Comment Stiftung der Deutschen Wirtschaft gère ses processus de financement avec ONLYOFFICE et Nextcloud

La Stiftung der Deutschen Wirtschaft utilise ONLYOFFICE Docs en combinaison avec Nextcloud pour organiser un flux de travail efficace entre les employés de la fondation, les mentors et les boursiers. Jean Claude Granval, administrateur informatique, nous parle de leur expérience.

À propos du sdw

La Stiftung der Deutschen Wirtschaft ou sdw (de l’anglais : la Fondation des entreprises allemandes) est une initiative communautaire pour l’éducation à Berlin. Avec ses partenaires, la fondation assume une responsabilité active pour l’avenir de la jeune génération.

La sdw offre des bourses et des programmes de soutien à plus de 4 000 jeunes et jeunes adultes dans toute l’Allemagne et s’engage en faveur d’une société dans laquelle les gens peuvent développer leur potentiel indépendamment de leur origine sociale ou ethnique.

Pourquoi ONLYOFFICE

Comme le rappelle Jean Claude Granval, ils cherchaient une solution pour éditer des documents bureautiques directement dans Nextcloud. Leurs recherches ont révélé qu’ONLYOFFICE était une suite bureautique pour Nextcloud, parmi d’autres.

A cette époque, le sdw a installé la version communautaire d’ONLYOFFICE Docs et l’intégration avec Nextcloud était excellente. Cette première version doit être considérée comme un test, déclenché par la crise sanitaire début 2020.

Il est maintenant prévu de migrer l’environnement de test vers la production, entre autres pour améliorer les performances et la stabilité. En outre, toutes les fonctionnalités d’ONLYOFFICE devraient devenir plus largement utilisables, car certains employés ont encore des doutes. C’est pourquoi le sdw a commencé avec l’intégration d’ONLYOFFICE Docs Enterprise. Il y a quelques difficultés techniques, que nous sommes en train de résoudre ensemble.

Fonctionnalités les plus nécessaires

Selon Jean Claude Granval, ONLYOFFICE en combinaison avec Nextcloud a conduit à un changement significatif dans le comportement des utilisateurs. En particulier, la collaboration entre les utilisateurs et les personnes externes, par exemple les mentors et les formateurs, est devenue plus efficace.

La sdw a des scénarios d’utilisation spéciaux qui couvrent ses processus de financement :

• La fondation attribue des bourses à des lycéens, des étudiants de premier cycle et des diplômés qui sont accompagnés par des mentors et des superviseurs. Un dossier de financement est créé pour chaque boursier, dans lequel les mentors et les superviseurs notent leurs activités et leurs notes. Les employés correspondants de la fondation (coordinateurs régionaux) ont accès aux dossiers de financement actuels.
• Grâce au combo ONLYOFFICE-Nextcloud, il est possible de travailler ensemble de manière efficace et conforme au RGPD – les mentors suivent leurs expériences en ligne sans avoir à stocker les fichiers correspondants localement. Les coordinateurs régionaux ont accès à l’état actuel des dossiers de financement de leurs bénéficiaires sans avoir à les demander. La fondation conserve la souveraineté des données et l’ensemble du flux d’informations est conforme au RGPD.
• Un autre scénario d’utilisation est le travail collaboratif sur des documents, qui peut être organisé en temps réel avec ONLYOFFICE. Toute la gamme des documents bureautiques est représentée ici : feuilles de calcul, présentations, mais le plus souvent des documents texte. Dans ce cas, un flux de travail efficace grâce à l’élimination de l’envoi de documents par email ou du téléchargement (via des plateformes telles que Basecamp, Trello, etc.) est également crucial.

Jean Claude Granval, administrateur IT :

Je recommanderais sans hésiter ONLYOFFICE, idéalement avec Nextcloud. Cette intégration est une très bonne alternative conforme à la réglementation RGPD par rapport, par exemple, à Microsoft 365 ou au processus malheureusement courant d’envoi de documents (dans différentes versions) par email – ce qui prend beaucoup de temps lorsque de nombreuses personnes sont impliquées.