète les données d’un formulaire et les colonnes correspondent aux champs. Ensuite, dans l’éditeur de feuilles de calcul, vous pouvez analyser les données et créer des graphiques et des rapports.

Voilà, c’est fait. Le processus lui-même semble encore plus simple qu’il n’y paraît. Il facilite grandement la collecte des données et vous évite de travailler manuellement avec plusieurs copies.

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