Comment ONLYOFFICE aide l’équipe de FLISoL Bogotá DC à organiser des événements et à promouvoir des logiciels libres

21 juillet 2023By Dasha

L’équipe FLISoL Bogotá DC, une communauté dynamique de bénévoles de l’événement FLISoL en Colombie, a migré vers ONLYOFFICE Workspace, permettant à ses membres de travailler sur des documents et des projets dans un environnement collaboratif unique. Kirsch Cobric de l’équipe FLISoL Bogotá DC partage son expérience et nous explique comment ONLYOFFICE les aide dans leur travail quotidien.

How ONLYOFFICE helps the FLISoL Bogotá DC team organize events and promote the use of free and open-source software

À propos de FLISoL Bogotá DC

FLISoL Bogotá DC est une édition de l’événement FLISoL qui se tient chaque année dans la capitale de Bogotá, en Colombie. Le Festival latino-américain d’installation de logiciels libres (FLISoL) est un événement annuel à participation volontaire et à accès libre, qui se tient dans différentes villes d’Amérique latine depuis 2005 dans le but de promouvoir l’utilisation de logiciels libres et open-source (FOSS) en organisant des conférences, des ateliers, des expositions, des réunions en face à face et virtuelles, des webinaires et d’autres activités.

L’équipe de FLISoL Bogotá DC est une équipe de bénévoles et de passionnés dont l’objectif principal est de promouvoir les logiciels libres, la culture libre et les projets à code source ouvert, en mettant l’accent sur la souveraineté technologique. Au quotidien, la communauté FLISoL Bogotá DC s’occupe des tâches suivantes :

Organisation d’une édition locale de l’événement FLISoL, grâce à la participation volontaire de ses membres et d’autres utilisateurs, passionnés et experts, même d’autres pays ;
Création et diffusion de connaissances qui sont maintenues et partagées à travers les souvenirs de l’événement FLISoL représentés dans des vidéos, des documents et des fichiers audio ;
Soutien aux individus, communautés, organisations et entreprises intéressés par la transition vers l’utilisation de logiciels libres ;
Collaboration à la création de politiques publiques pour l’adoption et le développement de logiciels libres dans la ville de Bogotá.

Parmi les réalisations les plus importantes de FLISoL Bogotá DC, on peut citer une initiative citoyenne qui a permis d’influencer la politique publique de la ville en ce qui concerne la mise en œuvre de technologies libres pour l’administration publique.

How ONLYOFFICE helps the FLISoL Bogotá DC team organize events and promote the use of free and open-source software — *Membres de l’équipe FLISoL Bogotá DC à FLISoL Bogotá 2023. Source de l’image : twitter.com/Flisol_Bogota*

Besoins d’une communauté comme FLISoL Bogotá DC

Le nombre de personnes dans la communauté varie pour chaque édition du festival. L’équipe principale (les personnes qui dirigent la gestion et la coordination de l’événement et de la communauté) interagit avec un grand nombre de bénévoles, d’intervenants, d’exposants, de participants aux ateliers, de techniciens d’installation et d’artistes, qui vivent tous dans des endroits différents, voire dans des pays différents. C’est pourquoi le besoin d’un logiciel bureautique collaboratif se fait sentir.

Pendant plusieurs années, différents membres de l’équipe principale de FLISoL Bogotá DC ont utilisé des serveurs locaux avec des applications de logiciels libres pour le travail collaboratif et la coécriture. L’administration et la disponibilité de ces applications étaient un problème qui a poussé l’équipe à rechercher une solution stable et efficace, maintenue par un fournisseur de confiance, afin de se concentrer sur la gestion du festival et non sur l’administration de ce logiciel particulier.

Pourquoi ONLYOFFICE Workspace

Pour faire face aux défis de la collaboration documentaire et gérer leurs tâches de documentation, l’équipe de FLISoL Bogotá DC a envisagé d’utiliser un fournisseur Nextcloud externe. Au même moment, ils ont découvert le projet ONLYOFFICE et ont créé un compte personnel gratuit pour la collaboration en ligne. Selon Kirsch Cobric, la première impression d’ONLYOFFICE était plutôt bonne, et ils ont donc décidé de l’essayer.

Après une rapide prise de connaissance des fonctionnalités de ONLYOFFICE Workspace et de son interface, les membres de l’équipe ont souhaité en savoir plus sur les produits ONLYOFFICE. Ils ont également découvert les avantages du programme ONLYOFFICE pour les organisations à but non lucratif et ont choisi de prendre contact avec les représentants de l’équipe ONLYOFFICE.

L’équipe de FLISoL Bogotá DC répondait parfaitement aux critères de ONLYOFFICE pour les organisations à but non lucratif et a donc reçu un compte gratuit de la version cloud de ONLYOFFICE Workspace avec un nombre illimité d’utilisateurs.

Comment ONLYOFFICE Workspace simplifie les choses

Les membres de l’équipe du FLISoL Bogotá DC ont migré vers ONLYOFFICE Workspace avant que l’édition 2023 de l’événement FLISoL n’ait lieu. Ils ont donc utilisé la plateforme pour travailler sur la documentation de l’événement avec toutes les parties impliquées.

Actuellement, les membres principaux de la communauté utilisent ONLYOFFICE Workspace pour conserver et partager la documentation avec les autres membres de l’équipe et les utilisateurs externes. Le système d’autorisation d’accès intégré leur permet de partager le contenu de manière flexible afin de s’assurer que tout le monde n’a accès qu’aux documents requis.

Outre la collaboration documentaire, ils utilisent également le module Projets pour suivre leurs tâches, le module Mail pour envoyer des courriels et le module Calendrier pour garder un œil sur tous les événements et réunions importants.

Bien que l’équipe préfère le format ODT pour un usage interne, elle trouve stratégique de travailler avec DOCX, le format natif d’ONLYOFFICE, puisque la documentation qu’elle partage avec différentes organisations publiques et privées utilise cette extension par défaut. Cela permet aux membres de l’équipe d’avoir les deux versions des documents (ODT et DOCX) sans modifications significatives de leur contenu et de collaborer en temps réel sans aucun problème.

ONLYOFFICE et FLISoL Bogotá 2023

Dans le cadre de sa collaboration avec FLISoL Bogotá DC, ONLYOFFICE est devenu le sponsor principal de l’événement FLISoL qui a été organisé par la communauté locale du 22 avril au 6 mai 2023.

Le 6 mai, les représentants d’ONLYOFFICE ont fait une présentation sur les principaux problèmes des logiciels de bureautique propriétaires et la manière dont ils peuvent être résolus avec des outils open-source, y compris les solutions ONLYOFFICE. De plus, ONLYOFFICE a accueilli chaleureusement tous les participants à son stand officiel.

Défis sur la voie du succès

Malheureusement, l’équipe de FLISoL Bogotá DC doit faire face à certains défis lorsqu’elle utilise ONLYOFFICE Workspace. Après la migration du domaine .com vers le domaine local .co, certains utilisateurs ont partiellement perdu l’accès à certains documents et n’ont pas pu connecter leurs comptes de messagerie dans le module Mail. Cependant, les spécialistes du support ONLYOFFICE ont aidé les membres de l’équipe FLISoL Bogotá DC à se remettre sur les rails.

ONLYOFFICE Workspace : recommandé par les utilisateurs

Kirsch Cobric, membre de l’équipe FLISoL Bogotá DC, partage son impression sur ONLYOFFICE Workspace :

Je pense que c’est un excellent service, même pour les organisations et les entreprises qui ont besoin de plus de fonctionnalités, comme la gestion des clients et des communautés, des fonctionnalités qu’ONLYOFFICE Workspace intègre très bien. Aujourd’hui, je le recommande comme la meilleure solution éthique, ouverte et robuste dans le cloud.