6 meilleurs logiciels de gestion de documents en 2024

Le logiciel de gestion électronique des documents est un outil universel que chaque équipe et chaque entreprise doit avoir à portée de main pour améliorer sa productivité. La raison principale est qu’il couvre presque tout, de la collaboration et de la communication d’équipe au stockage et au partage de fichiers. Dans cet article, vous trouverez les meilleurs choix dans cette catégorie en 2024.

Qu’est-ce que la gestion des documents ?

En général, la gestion des documents est la manière dont une entreprise traite les documents électroniques et les images de contenu sur papier. Elle englobe un large éventail de fichiers, tels que les documents texte, les feuilles de calcul, les présentations, les formulaires numériques, les images numérisées et les PDF. La gestion documentaire contrôle l’ensemble du cycle de vie d’un document électronique, y compris sa création, sa modification, sa distribution, son accessibilité et son stockage.

La gestion documentaire implique souvent un système de permission d’accès flexible permettant d’autoriser ou d’interdire certaines opérations en fonction du rôle de l’utilisateur au sein de l’entreprise. De cette manière, la gestion des documents garantit la confidentialité des dossiers importants et empêche les accès non autorisés.

La gestion documentaire n’est pas possible sans un logiciel spécialisé, également connu sous le nom de DMS, qui permet aux utilisateurs de créer, d’éditer, de gérer et même de collaborer sur des documents électroniques dans un emplacement centralisé.

De plus, les DMS sont dotés d’outils de communication qui facilitent l’interaction et l’échange d’opinions entre les membres d’une équipe qui travaillent sur des documents électroniques, ce qui augmente leur productivité et réduit le temps nécessaire pour obtenir l’approbation de la version finale d’un fichier électronique.

Objectifs du logiciel de gestion de documents

Grâce à des plateformes spécialisées, les équipes et les entreprises facilitent la gestion des documents. Voici quelques objectifs courants de l’utilisation de ces logiciels :

• Réduction des dépenses liées au stockage physique des documents ;
• Amélioration de la productivité et de la collaboration au sein de l’équipe ;
• Sécurité accrue des informations confidentielles ;
• Élimination du risque de violation des données ;
• Amélioration des flux de documents électroniques.

Pour trouver le meilleur logiciel de gestion électronique des documents que vous pourriez mettre en œuvre dans votre entreprise, jetez un coup d’œil aux options ci-dessous et évaluez si elles peuvent faire une différence dans votre processus de travail en tenant compte de votre type d’entreprise et de votre budget.

6 meilleurs logiciels de gestion électronique de documents à considérer en 2024

1. ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace est un système de gestion de documents basé sur le web avec une large gamme de fonctionnalités collaboratives. Il permet aux équipes et aux entreprises de créer un environnement collaboratif sécurisé dans le nuage ou sur un serveur local privé où ils peuvent stocker, gérer, partager et co-éditer des documents électroniques.

ONLYOFFICE DocSpace est compatible avec tous les fichiers bureautiques courants, ce qui permet d’éditer et de collaborer sur des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations, des formulaires et des fichiers PDF. Le package bureautique intégré garantit une compatibilité totale avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint, ainsi qu’une prise en charge décente d’autres formats de fichiers courants, notamment DOC, ODT, RTF, TXT, HTML, EPUB, XPS, DjVu, XLS, ODS, CSV, PPT et ODP.

ONLYOFFICE DocSpace offre une approche de la gestion des documents basée sur les salles, et il existe trois types de salles que vous pouvez créer en fonction de vos besoins :

• Salles de collaboration sont conçues pour la co-rédaction de documents en temps réel ;
• Salles personnalisées sont utiles lorsque vous avez une tâche spécifique à accomplir, comme remplir un formulaire ou réviser un document ;
• Salles publiques sont idéales pour le partage externe, car vous pouvez inviter des utilisateurs via des liens externes pour leur permettre de consulter des fichiers sans s’inscrire.

Dans les salles DocSpace, vous pouvez établir différents niveaux d’autorisation d’accès pour les autres utilisateurs, y compris les administrateurs de salle, les utilisateurs avancés, les éditeurs, les lecteurs, les commentateurs, les réviseurs et les remplisseurs de formulaires.

En ce qui concerne l’édition de documents, ONLYOFFICE DocSpace fournit des outils et des fonctionnalités professionnels, y compris la communication par chat, les appels audio et vidéo et un assistant IA basé sur ChatGPT qui facilite le travail avec les textes. Par exemple, vous pouvez générer des images, créer des résumés, extraire des mots-clés, traduire des paragraphes, etc.

Idéal pour : la collaboration documentaire en temps réel avec les coéquipiers, les départements, les partenaires et les clients.

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2. OpenKM

OpenKM est une plateforme de gestion de documents et d’enregistrements open-source qui intègre des outils essentiels de gestion de documents et de collaboration, combinés à une fonctionnalité de recherche avancée. Le système est également doté de fonctions d’administration qui permettent de définir les rôles des différents utilisateurs, de mettre en place un contrôle d’accès, d’établir des quotas d’utilisateurs, de contrôler la sécurité des documents et d’accéder à des journaux détaillés de l’activité des utilisateurs.

OpenKM permet aux utilisateurs de contrôler la production, le stockage, la gestion et la distribution des documents électroniques. Il fournit également un moteur de flux de travail pour aider les employés à accroître leur productivité et un système de gestion des documents permettant à votre entreprise de capturer et de conserver des informations sur les activités et les transactions de l’entreprise.

Ce qui fait d’OpenKM un bon choix pour la gestion des documents, c’est que certaines tâches courantes peuvent être exécutées automatiquement sans intervention humaine. Par exemple, il est possible de créer et d’appliquer des règles de validation pour la classification des documents, les signatures électroniques et la capture des métadonnées.

Idéal pour : la gestion de documents et d’enregistrements au niveau de l’entreprise.

3. DocuWare

DocuWare est un logiciel de gestion documentaire et d’automatisation des flux de travail basé sur le cloud qui permet aux entreprises et aux équipes à distance de numériser, de sécuriser et de traiter les documents électroniques.

DocuWare vous permet d’automatiser diverses tâches et processus, tels que la génération de factures, la gestion de contrats ou l’intégration de nouveaux employés. La plate-forme capture automatiquement les informations importantes et les stocke dans un environnement numérique unique. Par exemple, cela fonctionne pour les dossiers des employés, les dossiers RH et les documents commerciaux, ce qui permet à votre équipe d’oublier les tâches routinières et de se concentrer sur ce qui stimule la productivité et le profit.

En tant que solution basée sur le cloud, DocuWare est accessible via n’importe quel navigateur, ce qui en fait un outil idéal pour les équipes travaillant à distance. Cependant, certains outils supplémentaires peuvent améliorer votre productivité en tant qu’utilisateur de DocuWare lorsque vous devez créer un diagramme ou traiter un document numérisé.

Idéal pour : l’automatisation du flux de documents au sein d’équipes distantes.

4. Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud est un système de gestion documentaire développé par Adobe et équipé de puissants outils et services d’édition PDF, notamment Adobe Acrobat Pro DC, Acrobat Sign et d’autres applications. Cette solution combinée permet aux utilisateurs de transformer leurs processus documentaires manuels en flux de travail numériques.

Adobe Document Cloud est le mieux adapté à la gestion des fichiers PDF. Vous pouvez créer, modifier et signer des PDF en toute simplicité sur n’importe quel appareil. De plus, la plateforme fournit des outils de collaboration et de synchronisation, ce qui vous permet de travailler avec vos coéquipiers en temps réel.

La fonction intégrée de piste d’audit permet d’accéder rapidement à toutes les activités liées aux documents, de sorte que vous pouvez suivre et contrôler l’état actuel de vos documents PDF à tout moment. En outre, une fonction utile permet de définir des rappels automatiques pour les échéances des documents.

Adobe Document Cloud permet également d’accéder à des modèles personnalisés de différents types, tels que des contrats ou des formulaires à remplir, ce qui accélère considérablement le processus de création de documents puisque vous n’avez pas à créer quoi que ce soit à partir de zéro.

Idéal pour : la création et la gestion de fichiers PDF.

5. M-Files

M-Files est une plateforme de gestion documentaire innovante qui couvre un large éventail de processus métier, tels que la création et la gestion de documents, l’automatisation des flux de travail, la collaboration, la conformité en matière de sécurité et la piste d’audit.

Dotée d’une technologie d’IA, la plateforme aide les équipes et les entreprises à organiser toutes les informations en un seul endroit en classant les documents électroniques et en extrayant leur signification. Cela permet d’optimiser les tâches de routine et de s’assurer que les informations pertinentes peuvent être facilement trouvées et utilisées de la bonne manière.

M-Files s’adapte à tous les secteurs d’activité qui nécessitent une gestion intelligente des documents et une recherche de contenu. Un autre point fort de cette plateforme est la possibilité d’intégrer des services tiers pour une meilleure productivité. La liste des options disponibles comprend Adobe Acrobat Sign, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce et SharePoint.

Idéal pour : l’automatisation intelligente du travail de la connaissance.

6. LogicalDOC

LogicalDOC est une solution de gestion documentaire qui offre une interface intuitive et une technologie avancée compatible avec les normes internationales largement acceptées. Il s’agit d’une plateforme modulaire qui peut facilement répondre aux exigences les plus complexes en matière de gestion de documents.

LogicalDOC est un système de GED polyvalent qui comprend la gestion des documents et des connaissances ainsi que des outils pour le traitement des formulaires et des dossiers. Le logiciel est capable d’organiser, d’indexer, de récupérer, de contrôler et de distribuer des documents d’entreprise de manière sécurisée.

Avec LogicalDOC, vous pouvez automatiser vos processus d’entreprise afin d’augmenter votre productivité et de réduire vos coûts. La plateforme peut être installée sur Windows, Linux et macOS. Le principal avantage de LogicalDOC est la simplicité en termes de saisie de données et de récupération de documents.

Idéal pour : la gestion sécurisée de documents au sein de réseaux privés.

Résumé

Si votre entreprise traite beaucoup de documents, vous avez certainement besoin d’un système de gestion documentaire fiable. Le choix du bon logiciel dépend du type d’entreprise, de la charge de travail et du budget. L’avantage des plateformes de GED est qu’elles sont intersectorielles, de sorte que n’importe laquelle des options décrites ci-dessus a de fortes chances de trouver une application dans le domaine d’activité de votre entreprise. Il vous suffit d’examiner attentivement leurs fonctionnalités et d’opter pour celle qui répondra à tous vos besoins en matière de gestion documentaire.