Formule GETPIVOTDATA : un guide simple

La fonction GETPIVOTDATA est un outil utilisé dans les tableurs qui permet aux utilisateurs d’extraire des données spécifiques d’un tableau croisé dynamique, ce qui rend l’analyse des données et la création de rapports plus précises et plus dynamiques. Dans cet article, nous verrons ce qu’est la fonction GETPIVOTDATA, son objectif et son fonctionnement.

Qu’est-ce que GETPIVOTDATA ?

La fonction GETPIVOTDATA est conçue pour extraire des données d’un tableau croisé dynamique sur la base des noms de champs et d’éléments spécifiés. Grâce à cette fonction, vous pouvez référencer des points de données précis à partir d’un tableau croisé dynamique, ce qui facilite l’élaboration de rapports détaillés et de calculs complexes qui se mettent à jour de manière dynamique lorsque les données sous-jacentes ou la structure du tableau croisé dynamique changent. Voici un exemple simple.

Imaginons que vous disposiez d’une grande quantité de données sur les exportations d’un produit que votre entreprise vend dans tous les pays du monde.

On vous demande maintenant de rédiger un rapport sur les ventes réalisées dans un pays spécifique. À partir du tableau croisé dynamique contenant toutes les informations, la fonction GETPIVOTDATA vous permet d’extraire uniquement les données que vous devez insérer dans le rapport et, si nécessaire, de les isoler dans une feuille de calcul distincte. De cette manière, l’attention ne sera portée que sur les informations nécessaires.

L’avantage de cette fonction est qu’elle met automatiquement à jour les données extraites lorsque celles du tableau d’origine changent, ce qui vous permet de gagner du temps et de l’énergie.

En résumé, voici les raisons pour lesquelles vous devriez utiliser la fonction GETPIVOTDATA :

Extraction précise des données. Les tableaux croisés résument les données, mais il est difficile d’en extraire des données spécifiques. GETPIVOTDATA vous permet d’extraire des points de données précis en fonction de critères (par exemple, les ventes totales d’un produit spécifique dans une région spécifique).

Rapports dynamiques. Pour les tableaux de bord ou les rapports utilisant des données spécifiques provenant d’un tableau croisé dynamique, GETPIVOTDATA garantit l’exactitude des données et leur mise à jour automatique en cas de modification du tableau croisé dynamique.

Calculs complexes. Si vous devez effectuer d’autres calculs ou analyses avec les données des tableaux croisés dynamiques, GETPIVOTDATA vous aide à extraire les données nécessaires pour les utiliser dans d’autres formules, ce qui rend vos calculs plus dynamiques.

Automatisation et cohérence. GETPIVOTDATA assure la cohérence de l’extraction des données. Si la présentation du tableau croisé dynamique change (déplacement de champs ou ajout de nouvelles données), GETPIVOTDATA obtient toujours les données correctes, contrairement aux références manuelles aux cellules qui peuvent provoquer des erreurs.

Comment utiliser GETPIVOTDATA ?

Nous avons expliqué à quoi sert cette fonction, voyons maintenant en pratique comment l’utiliser avec l’aide du tableur ONLYOFFICE.

La formule a la syntaxe suivante :

GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, [field], [item], …)

Analysons maintenant les arguments de la formule :

data_fielddéfinit le nom du champ du tableau croisé dynamique qui contient les données requises. L’argument doit être entre guillemets.

pivot_table est utilisé pour déterminer quel tableau croisé dynamique contient les données requises. Il peut faire référence à n’importe quelle cellule, plage de cellules ou plage nommée de cellules à l’intérieur du tableau croisé dynamique.

field/item sont des paires de noms de champs et de noms d’éléments qui peuvent être utilisés pour décrire les données requises.

Exemple d’utilisation

Nous allons analyser un exemple simple qui vous aidera à comprendre comment utiliser la fonction.

Tout d’abord, vous devez extraire les données que vous souhaitez utiliser dans un tableau croisé dynamique. Si vous ne savez pas comment en créer un, nous vous conseillons de lire cet article.

Comme vous pouvez le voir dans le tableau, nous avons décidé d’isoler les données de vente des régions Nord et Sud dans le tableau croisé dynamique.

À l’aide de la fonction GETPIVOTDATA, nous allons maintenant renvoyer les données relatives aux ventes d’huile d’olive dans la région Nord.

Nous utiliserons la formule ci-dessus et l’adapterons à nos besoins :

Nous avons utilisé la formule =GETPIVOTDATA(“Somme du Nord”,$A$9, “Produit”, “Huile d’olive”), et voici comment nous l’avons configurée :

“Somme du Nord” est le champ du tableau croisé dynamique qui contient les données requises.

$A$9 est une cellule aléatoire dans le tableau croisé dynamique. Elle sert uniquement de référence et, dans notre cas, nous pouvons choisir n’importe quelle cellule de la plage allant de A9 à C14.

“Produit” est le nom du champ pour les étiquettes de ligne dans la table d’origine.

“Huile d’olive” est l’élément que nous avons choisi dans le champ “Produit”.

Nous avons obtenu le résultat que nous avons indiqué dans la formule. Mais voyons maintenant ce qui se passe si les données du tableau d’origine changent.

Nous avons remplacé la valeur 7000 par la valeur 15000 dans le tableau original. Il ne nous reste plus qu’à cliquer avec le bouton droit de la souris sur un point aléatoire du tableau croisé dynamique et à sélectionner Actualiser.

De cette manière, la valeur a été mise à jour à la fois dans le tableau croisé dynamique et dans la cellule où nous avons utilisé la formule GETPIVOTDATA.

Comme nous l’avons dit, cette fonction est particulièrement utile si vous souhaitez rédiger un rapport dans lequel seules certaines données spécifiques et sélectionnées sont affichées. Que faire alors si l’on veut reporter le résultat sur une autre feuille du même document ?

C’est très facile, il suffit d’ajouter une nouvelle feuille dans le document ou d’ouvrir une feuille existante. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez que le résultat soit affiché et répétez la formule comme précédemment, mais en spécifiant la feuille d’origine avant la référence de la cellule. Dans notre cas, le tableau croisé dynamique se trouve dans la feuille 1.

=GETPIVOTDATA(“Sum of North”,Sheet1!$A$9,”Product”,”Olive Oil”)

Et voici le résultat dans la feuille demandée.

Maintenant que vous savez comment utiliser cette formule, l’analyse de vos données et la rédaction de vos rapports deviendront beaucoup plus faciles et rapides. Essayez-la vous-même !

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