Comment stocker les salles publiques d’ONLYOFFICE DocSpace dans votre Dropbox : un guide détaillé

L’une des améliorations les plus importantes apportées par la version 2.5 d’ONLYOFFICE DocSpace est la possibilité d’utiliser des services tiers comme stockage de données pour les salles publiques, ce qui rend le processus de partage de fichiers plus facile et plus pratique. Lisez cet article pour savoir comment stocker les salles publiques DocSpace dans votre espace de stockage Dropbox ou tout autre service supporté.

Que sont les salles publiques dans ONLYOFFICE DocSpace ?

ONLYOFFICE DocSpace est un environnement collaboratif basé sur des salles où vous pouvez choisir parmi différents types de salles pour rationaliser la collaboration documentaire avec vos coéquipiers et les utilisateurs externes. Par exemple, les salles de collaboration sont idéales pour la coédition de documents en temps réel, et les salles personnalisées sont idéales pour des tâches plus spécifiques, comme la révision de documents ou le remplissage de formulaires, grâce à leurs paramètres d’accès sophistiqués.

Les salles publiques sont conçues pour simplifier le partage de fichiers avec des utilisateurs externes, c’est-à-dire des personnes qui n’appartiennent pas à votre DocSpace. En utilisant ce type de salle, vous pouvez inviter qui vous voulez (par exemple, des partenaires, des sponsors, des sous-traitants, des clients, etc.) via des liens externes pour leur permettre de consulter des fichiers bureautiques sans avoir à créer un compte DocSpace.

Lorsqu’ils sont invités dans votre salle publique, les utilisateurs externes ont un accès en lecture seule à tous les documents et contenus qui y sont stockés. Pour une protection supplémentaire, il est possible de définir un mot de passe et de fixer une limite de temps pour le lien externe. Vous pouvez également empêcher les utilisateurs externes de copier, télécharger et imprimer vos fichiers, ce qui sécurise le partage de fichiers.

Comment stocker des salles publiques dans Dropbox ?

Depuis ONLYOFFICE DocSpace v2.5, vous pouvez connecter plusieurs plateformes tierces de stockage de fichiers à vos salles publiques. Les options supportées incluent Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, kDrive, Nextcloud, ownCloud et tout autre service fonctionnant via le protocole WebDAV. Veuillez noter que cette fonctionnalité est disponible pour les nouvelles salles publiques. Si vous avez déjà des salles publiques dans votre DocSpace, vous ne pouvez pas les connecter aux plateformes mentionnées ci-dessus.

Voyons comment stocker une salle publique sur une plateforme tierce en prenant l’exemple de Dropbox, un service d’hébergement de fichiers très répandu. Si vous préférez une autre plateforme de stockage, la procédure sera à peu près la même.

Tout commence par la création d’une nouvelle salle publique. Suivez les étapes ci-dessous :

Étape 1. Connectez-vous à votre DocSpace, allez dans la section Salles et cliquez sur le bouton « + » dans le coin supérieur droit.

Étape 2. Choisissez maintenant la Salle publique dans la liste de tous les types de salles disponibles.

Étape 3. Saisissez le nom de la salle, ajoutez une étiquette si nécessaire, activez l’option Stockages tiers et sélectionnez Dropbox dans la liste déroulante. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Connecter.

Étape 4. Vous serez redirigé vers une nouvelle page où vous pourrez lier votre DocSpace à Dropbox en utilisant votre compte Google ou Apple, ou votre adresse é-mail. Choisissez l’option qui vous convient le mieux et cliquez sur Continuer.

Étape 5. Après cela, vous devrez accorder quelques permissions à ONLYOFFICE DocSpace pour qu’il puisse fonctionner correctement avec Dropbox. Cliquez sur Autoriser.

Étape 6. Vous êtes ensuite redirigé vers la page de création de la salle publique. Sur cette page, choisissez l’un des dossiers déjà existants dans votre espace de stockage Dropbox pour stocker la nouvelle salle publique ou créez-en une nouvelle en cochant le champ correspondant. Enfin, cliquez sur Créer.

Voilà, c’est fait. Votre salle publique est désormais prête pour le partage sécurisé de fichiers. Vous pouvez télécharger ou créer de nouveaux fichiers bureautiques et inviter d’autres personnes via des liens externes.

Lorsque vous vous connectez à votre compte Dropbox, vous voyez apparaître un nouveau dossier. Il contient tous les fichiers de votre salle publique DocSpace. Vous pouvez désormais partager du contenu avec d’autres personnes directement à partir de DocSpace et de Dropbox.

Si vous modifiez quelque chose dans votre dossier Dropbox (par exemple, en utilisant l‘application ONLYOFFICE Docs pour Dropbox) ou créez un nouveau fichier bureautique, les changements correspondants s’appliqueront à votre salle publique DocSpace. Il en va de même si vous modifiez quelque chose dans la salle publique – vous verrez les changements dans votre dossier Dropbox.

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Souhaitez-vous savoir quelles autres fonctionnalités utiles ont été apportées par ONLYOFFICE DocSpace v2.5 ? Lisez cet article ou regardez la vidéo ci-dessous :