ONLYOFFICE DocSpace : Comment l’utiliser ?

Cet article explique comment fonctionne notre nouvelle solution ONLYOFFICE DocSpace. Vous découvrirez les fonctionnalités, les plans tarifaires gratuits et payants, la sécurité et la personnalisation de DocSpace.

Qu’est-ce qu’ONLYOFFICE DocSpace ?

ONLYOFFICE DocSpace est une plateforme collaborative conçue pour que les équipes, les clients et les partenaires puissent collaborer sur des documents. La plateforme est basée sur le concept de salles, qui sont des espaces spéciaux avec des permissions prédéfinies, où les utilisateurs peuvent inviter d’autres personnes et collaborer sur des documents bureautiques en temps réel ou en utilisant des modes de coédition avec verrouillage des paragraphes.

 

DocSpace peut être déployé sur votre propre serveur où vous avez le contrôle total de toutes les données. Une autre façon d’obtenir DocSpace est une version en cloud hébergée sur des serveurs sécurisés basés en Europe — pas besoin de dépenser du budget pour l’administration et vous aurez également toutes les mises à jour automatiquement !

VERSION ON-PREMISES                  VERSION EN CLOUD

ONLYOFFICE DocSpace est-il gratuit ?

Oui, il existe un plan gratuit, ainsi que plusieurs versions pour les entreprises.

Startup (Cloud). DocSpace est disponible gratuitement dans le cloud avec des fonctionnalités de base. Celles-ci comprennent jusqu’à 12 salles de collaboration ou personnalisées, 1 administrateur, 2 utilisateurs avancés, des sauvegardes manuelles et la prise en charge de tous les formats de fichiers bureautiques et multimédias. Le plan Startup est le meilleur choix pour les petites équipes.

Business (Cloud). Vous avez besoin d’un nombre illimité de salles, d’administrateurs, d’utilisateurs avancés, d’un nom de domaine personnalisé, de 100 Go de stockage de fichiers par administrateur ou utilisateur, de sauvegardes automatiques et d’autres privilèges ?

Édition Entreprise (auto-hébergée). Pour les grandes entreprises qui souhaitent déployer ONLYOFFICE DocSpace au sein de leur réseau local, les prix commencent à 6 550 $ pour 100 connexions simultanées (onglets du navigateur avec des documents ouverts pour édition en même temps).

Family Pack (auto-hébergé). Cette option est réservée à un usage domestique et coûte 330 $ (paiement unique). Elle comprend 5 utilisateurs avancés/administrateurs, un nombre illimité de salles, des éditeurs en ligne, un lecteur et un convertisseur PDF, un déploiement sur un seul serveur, une licence à vie et un an de mises à jour.

Découvrez les tarifs et comparez les éditions de DocSpace sur notre site web.

Les organisations à but non lucratif et les écoles peuvent utiliser la version cloud d’ONLYOFFICE gratuitement. Les autres établissements d’enseignement peuvent bénéficier de réductions.

Quels sont les rôles des utilisateurs ?

Les utilisateurs de DocSpace ont différents privilèges et niveaux d’accès aux salles et aux fichiers. Il existe 8 rôles principaux à connaître :

• Utilisateur avancé
• Éditeur
• Réviseur
• Commentateur
• Remplisseur de formulaires
• Lecteur
• Administrateur de salle
• Propriétaire de salle

Dans le guide vidéo ci-dessous, vous pouvez voir la différence entre chaque rôle et les permissions accordées aux différents types d’utilisateurs.

Comment créer une salle dans ONLYOFFICE DocSpace ?

Comme nous l’avons déjà mentionné, la collaboration dans DocSpace est organisée dans des salles — des espaces sécurisés inaccessibles aux personnes sans invitation. Pour créer une nouvelle salle, il vous faut posséder des droits d’administrateur (rôle d’administrateur de salle) et suivre les étapes suivantes :

1. Allez dans Salles et cliquez sur Nouvelle salle dans le coin supérieur gauche. Vous pouvez également utiliser l’icône située au-dessus de la liste des salles.
2. Choisissez la Salle de collaboration pour la coédition de documents texte, de feuilles de calcul, de présentations et d’OFORM avec un nombre limité de rôles — Administrateur de salle, Utilisateur avancé, Éditeur, Lecteur. La Salle personnalisée débloque davantage de droits d’accès — Administrateur de la salle, Utilisateur avancé, Éditeur, Remplisseur de formulaires, Réviseur, Commentateur, Lecteur.
3. Saisissez le nom de la salle et cliquez sur Créer.

Le guide vidéo suivant montre le processus complet d’ajout d’une salle dans DocSpace.

Comment gérer des documents et collaborer ?

Après avoir créé une salle DocSpace, vous souhaitez ajouter de nouveaux fichiers bureautiques ou télécharger des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires à remplir.

Ouvrez n’importe quelle salle et cliquez sur le bouton Actions dans le coin supérieur gauche. Choisissez le type de fichier souhaité ou ajoutez un dossier.

Maintenant que votre salle DocSpace n’est plus vide, invitez d’autres personnes à coéditer ou à consulter des documents. En fonction du type de salle, vous pouvez attribuer différents rôles aux utilisateurs invités.

Cliquez sur l’icône   -> Inviter des utilisateurs. Copiez et partagez le lien d’invitation ou ajoutez manuellement les profils souhaités.

À la fin de chaque session d’édition, une nouvelle version du fichier est automatiquement créée dans une salle et affichée dans l’historique des versions. Si vous avez besoin de restaurer ou de télécharger l’une des versions précédentes, suivez les étapes de ce guide :

Lorsque vous avez terminé votre collaboration dans une salle et que vous n’en avez plus besoin, déplacez-la dans les archives. Vous aurez 30 jours pour restaurer la salle jusqu’à sa suppression définitive.

ONLYOFFICE DocSpace est-il sécurisé ?

ONLYOFFICE DocSpace a été conçu pour protéger les informations et les données sensibles. Il offre des fonctions de sécurité de pointe pour assurer la sécurité des documents et des interactions des utilisateurs.

Pour ouvrir les paramètres de sécurité, cliquez sur icône -> Paramètres DocSpace et passez à la section Sécurité.

Lisez notre liste de contrôle complète sur la sécurité de DocSpace ou regardez cette présentation :

Comment personnaliser votre profil DocSpace ?

Dans le profil ONLYOFFICE DocSpace, vous pouvez changer le nom, l’email et le mot de passe. Choisissez la langue de l’interface, les préférences de notification, téléchargez une nouvelle photo et activez le mode sombre.

Cliquez sur votre nom dans le coin inférieur gauche pour ouvrir les paramètres.

Les administrateurs peuvent également modifier l’apparence de l’ensemble de DocSpace dans la section Personnalisation. Passez à la section Apparence et expérimentez avec des schémas de couleurs.

Souhaitez-vous remplacer le logo d’ONLYOFFICE par le vôtre ? Cette option est disponible dans le cadre du plan Business dans le cloud ou Premium pour DocSpace auto-hébergé, et nécessite des autorisations d’administrateur. Dans la section Personnalisation des paramètres de DocSpace, ouvrez l’onglet Marque.

Nous avons passé en revue les fonctionnalités de base d’ONLYOFFICE DocSpace — tout ce dont vous avez besoin pour une gestion, un partage et une collaboration transparents de vos documents.

Besoin d’instructions vidéo plus détaillées et d’aperçus des fonctionnalités ? Visitez notre liste de lecture YouTube consacrée à DocSpace.

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