Comment Kinderhaus Berlin partage et collabore sur des fichiers sensibles avec ONLYOFFICE DocSpace

Le Kinderhaus Berlin a installé ONLYOFFICE DocSpace Server pour gagner du temps dans l’organisation du flux de documents. Timo Petersohn, employé du service d’assistance informatique, nous parle de son expérience.

À propos de Kinderhaus

Kinderhaus Berlin – Mark Brandenburg e.V. (la maison d’enfants de Berlin) est une organisation publique de la région de Berlin, en Allemagne, qui compte environ 45 projets indépendants du lieu. L’éventail des sous-projets comprend des domaines de travail tels que les groupes de jour, les soins ambulatoires, les groupes d’autonomie, les groupes éducatifs résidentiels, les groupes d’intégration familiale, etc.

Des enfants et des adolescents âgés de 0 à 18 ans y vivent et les employés de l’organisation les accompagnent sur le chemin de la vie.

Pourquoi ONLYOFFICE DocSpace

Afin de pouvoir consacrer plus de temps aux soins et moins de temps à la documentation des dossiers, le Kinderhaus était à la recherche d’une suite bureautique facile à utiliser.

M. Petersohn indique qu’ils collectent des données particulièrement sensibles. C’est pourquoi ils avaient besoin d’une solution auto-hébergée. Néanmoins, le Kinderhaus souhaitait rester dans l’air du temps et offrir aux employés du bureau de protection de la jeunesse la possibilité de travailler sur des fichiers numériques. Cela est possible grâce aux salles et aux autorisations flexibles d’ONLYOFFICE DocSpace (il serait optimal pour une organisation plus structurée de pouvoir autoriser des utilisateurs individuels uniquement à certains dossiers).

Il s’agit d’un projet pilote auquel peu d’employés participent et qui devrait être simple à administrer. Au cours de la phase de test, il est apparu clairement que ONLYOFFICE DocSpace Server était un bon candidat pour une solution tout-en-un.

Collaboration efficace

Selon M. Petersohn, tout le flux documentaire est entièrement effectuée dans DocSpace et les employés peuvent travailler sur un dossier en même temps.

L’édition de documents et le remplissage de formulaires sont désormais plus rapides et plus faciles. Tout est stocké au même endroit, ce qui laisse plus de temps pour les activités professionnelles.

Au début, les employés ont dû s’habituer à DocSpace et à ses fonctionnalités, mais maintenant les documents bureautiques ne doivent plus être envoyés par e-mail et il n’y a plus de multiples versions différentes d’un document.

Il est également possible d’accéder facilement au serveur de Kinderhaus via l’application de bureau ONLYOFFICE. Les employés externes du bureau d’aide à la jeunesse peuvent accéder à certains documents sans installation (à condition d’avoir un smartphone pour l’authentification à deux facteurs).

Martina, assistante sociale :

Nous pouvons désormais travailler beaucoup plus rapidement et facilement qu’auparavant grâce au stockage en réseau.